Procedure for skolernes brug af Acadre

Indledning, hvorfor skal skolen journalisere?

Uddrag fra Ombudsmanden.dk: 

”Forvaltningsmyndigheder har journaliseringspligt. Pligten gælder for dokumenter, der er modtaget eller afsendt af en myndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med myndighedens virksomhed. Journaliseringspligten gælder dog kun for dokumenter, der har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Også interne dokumenter i endelig form er omfattet.

Formålet med journalisering er bl.a. at understøtte adgangen til aktindsigt og at sikre nødvendig dokumentation i de enkelte sager. Korrekt journalisering giver desuden overblik over sagens dokumenter, letter sagsbehandlingen og understøtter kvalitet og effektivitet i myndighedens sagsbehandling.”

• HUSK: E-learning, intensivt kursus i journalisering/notatpligt - gode råd om at blive notatsikker, målrettet skolemedarbejdere. Kurset er obligatorisk for alle (ny)ansatte

Jf. Offentlighedsloven og med baggrund i de stadigt hyppigere forekommende aktindsigter på skoleområdet er det både nødvendigt og lovpligtigt, at skolerne anvender Silkeborg Kommunes elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH), som er Acadre. Desuden er skoleområdet IT-systemer bevaringspligtige, og sikkerhedskopier mv. opbevares for eftertiden, elektronisk. I Silkeborg Kommune anvender vi enkeltsagsprincippet.

Offentlighedslovens kapitel 2: Aktindsigt mv., og kapitel 3: Journalisering, postlister mv.

Forvaltningslovens kapitel 4: Partens aktindsigt

Læs mere om aktindsigter under Forvaltningsret og myndighedsudøvelse, Forvaltningsret > Aktindsigt

Skolerne skal derfor oprette disse elevsager og emnesager vha. Acadres Autoprofiler (har SKO som første ord):

Elevsager (=borgersager)

Skolen skal ALTID oprette elevsager, som er målrettet det, der er emnet for sagen. Ikke alle elever vil have elevsager i Acadre, og nogen elever vil have flere sager. Hvis det sidste er tilfældet, så overvej at oprette en samlesag med samtlige enkeltsager på eleven. Elevsager er borgersager og oprettes ud fra elevens cpr-nummer. Man kan IKKE ændre i overskriften på borgersager, de navngives med cpr-nummer, navn og KLE-kodens beskrivelse, se under ”Titlen er”.

Der er disse SKO-autoprofiler at vælge imellem:

• SKO Elevsag generel: f.eks. indskrivningsblanketter med tilladelser, optagelsesbrev hvis udenfor skoledistriktet, fritagelse for undervisning/ferie udenfor skoleferierne, generelle forældrehenvendelser vedr. elevens undervisning, opkrævninger vedr. erstatning. Skoleudsættelse: Lav en særskilt mappe, gerne med bevillingsdato i navnet. SKO Elevsag generel bruges også til modtagelsesklasseelever, idet specialfagligt indhold gemmes i Sensum-systemet af flersprogskonsulenten.
  Titlen er: Elevens cpr-nummer og navn + Skoleindskrivning og elevoplysninger
• SKO Elevens opførsel: f.eks. advarsler, bortvisning, disciplinære foranstaltninger, eftersidning, henvendelse til sociale myndigheder, magtanvendelse, mobiltelefoner (inddragelse mv.), overflytning til anden klasse/skole, overførsel til anden undervisning, overtrædelse af ordensregler, påtaler, samvær og orden, slagsmål/vold/trusler mellem elever, udelukkelse fra undervisningen, udgangstilladelser, urolige elever. Som udgangspunkt skal andre elevers navne ikke indgå i en elevsag, dvs. navn skal blot angives med forbogstav, alternativt blot med beskrivelsen konflikt med en anden elev. Kun i undtagelsestilfælde, dvs. ved  sager, hvor det er afgørende, hvem den anden elev er, kan navnet blive stående.
  Titlen er: Elevens cpr-nummer og navn + Ordensregler for skoleelever
• SKO Elevens test og prøver: f.eks. elevevaluering, erstatningstest ved fravær, meddelelsesbog, Nationale Test (herunder SKAL fritagelse arkiveres), Folkeskolens Prøver (herunder bortvisning, fritagelse, ombedømmelse, sygdom, særlige behov mv.). Ved en sag om test og elevevaluering, så skal der under Klassifikation ændres til KLE 17.05.08.
  Titlen er: Elevens cpr-nummer og navn + Folkeskolens prøver i almindelighed (alternativt Elevens cpr-nummer og navn + Evaluering, test og elevens faglig udvikling)
• SKO Elevens trivsel og udvikling: f.eks. AKT (Adfærd, Kontakt og Trivsel), digital trivsel, handlingsplaner vedr. undervisningsmiljø i form af mobning el. lign., skolevægring, social isolation/mistrivsel. BUA-materiale. Samskabende processer og K-møder (vedr. andre elevers navne i planer/referater, se under Elevens opførsel). Trin 1.
  Titlen er: Elevens cpr-nummer og navn + Undervisningsmiljø/elevers trivsel
• SKO Elev Visitation til specialpædagogisk bistand på egen skole: Ordblindetest, støttetimer, K-møder (vedr. andre elevers navne i planer/referater, se under Elevens opførsel). Trin 2. 
  Titlen er: Elevens cpr-nummer og navn + Supplerende undervisning og særlig tilrettelagt undervisning
  Se under Specialpædagogisk bistand og visitation > Specialpædagogisk bistand og indsatser på egen skole
• SKO Elev Revisitation 2024 og SKO Elev Visitation 2024 (ændres hvert år): Her lægges det materiale til PPL m.fl., som vedrører ansøgning til specialpædagogisk bistand på inklusionscenter. Desuden referat og andet materiale vedr. bevilling af befordring/særligt tilrettelagt kørsel, gerne samlet i en undermappe. Trin 3. 
  Titlen er: Elevens cpr-nummer og navn + Udredning og visitation, særlige tilbud til børn og unge
  Se under Specialpædagogisk bistand og visitation > Specialpædagogisk bistand i inklusionscenter (ansøgning om visitation - både skole og dagtilbud)
• SKO Elev Forældresamvær: Her er materialer til/fra domstole m.fl. vedr. forældresamvær, -myndighed og -bopælsstridigheder.
  Titlen er: Elevens cpr-nummer og navn + Hjælp og støtte til børn og unge i almindelighed
• SKO Elev Praktisk hjælp: f.eks. materialer vedr. ansøgning om personlig hjælp og pleje til børn og unge med nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller særlige sociale problemer.
  Titlen er: Elevens cpr-nummer og navn + Praktisk, pædagogisk eller anden støtte i hjemmet, børn og unge
• SKO Elev Underretning: Underretningssag. Der SKAL oprettes en sag pr. underretning iflg. Jura.
  Titlen er: Elevens cpr-nummer og navn + Underretninger
• NB: Hjemmeundervisning: Sekretariatet opretter en sag, hvor skoleledelsen får adgang via en adgangsgruppe og skal lægge alt tilsynsmateriale ind. Titlen er: Elevens cpr-nummer og navn + Undervisning i hjemmet mv.
  Se under Pædagogik og drift, Retningslinjer for hjemmeundervisning og tilsyn

Breve til forældre via Digital Post

Breve må sendes via Acadre, via IST Elevadministration/Tabulex TEA eller via SikkerPost i Outlook. Fordelen ved at anvende Acadre er, at der automatisk gemmes en kvittering for afsendelsen i Acadre. Hvis breve til forældre ikke sendes via Acadre, SKAL de sendte breve gemmes i Acadre. Alle afsendte breve skal gemmes, både optagelsesbreve, indkaldelser, referater fra K-møder osv. Det er især vigtigt at gemme afgørelser. Vær opmærksom på at anvende korrekt autoprofil til den elevsag, hvor afgørelsen gemmes.
Læs mere om afgørelser mv. under Forvaltningsret og myndighedsudøvelse, Forvaltningsret > Afgørelser. Læs også afsnittet om Begrundelser og klagevejledning

Dokumenter/sikre filer fra Aula skal overføres til relevant elevsag i Acadre

Dvs. mødereferater, noter, forældrekontakt mv. Lav en arbejdsgang på skolen, hvor materialet fremsøges en gang pr. uge efter ”nyeste først” og herefter overføres til Acadre.

Indtil der findes en automatiseret løsning fra Aula til Acadre, er det nødvendigt at overføre manuelt.

Om håndtering af elevsager

Oprettelse af elevsag

Se indledningen til afsnittet Elevsager (=borgersager) ovenfor.

Læreres/pædagogers adgang til dokumenter på elevsag

Da skolens medarbejdere ud over ledelse og administration ikke har direkte adgang til ESDH-systemet, kan man gøre følgende:

• Tjek at der er dokumenter i elevsagen 
• Aftal med den pædagogiske medarbejder, hvornår I kan kigge på det sammen 
• Sæt jer ved siden af hinanden foran den administrative medarbejders skærm og find elevsagen frem 
• Den pædagogiske medarbejder fortæller nu, hvilke dokumenter der er interessante

Husk at det er på den administrative medarbejders ansvar (login), at den pædagogiske medarbejder kun kigger i den relevante elevsag.

Sådan indhentes samtykke ved videregivelse af elevoplysninger

Vær opmærksom på, at der kan videregives nødvendige oplysninger til modtagende skole uden samtykke. Yderligere oplysninger kan kun videregives med samtykke.

Læs om de to forskellige typer af oplysninger i Retningslinjer om videregivelse og indhentning af oplysninger ved skoleskift under Forvaltningsret.

Indhentning af forældresamtykke til videregivelse

Afgivende skole kan indhente samtykke hos forældrene på følgende måde:

• Opret en liste over samtlige dokumenter på elevsagen (klik på Excel-ikonet i ”Dokumenter”-visningen)
• Opret dokumentet ”Forældresamtykke indhentning af oplysninger v skoleindskrivning”, som skal udskrives.
• Find word-skabelonen i Acadre, sag 24/17132, tilpas den gerne til egne forhold
• Forældrene skal have begge dokumenter i enten fysisk form eller via Aula.

Forældrene kan undtage alle eller enkelte dokumenter jf. listen, hvilket skal noteres.

Når forældrene har underskrevet samtykket, skal dokumentet og listen skannes og journaliseres på elevsagen. Alternativt gem en virtuel bekræftelse på samtykket.

Såfremt forældrene ikke kan læse samtykkeerklæringen, skal en fra skolens administration gennemgå erklæringen med dem mundtligt, og efterfølgende oprette en journalnote på sagen, hvor gennemgangen dokumenteres.

Elevoplysninger til grundskole i Silkeborg Kommune

Modtagende skole opretter en ”Elevsag generel” på eleven og tilknytter adgangsgruppen for den afgivende skoles ledelse og administration.

Hvis forældrene har afgivet samtykke jf. ovenfor, kan afgivende skole overføre relevante og aktuelle filer til modtageskolens elevsag, se nedenstående retningslinjer. Vær opmærksom på, at filer i elevsagen kan have tilknyttede bilag, markeret med "papirklips-ikon".

Når de nødvendige filer er overført, skal modtagende skole fjerne adgangsgruppen fra elevsagen. Samtidig bør afgivende skole ændre elevsagens sagsstatus til "A - Afsluttet".

Elevsager må IKKE overføres mellem forskellige enheder, med mindre det er som en del af en aftalt procedure, f.eks. ved visitation.

Læs mere i Retningslinjer om videregivelse og indhentning af oplysninger ved skoleskift under Forvaltningsret. 

Elevoplysninger til privatskole eller anden kommune

Vælg visningen ”Samlet indhold” og ”Vis handlinger”. Markér herefter de filer, som forældrene har givet samtykke til at sende videre til modtagende skole. Klik på Send og vælg:

• Konverter dokumentet til pdf, inden det sendes

• Medtag dokumentets bilag i dokumentet (hvis det er relevant)

• Journaliser udgående mail > Gem mail som nyt dokument på sag

Forinden videregivelse af oplysninger til anden kommune, kontakt Jurateamet for vejledning.

Afslutning af elevsag

Når en elev forlader skolen, enten fordi eleven flytter til en anden skole i Silkeborg eller til en anden skole i ny kommune, så skal elevsagen afsluttes. Det vil sige, at elevsagens sagsstatus ændres til "A - Afsluttet", når der ikke længere er behov for sagen på skolen.

Hvis der er tale om en lang liste af elever, der afslutter deres skolegang på skolen, så kan man sende en liste ind til ESDH-supporten via Serviceportalen, så de kan masse-afsluttes.

Ved en masse-afslutning markeres alle dokumenter automatisk som ”A - Afsluttet”, så skolen behøver ikke at bruge tid på at tjekke dokumenterne inden afslutning.

Emnesager

Skolen skal oprette emnesager, og for langt de fleste sagers vedkommende må sagen kun omhandle et skoleår. Dvs. at sagen skal afsluttes ved skoleårets afslutning, og at der i løbet af foråret skal oprettes en ny sag for kommende skoleår (se parentesen efter emnet).

Samtlige skoler skal oprette sager vedr.

• SKO Arbejdsmiljø, organisation (skoleår): Dagsordener/referater, bilag vedr. møder i arbejdsmiljøgruppen, indsatser/foranstaltninger, fysisk/psykisk APV. Hvis der er særskilte indsatser vedr. enten fysisk eller psykisk arbejdsmiljø, opret nye sager (andre autoprofiler)
• SKO Beredskabsplaner (generelt): Disse skal udarbejdes og ligge på skolens hjemmeside og selvfølgelig også i ESDH. PLOV skal kun findes i ESDH-systemet!
  Se under Administration og drift > Beredskabsplaner
• SKO Elevlister med personfølsomme oplysninger (skoleår): Hvis skolen videregiver en elevliste til et konkret formål med konkrete elever, så er det er et krav, at skolen dokumenterer, at skolen videregiver oplysningerne samt med hvilken hjemmel det sker. Notat om hver enkelt elevliste skal journaliseres i denne sag.
  Se under GDPR og IT-sikkerhed > de to bokse om klasselister
• SKO Elevråd (skoleår): Dagsordener/referater, bilag.
• SKO Forældrekontakt og -henvendelser, forældreråd mv. (skoleår): Forældrekontakt. Til henvendelser om emner, som ikke vedrører deres eget barn, men vedrører hele klassen, grupper af elever eller medarbejdere mv. Beskeder fra Aula, mails, sagsbehandling og besvarelser (vedr. enkelt barn oprettes henvendelsen på en elevsag). Desuden forældreråd og forældreforeninger (her skal Facet ændres til A08 under Klassifikation)
• SKO Indskrivning (skoleår): Indskrivningsmateriale for det pågældende skoleår, orienteringsmøder på skolen, afslag på optagelse (breve). Elevsager oprettes jf. afsnittet om Elevsager.
• SKO Kommunikation (generelt): Det materiale, der lægges på hjemmesiden. Overordnede informationer til hele forældregruppen. Annoncering af f.eks. skolefester (overvej at oprette en særskilt sag). Skoleblad (opret en sag pr. skoleår)
• SKO Ledelse generelt (skoleår): F.eks. ledelsesmøder eller planlægning på tværs i ledelsen. Sagen er åben for hele skolens administration.
• SKO Ledersag fortrolig (skoleår): Fortroligt materiale, som behandles af en leder/ledelse. Påføres adgangskode 05 (sektionsleder/skoleleder) eller 09 (teamledere/øvrige ledere/pædagogiske ledere).
• SKO MED-udvalg (skoleår): Dagsordener/referater, bilag.
• SKO Personalemøder (skoleår): Dagsordener/referater, bilag. En sag for Pædagogisk Råd og eventuelt en sag pr. nedsat underudvalg, kan erstattes af undermappe.
• SKO Skolebestyrelsens sammensætning og valg (følger byrådsperioden): Valg af forældre/medarbejdere/elever, suppleringsvalg, forskudte valg, 2-årige valg, valgmateriale, stedfortrædere.
  Se bilag 1 Overordnet styring, underbilaget Valg til skolebestyrelsen
• SKO Skolebestyrelsesmøder (skoleår): Dagsordener/referater, bilag. Referater (og årsberetning) skal lægges på skolens hjemmeside iflg. Folkeskoleloven.
• SKO Skolens principper (generelt): Samtlige principper, som skolebestyrelsen godkender – lav en mappe til forældede udgaver. Eventuelle retningslinjer for personalet, som godkendes i LokalMED. Principper skal lægges på skolens hjemmeside.
• SKO Test og prøver (skoleår): Lokal planlægning vedr. afgangsprøver (prøveplan, censur), Nationale Test mv. Resultater for enkelte klasser/årgange eller hele skolen. Hvis autoprofilen bruges til nationale test, skal Klassifikation ændres til 17.05.08.
• SKO Trivselsundersøgelse, national (skoleår): Forældre-, elev- og lærerinfo samt resultater og skolerapporter vedrørende den nationale trivselsundersøgelse på skoleområdet. Forberedelse til skolebestyrelsen.
• Papirkurv (skoleår): En sag skal oprettes, brug autoprofilen Papirkurv og navngiv med enhedens navn + skoleår (der skal IKKE ændres KLE-nummer under Klassifikation). Læs mere under afsnittet Sletning af dokumenter/sager.

Mht. økonomi: Skolens økonomikonsulent opretter en fælles sag til hver enkelt skole. Skolen kan desuden oprette egne sager efter behov.

Herudover er der en lang række autoprofiler, som skolen kan anvende, hvis behovet opstår.

Øvrige SKO-autoprofiler

SKO Aftale vedr. skolevirksomhed; SKO Befordring af folkeskoleelever; SKO Bygninger; SKO Foranstaltninger mod smitsomme sygdomme; SKO Forsikring, tyveri, hærværk og erstatningssager; SKO Grundskoleindberetning; SKO Inventar; SKO IT-indsats; SKO Læremidler, digitale eller fysiske; SKO Læring og undervisning; SKO Møder generelt; SKO Personale generelt; SKO Personale introduktion; SKO Personaleuddannelse, kompetenceløft og kurser; SKO Personaleudvikling; SKO Pædagogiske projekter og indsatser; SKO Skolens aktiviteter, arrangementer, fester osv.; SKO Skoleudvikling; SKO Skoleårets planlægning; SKO Udenomsarealer; SKO Udlån af lokaler; SKO Økonomi budget; SKO Økonomi budgetopfølgning; SKO Økonomi regnskab

Sletning af dokumenter/sager

Det er muligt at slette dokumenter ved at overføre dem til skolens egen Papirkurvssag, se nederst under Emnesager. Når et dokument skal slettes, så marker dokumentet (mens Vis handlinger-visningen er slået til), vælg ”…” i den grå menulinje og vælg Flyt dokument. Herefter findes skolens Papirkurvssag, og dokumentet flyttes hertil.

Man skal ikke bruge det menupunkt, der hedder ”Fjern…”. Selvom der spørges pænt, om man vil overføre dokumentet til papirkurv, så kommer der en fejlmeddelelse efterfølgende, og dokumentet er fortsat i sagen. Derfor: Altid de tre prikker og Flyt dokument.

Det er ikke muligt at slette sager som almindelig bruger af Acadre.

Man kan enten ”genbruge” sagen ved at ændre sagens data, KLE-nummer og titel osv. til et andet emne, som man også har brug for at have en sag til.

Alternativt kan man selv (eller skolens superbruger light) oprette en sag til silkeborg.service-now.com og bede om at få sagsnr. xx/xxxx slettet og anføre årsagen.

Dokumentprofiler (autoprofiler)

En dokumentprofil skal sættes på hvert eneste dokument, der gemmes på en hvilken som helst sag. De er først og fremmest beregnet til at skrive en beskrivelse på det enkelte dokuments indhold og eventuelt låse dokumentet (mails). Dokumentprofilerne benævnes ”Autoprofiler” i de fleste sammenhænge. Man skal oftest bruge disse:

• Indgående dokument/mail,
• Udgående dokument/mail (de bruges især til mails),
• Notat (den bruges f.eks. til generelle dokumenter eller forberedelse af materiale, som skal ud til flere) 
• Internt arbejdsdokument (til interne dokumenter).

Søg under ”Delte autoprofiler” og find den korrekte type.

Det er muligt at føje profiler til Foretrukne. Klik et sted i linjen med navn mv. på profilen og klik på Føj til foretrukne. Herefter kan ”Foretrukne autoprofiler” vælges i visningen.

Der kommer information i forhold til aktindsigter senere.

Der findes ingen dokumentprofiler, der begynder med SKO, da de generelle delte dokumentprofiler dækker opgaven rigeligt fint.

Adgangsgrupper

Hvis en sag skal deles med flere end dem, der er en del af den pågældende administrative enhed, så skal der oprettes en adgangsgruppe.

Adgangsgrupperne skal navngives, så de begynder med SKO. Herefter mellemrum og forkortelsen på den enhed/skole, som opretter adgangsgruppen, jf. oversigt over skoleforkortelser nedenfor. Til sidst en beskrivelse af øvrige deltagere eller formålet med adgangsgruppen.

I Acadre kan man se alle kommunens adgangsgrupper, så systematisering er nødvendig.

Man må ALDRIG anvende muligheden for at tilføje kolleger som Sagspart. Den funktion er udelukkende beregnet for tilknytning af borgere, så man f.eks. kan sende breve til dem.

Sag 22/9466, senest revideret 25.6.2024
v/skoleområdets ESDH-ambassadører 
Bente G. Pedersen, Stinna V. Bøgelund og Helle Præsius Busk

Bilag: Skoleforkortelser til adgangsgrupper i Skoleafdelingen