Forvaltningsret

Med udtrykket ”afgørelse” sigtes til udfærdigelse af retsakter (forvaltningsakter), dvs. udtalelser, der går ud på at fastsætte, hvad der er eller skal være ret i et bestemt tilfælde. Man kan også sige, at afgørelser er en offentlig myndigheds ensidige og for borgerne bindende tilkendegivelse om forhold af væsentlig betydning for de berørte.

Det er som udgangspunkt ikke et krav, at en afgørelse er skriftlig, men man bør nøje overveje det, især jo mere indgribende en afgørelse er overfor den eller de elever, som afgørelsen vedrører. Det kan også stå i loven, at en bestemt tilkendegivelse er en afgørelse, f.eks. prøvebekendtgørelsens §63, hvor det står, at skolens leder kan træffe afgørelse om bl.a. tilbud om omprøve.

Følgende er ikke en afgørelse:

• faktisk forvaltningsvirksomhed, der netop ikke tager sigte på at træffe retligt bindende afgørelser i forhold til de implicerede enkeltpersoner.
• indgåelse af kontrakter og andre privatretlige dispositioner (dog er ansættelser, forfremmelser og afskedigelser af medarbejdere afgørelser).

Spørgsmål, hvor det altid er en afgørelse, omfatter:

• Brug af sanktioner (jf. ordensbekendtgørelsens § 7), dvs. eftersidning i op til 1 time, udelukkelse fra undervisningen i indtil 1 uge, overflytning til en parallelklasse på samme afdeling ved samme skole, overflytning til en klasse på tilsvarende klassetrin på en anden afdeling ved samme skole, overflytning til en klasse på tilsvarende klassetrin på en anden skole i kommunen eller udskrivning af folkeskolen af elever på 10. klassetrin.
• Fritagelse for deltagelse i kristendomskundskab (jf. folkeskolelovens § 6, stk. 2).
• Oprykning til klassetrin over elevens skolealder, dvs. springe et klassetrin over, eller undervisning i 2 år på samme klassetrin (jf. folkeskolelovens § 12, stk. 1).
• Beslutning om iværksættelse af supplerende undervisning eller anden faglig støtte samt praktisk medhjælp (jf. folkeskolelovens § 3 a)
• Henvisning til specialundervisning og andre afgørelser om specialundervisning (jf. folkeskolelovens § 12, stk. 2 m.fl.).
• Henvisning af en elev til undervisning på en anden kommunes folkeskoler eller andre ikke kommunale skoler (jf. folkeskolelovens § 22, stk. 1).
• Iværksættelse af sygeundervisning (jf. folkeskolelovens § 23).
• Befordring (jf. folkeskolelovens § 26).
• Opfyldelse af undervisningspligten på anden vis, jf. folkeskolelovens § 33, stk. 3-9, herunder fx deltagelse i særligt tilrettelagte forløb eller ved erhvervsmæssig beskæftigelse, deltagelse i undervisning i en kommunal musikskole eller ved eliteidrætsudøvelse i en idrætsforening mv.
• Skoleudsættelse eller optagelse af et barn et år før undervisningspligtens indtræden, jf. § 34, stk. 2 og § 36, stk. 1.

Der er også en række spørgsmål, hvor det i første omgang er faktisk forvaltningsvirksomhed, men hvor det bliver afgørelsesvirksomhed, hvis der bliver klaget.

Det drejer sig f.eks. om:

• Karaktergivning ved folkeskolens prøver. Hvis elev eller forældre klager, skal sagen behandles i overensstemmelse med forvaltningslovens procedureregler, jf. prøvebekendtgørelsens § 63. Der kan træffes fire forskellige afgørelser i klagesagen: afvisning af klagen som åbenbart ubegrundet (stk. 2), ombedømmelse (stk. 4, nr. 1), omprøve (stk. 4, nr. 2) og opretholdelse af bedømmelsen (stk. 4, nr. 3).
• Ved ombedømmelse af prøven bliver den nye bedømmelse og den deraf følgende karakterfastsættelse en afgørelse.
• Ved omprøve er tilbuddet om ny prøve en afgørelse, men bedømmelsen af den nye besvarelse vil være faktisk forvaltningsvirksomhed – ligesom karaktergivning ved folkeskolens prøver normalt er.
• Ved opretholdelse af bedømmelsen er afvisningen af at give medhold i klagen en afgørelse.
• Beslutning om tildeling af valgfag, hvor alle ønsker ikke kan imødekommes.
• Tilbageholdelse af private genstande i tilfælde, hvor en elev overtræder skolens ordensregler for medbringelse og anvendelse af sådanne genstande i skoletiden eller ved brug af skolens tilbud (ordensbekendtgørelsens § 9). Selve beslutningen om tilbageholdelsen kan betragtes som faktisk forvaltningsvirksomhed, men hvis der klages skal der tages stilling dertil i henhold til forvaltningslovens regler.

Da en afgørelse som sagt tilkendegiver, hvad der skal være gældende for den elev, som afgørelsen vedrører, stilles der skærpede krav til sagens behandling.

Man skal derfor være opmærksom på følgende regler og regelsæt, der kan have betydning:

• Folkeskoleloven
• Habilitet
• Tavshedspligt
• Forvaltningsretlige grundsætninger og principper om f.eks. lighed, saglighed og proportionalitet
• Partshøring
• Notatpligt
• Journaliseringspligt
• Partsaktindsigt
• Begrundelse og klagevejledning

Læs om, hvad skolen skal gøre, hvis den modtaget en anmodning om en aktindsigt.

Det er vigtigt at begrunde den afgørelse, der er blevet truffet, så parten, fx eleven v/elevens forældre eller værger, kan se, hvilke oplysninger eller omstændigheder der er blevet lagt særligt vægt på og hvorfor, skolelederen er nået til det pågældende resultat.

Derfor gælder der efter forvaltningsloven et krav til begrundelse af afgørelser, der meddeles skriftligt, jf. forvaltningslovens § 22. Mundtlige afgørelser skal begrundes skriftligt efter anmodning, jf. forvaltningslovens § 23. Parten skal også have at vide, om der er adgang til at klage over afgørelsen og til hvem, samt evt. frist herfor, jf. forvaltningslovens § 25. Skolen skal også give oplysning om fremgangsmåde ved en sådan klage.

Hvornår?

Der skal ikke gives en begrundelse eller klagevejledning, når afgørelsen fuldt ud giver den pågældende elev v/elevens forældre eller værge medhold, jf. forvaltningslovens §§ 24 og 25. Parten har heller ikke krav på at få afgørelsen på skrift, hvis der gives fuldt ud medhold.

Det betyder, at hvis parten får alt det, vedkommende har bedt om, behøver man ikke at forklare, hvorfor man er nået til det pågældende resultat, eller forklare, hvordan parten kan klage over resultatet.

Begrundelse

En afgørelse kan meddeles til parten enten mundtligt eller skriftligt. Hvis afgørelsen er givet mundtligt, og parten beder om at få den på skrift, skal det som udgangspunkt ske inden 14 dage, jf. forvaltningslovens § 24.

En skriftlig afgørelse skal indeholde en begrundelse.

En begrundelse har tre dele:

1. en henvisning til de regler, afgørelsen er truffet efter,
2. en gengivelse af de faktiske oplysninger, som afgørelsen er truffet på baggrund af, og
3. en beskrivelse af, hvordan disse elementer fører frem til resultatet.

Henvisningen til retsregler omfatter først og fremmest en opregning og gengivelse af de relevante regler. Hvis afgørelsen efter disse regler beror på et administrativt skøn (afvejning), skal begrundelsen også angive de hovedhensyn, der har været bestemmende for skønsudøvelsen.

Gengivelsen af de relevante faktiske oplysninger skal indeholde de oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, som er tillagt væsentlig betydning for afgørelsen. Formålet med dette er, at parten skal kunne se, om afgørelsen er truffet på baggrund af alle de oplysninger, som parten finder relevante, og at den ikke er truffet på baggrund af oplysninger, som parten finder irrelevante.

Hvis gengivelsen af reglerne og de faktiske oplysninger ikke i sig selv forklarer resultatet, skal der også stå en mere udførlig forklaring.

Det er meningen, at parten skal kunne se, hvorfor skolelederen er nået til det resultat, der står i afgørelsen, så parten får tillid til afgørelsens rigtighed.

Klagevejledning

I de situationer, hvor man skal give en begrundelse, skal man også give klagevejledning, hvis afgørelsen kan påklages til en forvaltningsmyndighed, jf. forvaltningslovens § 25 (f.eks. kommunalbestyrelsen eller Klagenævnet for Specialundervisning).

Klagevejledningen skal indeholde oplysning om, hvilken myndighed afgørelsen kan påklages til, hvordan man rent praktisk klager (f.eks. at den skal sendes til den myndighed, hvis afgørelse man ønsker at klage over), og om en eventuel klagefrist.

Hvis afgørelsen kun kan indbringes for domstolene (hvilket alle afgørelser kan, uanset om der står noget om klageadgang i folkeskoleloven), skal det oplyses, hvis der gælder en lovbestemt frist for sagens anlæg. Det gør der normalt ikke.

Regler om fælles forældremyndighed og andre fakta om forældrenes rolle i skole-hjem samarbejdet findes på uvm.dk

Forældre kan henvises til Familieretshusets hjemmeside om skilsmisse og forældremyndighed mm.

Faktisk forvaltningsvirksomhed beskriver den del af skolelederens arbejde, der ikke tager sigte på at træffe retligt bindende afgørelser i forhold til elever, forældre eller ansatte. Det er med andre ord alle de daglige beslutninger, en skoleleder træffer i forbindelse med den praktiske gennemførelse og tilrettelæggelse af undervisningen.

I folkeskolen er faktisk forvaltningsvirksomhed således knyttet til selve planlægningen og gennemførelsen af undervisningen og opfølgningen herpå.

Det er f.eks. beslutninger om:

• hvilke opgaver eleven eller klassen har for,
• hvilke øvelsesopgaver eleven eller klassen skal lave,
• hvilken elev, der i timen skal svare på spørgsmål eller læse en tekst op,
• hvilken karakter/bedømmelse en elev skal have for en øvelsesopgave fx en dansk stil,
• hvilke elever, som skal være på hold sammen i forbindelse med gruppearbejde, projekter mv.,
• indplacering i klasse ved skolestart (både i børnehaveklassen og ved flytning til skolen),
• den løbende evaluering,
• udarbejdelse af elevens meddelelsesbog,
• organiseringen af undervisningen, herunder oprettelse og nedlæggelse af klasser eller hold under skolegangen,
• at sende en elev udenfor døren eller på skolens kontor resten af timen,
• at overføre en elev til anden undervisning på skolen i enkelte timer eller resten af dagen af hensyn til undervisningen af resten af klassen eller holdet jf. bekendtgørelse nr. 697 af 23/06/2014 om fremme af god orden i folkeskolen.

Der er også en række spørgsmål, der i første omgang er faktisk forvaltningsvirksomhed, men som kan blive afgørelsesvirksomhed, hvis der bliver klaget.

Det drejer sig f.eks. om:

• karaktergivning ved folkeskolens prøver,
• beslutning om tildeling af valgfag, hvor alle ønsker ikke kan imødekommes,
• tilbageholdelse af private genstande i tilfælde, hvor en elev overtræder skolens ordensregler for medbringelse og anvendelse af sådanne genstande i skoletiden eller ved brug af skolens tilbud (ordensbekendtgørelsens § 9).

Disse spørgsmål skal – så længe der ikke er klaget – som minimum behandles efter reglerne for faktisk forvaltningsvirksomhed, men må godt behandles efter reglerne om afgørelser.

Hvis der bliver klaget over beslutningen, skal de behandles efter reglerne for afgørelser.

Hvilke regler gælder i forhold til faktisk forvaltningsvirksomhed?

At noget er faktisk forvaltningsvirksomhed, har betydning for, om forvaltningslovens procedureregler og offentlighedslovens regler om notatpligt skal følges.

Kravene i folkeskoleloven skal altid følges, og det samme gælder de forvaltningsretlige grundsætninger og principper om f.eks. lighed, saglighed og proportionalitet. Desuden gælder forvaltningslovens bestemmelser om habilitet og tavshedspligt også for faktisk forvaltningsvirksomhed.

Regler, der gælder i forbindelse med faktisk forvaltningsvirksomhed:

• Folkeskoleloven
• Habilitet
• Tavshedspligt
• Forvaltningsretlige grundsætninger og principper om f.eks. lighed, saglighed og proportionalitet

Driften af folkeskolen er en kommunal opgave. De enkelte folkeskoler er som kommunale institutioner en del af den offentlige forvaltning. Det betyder, at de enkelte folkeskoler skal følge forvaltningsloven, offentlighedsloven og de uskrevne forvaltningsretlige grundsætninger og principper i deres virksomhed.

De forvaltningsretlige regler og principper er vigtige at huske på i skolelederens daglige arbejde og særligt vigtige at være opmærksom på i samarbejdet mellem skolen og hjemmet

Tag juridisk enheds grundlæggende kursus i forvaltningsret online, tilmelding via plan2learn.dk.

Reglerne udgør den grundlæggende retssikkerhedsmæssige garanti for lighed, saglighed og proportionalitet omkring skolens indsatser, så elever og forældre får mulighed for at blive hørt, inden der træffes afgørelser omkring den enkelte elevs situation, og at de får den fornødne klagevejledning, så familien kan agere, hvis de ikke er enige i den måde, skolen griber situationen an. Reglerne sikrer også, at skolens afgørelser træffes på et oplyst og fyldestgørende grundlag.

En grundig orientering og en god inddragelse af elever og forældre er nødvendig for, at der kan etableres et reelt samarbejde omkring det enkelte barn. Det er derfor væsentligt, at forældrene og elever oplever, at de bliver inddraget og lyttet til. Det gør man ved at sikre forretningsgange, hvor forældre og elever undervejs bliver gjort bekendt med skolelederens overvejelser og får mulighed for at komme med kommentarer og korrektioner til de oplysninger, der er i sagen.

Alle myndighedspersoner, herunder også skoleledere, der træffer beslutninger af betydning for borgere, skal kende de grundlæggende forvaltningsretlige regler og principper, fordi disse regler er afgørende for at sikre og forbedre den enkelte borgers retsstilling.

Undervisningsministeriet har derfor udarbejdet en vejledning om forvaltningsret målrettet skoleledere

Vejledningen beskriver de centrale begreber, man som skoleleder skal være særligt opmærksom på. Til sidst i vejledningen findes en tjekliste, der kan bruges til at give et hurtigt overblik, herunder over hvor man kan søge mere viden.

Ved siden af forvaltningsloven og offentlighedsloven har domstolene og Folketingets Ombudsmand gennem årene fastslået en række grundsætninger og principper, som også skal overholdes. De handler f.eks. om lovlighed, lighed, saglighed og proportionalitet.

Undersøgelsesprincippet (officialmaksimen) betyder, at det er myndigheden, der har ansvaret for, at en sag er tilstrækkeligt oplyst. Ansvaret for, at de nødvendige oplysninger foreligger, og at de nødvendige undersøgelser er foretaget, inden der træffes afgørelse, påhviler således som hovedregel den myndighed, der skal træffe afgørelse. Myndigheden kan bede parten om at bidrage med de oplysninger, som parten er nærmest til at skaffe.

Legalitetsprincippet betyder, at forvaltningens afgørelse skal have hjemmel i en anerkendt retskilde (f.eks. en lov eller bekendtgørelse) og ikke må være i strid med trinhøjere regler (f.eks. grundloven).

Lighedsgrundsætningen betyder, at ensartede forhold i alt væsentligt skal behandles lige i retlig henseende. Det betyder, at hvis to situationer er ens, så skal reaktionen også være ens.

Forbuddet mod magtfordrejning (eller kravet om saglighed) indebærer, at der ikke må tages uvedkommende hensyn eller inddrages usaglige kriterier, når der skal træffes en afgørelse. Skolelederen er således begrænset i valget af kriterier (hensyn), da nogle kriterier (hensyn) ikke lovligt kan indgå som grundlag for en afgørelse.

Det må vurderes konkret i den enkelte sag, hvilke kriterier og hensyn der lovligt kan inddrages. Kriterier som køn og etnicitet er normalt ikke lovlige.

Forbuddet mod ”skøn under regel” indebærer, at det ikke er tilladt at fastsætte interne regler, som helt eliminerer eller meget væsentligt begrænser udøvelsen af et skøn (afvejning), der følger af en regel. Det er således f.eks. ikke normalt tilladt uden særlig hjemmel udelukkende at lægge vægt på ét kriterium med den konsekvens, at andre saglige kriterier udelukkes.

Hvis der i en sag om overtrædelse af ordensbekendtgørelsen skal foretages en konkret afvejning af hensynet til eleven over for hensynet til klassen og læreren, må det ikke være fast praksis, at der kun lægges vægt på hensynet til de øvrige elever i klassen.

Proportionalitetsgrundsætningen er en almindelig grundsætning om at skønsmæssigt fastsatte retsfølger skal være nødvendige, egnede og ikke må være uforholdsmæssige i forhold til det formål afgørelsen forfølger. F.eks. skal en sanktion stå i et rimeligt forhold til forseelsen. Der gælder således et almindeligt forbud mod, at forvaltningen anvender mere indgribende foranstaltninger, hvis en mindre indgribende er tilstrækkelig.

Se Ombudsmandens beskrivelser af god forvaltningsskik på ombudsmanden.dk

Væsentlige pointer

• God forvaltningsskik er normer og principper for, hvordan myndigheder bør optræde i forhold til borgerne.
• God forvaltningsskik kan ligeledes have betydning ved bedømmelsen af den konkrete sagsbehandling.
• Principperne for god forvaltningsskik gælder ved siden af de krav, der følger af lovgivningen og forvaltningsretlige retsgrundsætninger.
• En myndighed bør i overensstemmelse med god forvaltningsskik udøve sin virksomhed sådan, at den styrker offentlighedens tillid til forvaltningen.
• Efter god forvaltningsskik bør en myndighed optræde venligt, høfligt og hensynsfuldt over for borgerne.
• Offentligt ansatte bør som udgangspunkt undlade at modtage gaver eller andre fordele, hvis gaven eller fordelen har sammenhæng med deres ansættelse i det offentlige.
• God forvaltningsskik indebærer, at en myndighed bør indrette sig, så den er åben og tilgængelig for borgerne, herunder med hensyn til åbningstider, ventetider, telefonbetjening og fysisk indretning.
• Det følger af god forvaltningsskik, at sager i den offentlige forvaltning skal behandles inden for rimelig tid og ikke må trække unødigt ud. Samtidig skal sagsbehandlingens kvalitet naturligvis være forsvarlig.

Habilitetsreglerne gælder for alle; både kommunalbestyrelsen, kommunalforvaltningen, skolebestyrelsen, skolelederen, lærere og alle andre ansatte. Reglernes baggrund er det grundlæggende krav om saglig forvaltning. Reglerne skal sikre, at den konkrete sag ikke påvirkes af uvedkommende hensyn, og at der heller ikke opstår mistillid om upartiskhed hos de offentligt ansatte, der skal medvirke i sagen.

Hvornår er man inhabil?

Inhabilitet kan foreligge i forhold til enhver, der virker inden for den offentlige forvaltning. Det er uden betydning, om den pågældendes funktion beror på et ansættelsesforhold, på en beskikkelse eller på et valg. Det er også uden betydning, om arbejdet er aflønnet eller ej, og om det har karakter af en heltids- eller deltidsbeskæftigelse. Om man er inhabil skal vurderes i forhold til den konkrete sag og de parter, der medvirker i sagen.

Man er inhabil i forhold til en bestemt sag, hvis:

1. man selv har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald, eller er eller tidligere i samme sag har været repræsentant for nogen, der har en sådan interesse,
2. ens ægtefælle, beslægtede eller besvogrede i op- eller nedstigende linje eller i sidelinjen så nær som søskendebørn eller andre nærtstående har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller er repræsentant for nogen, der har en sådan interesse,
3. man deltager i ledelsen af eller i øvrigt har en nær tilknytning til et selskab, en forening eller en anden privat juridisk person, der har en særlig interesse i sagens udfald,
4. sagen vedrører klage over eller udøvelse af kontrol- eller tilsynsvirksomhed over for en anden offentlig myndighed, og man tidligere hos denne myndighed har medvirket ved den afgørelse eller ved gennemførelsen af de foranstaltninger, sagen angår, eller
5. der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om ens upartiskhed. Man er dog ikke inhabil, hvis der som følge af interessens karakter eller styrke, sagens karakter eller den pågældendes funktioner i forbindelse med sagsbehandlingen ikke kan antages at være fare for, at afgørelsen i sagen vil kunne blive påvirket af uvedkommende hensyn.

Se forvaltningslovens § 3, stk. 1 og 2, link til retsinformation.dk

Man bliver derfor ikke inhabil af, at en elev eller dennes forældre er i et modsætningsforhold til én, hvis bare man ikke selv er i et modsætningsforhold til dem. Skolelederen er derfor ikke automatisk inhabil, fordi forældrene har klaget over skolelederen til den kommunale forvaltning, hvis skolelederen kun har gjort sit arbejde.

Hvad er konsekvensen af at være inhabil?

Hvis man er inhabil i en sag, må man ikke træffe afgørelse, deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af den pågældende sag, jf. forvaltningslovens § 3, stk. 3. Det gælder dog ikke, hvis det ville være umuligt eller forbundet med væsentlige vanskeligheder eller betænkelighed at lade en anden træde i den pågældendes sted under sagens behandling. For medlemmer af et kollegialt organ (f.eks. kommunalbestyrelsen og skolebestyrelsen) gælder denne undtagelse som udgangspunkt ikke. Se hertil forvaltningslovens § 4.

Hvad skal man gøre?

Den praktiske fremgangsmåde er beskrevet i forvaltningslovens § 6, link til retsinformation.dk

Først og fremmest skal man selv gøre opmærksom på, hvis man er inhabil i en sag. Man skal også gøre opmærksom på det, hvis man er i tvivl om, hvorvidt man er inhabil. Man skal snarest fortælle det til (underrette) ens foresatte inden for myndigheden. En skoleleder vil skulle give underretningen til sin kommunale forvaltning. Herefter træffer kommunen afgørelse om, hvorvidt skolelederen er inhabil, og hvem der i så fald skal træffe afgørelse i den konkrete sag.

En lærer vil skulle give underretningen til skolelederen, hvorefter skolelederen træffer afgørelse om, hvorvidt læreren er inhabil. Man må ikke selv deltage i behandlingen og afgørelsen af spørgsmålet om, hvorvidt man er inhabil. Men der er naturligvis intet til hinder for, at man afgiver en udtalelse til sagen (se vejledningens pkt. 6 om partshøring).

Man kan læse mere om inhabilitet i vejledning nr. 11740 af 4. december 1986 om forvaltningsloven, afsnit III, som ligger på www.retsinformation.dk

Læs om Silkeborg Kommunes praksis i boksen Notatpligt samt i Vejledning i bevaring og kassation for skolerne

Journalisering

Notater og andre dokumenter skal journaliseres i det sagsbehandlingssystem, som kommunen stiller til rådighed.

Journaliseringspligten, jf. offentlighedslovens § 15, omfatter dokumenter, der er modtaget eller afsendt som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med myndighedens virksomhed. Det gælder dog kun i det omfang, dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt.

Formålet med journalisering er bl.a., at myndigheden kan sikre nødvendig dokumentation i de enkelte sager. Det giver skolelederen mulighed for at træffe beslutninger om den enkelte elevs skolegang på et fuldstændigt og dækkende grundlag.

Arkivering af elevsager

Generelt gælder det, at for elevsager skabt i perioden frem til 2006 bevares alle sager for cpr 01xxxx . Øvrige elevsager kan kasseres, når der ikke længere er brug for dem administrativt, dvs. når der ikke længere kan være et dokumentationskrav fra skolens/kommunens side.

Dette forudsætter, at de fleste ting er behandlet elektronisk i IST Elevadministration (TEA), så de få sager, der er skabt på papir efter 2006, har meget lille betydning. IT-systemet IST Elevadministration (TEA) er bevaringspligtig, så man må ikke slette data i det, før en arkivering er blevet godkendt af Silkeborg Arkiv. I arkivering af IT-systemer bevarer man ikke kun cpr-numre der starter på 01, men alle cpr-numre.

Klageproceduren fremgår af denne overskuelige præsentation, fremvist på skoleledermøde 13.12.2022 (pdf-fil)

Dokumentet indeholder links til originaltekst og klagetyper, som er placeret i GO, EMN-2022-01212. Links ændres til Acadre snarest.

Praksis i Silkeborg

Notat- og Journaliseringspligtigt materiale kan udarbejdes og opbevares i Aula, ikke Google Drev. Materialet er først journaliseret, når det bliver journaliseret i ESDH-systemet GO. Det er skolens ledelse og kontor, som kan gøre dette. 

Tag Juridisk Enheds online-kursus om notat- og journaliseringspligt, målrettet skolemedarbejdere, læs mere på skoleudvikling.silkeborg.dk

Se en A4-side med gode råd om at blive notatsikker, målrettet skolemedarbejdere (pdf)

Læs om Silkeborg Kommunes praksis i boksen Journalisering (arkivering) samt i Vejledning i bevaring og kassation for skolerne

Notatpligt

Ved afgørelsessager skal skolelederen, når skolelederen (eller den som handler på dennes vegne) mundtligt eller på anden måde bliver bekendt med oplysninger om en sags faktiske grundlag eller eksterne vurderinger, der er af betydning for sagens afgørelse, snarest muligt gøre notat om indholdet af oplysningerne eller vurderingerne. Det gælder dog ikke, hvis oplysningerne eller vurderingerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter, jf. offentlighedslovens § 13, stk. 1. Skolelederen skal i afgørelsessager tage notat om væsentlige sagsbehandlingsskridt, der ikke i øvrigt fremgår af skolens dokumenter, jf. offentlighedslovens § 13, stk. 2.

Herudover gælder der en ulovbestemt forvaltningsretlig grundsætning om, at myndigheden i andre administrative sager end afgørelsessager, der har en vis indgribende og væsentlig betydning for borgeren, skal tage notat om væsentlige sagsekspeditionsskridt, der ikke i øvrigt fremgår af sagen. Desuden følger det af god forvaltningsskik, at myndigheden bør notere visse oplysninger, bl.a. for at sikre bevis og undgå tvivl om, hvad der er foregået og sagt i en sag.

Notatpligten bør opfyldes ved at skrive notatet hurtigst muligt efter, at skolelederen er blevet bekendt med oplysningerne. Et notat skal dateres og underskrives.

Hvis notatet laves i et digitalt sagsbehandlingssystem, så er det nok, at man skriver sit navn i dokumentet, og at man står som forfatter på filen. Det vigtige er, at man kan se, hvem der har skrevet notatet, og at man kan efterprøve, at det faktisk er skrevet af den person.

Journalisering

Se i boksen Journalisering (arkivering) ovenfor.

Reglerne om partshøring er i Forvaltningslovens kapitel 5. Partshøringen skal sikre, at den, der er part i en sag, får mulighed for at gøre sig bekendt med og kommentere myndighedens beslutningsgrundlag, inden der træffes afgørelse.

Hvornår og hvad

Partshøring skal ske, når parten ikke kan antages at være bekendt med, at skolelederen er i besiddelse af bestemte oplysninger om en sags faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger. Det gælder dog kun, hvis oplysningerne eller vurderingerne er til ugunst for den pågældende part og er af væsentlig betydning for sagens afgørelse.

Skolelederen bør gå ud fra, at parten (dvs. eleven, elevens forældre eller værger) ikke er bekendt med, at en oplysning eller vurdering indgår i grundlaget for sagen, medmindre andet klart fremgår.

Oplysninger om en sags ”faktiske grundlag” omfatter faktuelle oplysninger, som fx at eleven har kastet med sten eller har slået en anden elev i klassen.

Ved en ”faglig vurdering” forstås navnlig en vurdering, der er foretaget af en person, institution eller myndighed, som på grund af sin faglige viden og indsigt har særlige forudsætninger for at udtale sig om et bestemt spørgsmål. Vurderingen skal være ”ekstern”, dvs. være foretaget af en anden end myndigheden selv. Vær her opmærksom på, at en folkeskole er en del af den kommunale enhedsforvaltning også selvom der er tale om en skoleleders konkrete beslutninger/afgørelser, der er omfattet af folkeskolelovens § 45, stk. 2, 2. pkt. Vurderinger m.v. som en skoleleder får fra andre dele af kommunens forvaltning vil derfor ikke være eksterne, hvorimod sådanne vurderinger fra andre kommuner vil være det.

Skolen kan gennemføre partshøringen ved at gøre den pågældende part bekendt med oplysningerne, f.eks. ved at give vedkommende en kopi af de relevante dokumenter eller en fremstilling af sagens faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger.

Skolen skal give parten rimelig tid til at sætte sig ind i oplysningerne og afgive en udtalelse, før der træffes afgørelse. Skolen bør tydeliggøre det overfor parten, at parten har ret til at give sine bemærkninger til kende, og hvornår der er frist for bemærkningerne.

Generelt om samtykker

Vi opererer i Skoleafdelingen med to typer samtykke; forvaltningsretligt samtykke og GDPR-samtykke.

Det forvaltningsretlige samtykke skal anvendes i ansøgningssager, f.eks. ansøgning om specialpædagogisk bistand til et barn. Langt de fleste gange, hvor vi som skole har behov for et samtykke fra forældremyndighedsindehaverne, vil der være tale om et forvaltningsretligt samtykke i en ansøgningssag.

I helt særlige situationer vil der i stedet være behov for et GDPR-samtykke efter databeskyttelsesforordningen. Det kan fx være i en situation, hvor lærer-/pædagogstuderende ønsker at filme situationer med eleverne til brug for den studerendes uddannelse.

GDPR-samtykke betyder, at de registrerede gives et reelt valg og kontrol over, hvordan deres oplysninger bruges, og er efter forordningen et af flere ligestillede – behandlingsgrundlag, som den dataansvarlige kan anvende ved behandling af personoplysninger.

Definition af samtykke i Databeskyttelsesforordningens artikel 4, nr. 11: ”Enhver, frivillig, specifik, informeret og utvetydig viljestilkendegivelse, hvorved den registrerede ved erklæring eller klar bekræftelse indvilliger i, at personoplysninger, der vedrører den pågældende, gøres til genstand for behandling.”

Læs mere om behandling af personoplysninger og samtykker på datatilsynet.dk

Samtykker ved indskrivning

Der bliver indsamlet nedenstående samtykker ved indskrivning - herefter er det samtykker og tilladelser i Aula, der gælder. Forældrenes samtykke kommer ikke tilbage i TEA.

• Oprettelse af lånerkort via biblioteket
• Fototilladelse så portrætfotos i TEA kan overføres til Aula

Samtykket kan tilbagekaldes ved gå ind i indskrivningsmodulet i indskrivningsperioden, herefter skal forældrene kontakte skolens kontor, der ændrer samtykket i TEA. 

Samtykker og tilladelser i Aula

Andre end forældremyndighedsindehavere

Hvis andre end personer med forældremyndighed skal have adgang til barn i Aula, gælder specielle forhold (mere tekst følger her).

Samtykket kan gives via Aula, hvor der under Sikre filer > Indstillinger ligger en skabelon, der kan udfyldes af skolen (findes ikke pt., undersøges). Hvis den sendes til de relevante  forældremyndighedsindehavere som sikker fil, er det tilstrækkeligt, at de pågældende svarer tilbage på sikker besked.

Alle oprettede uden forældremyndighed skal have begrænset adgang, medmindre andet arrangeres (kommune eller andet). Det gælder også opholdssteder. Nuværende indstillinger kan ændres, når man støder på dem.

Ændring af forældrenes samtykke sker i Aula under deres profil. Den seneste ændring er den gældende. Forældrenes samtykke kommer ikke tilbage til TEA.

Øvrige tilladelser i Aula

I Aula findes begrebet samtykke udelukkende i forhold til "Samtykke til deling af oplysninger". Derfor skal administrator anvende "Opret ny supplerende stamdata eller tilladelse" og her vælge "Tilføj tilladelse".

Læs om de standardtilladelser, der kan forhåndsvælges i Aula i administratorvejledningen på Aulainfo.dk, afsnit 6.11

Hvis skolen har brug for yderligere tilladelse, så kan der oprettes en ny tilladelse.

Husk altid at udfylde spørgsmålsfeltet med det specifikke formål med tilladelse samt henvisning til https://oplysningsbrev.silkeborg.dk/Skoleafdelingen/Skole.

Tilladelser skal altid udsendes af fastansatte medarbejdere.

Se hvem der kan se kontakt- og stamkortoplysninger i Aula i dokumentet "Hvem kan se hvad" på Aulainfo.dk

Samtykker og tilladelser udenfor Aula

Læs i Skolehåndbogens afsnit GDPR og IT-sikkerhed, boksen "Samtykker til fotos, billeder og filmoptagelser udenfor AULA".

Transporttilladelser

Skolen behøver ikke at indsamle tilladelser til transport i forbindelse med skolens og SFO'ens aktiviteter.

Læs mere om hvorfor ikke og hvad skolens skal gøre i stedet i skolehåndbogens afsnit Pædagogisk og drift under Transport i skoletiden

Hvem har tavshedspligt?

Reglerne om tavshedspligt gælder for alle; både kommunalbestyrelsen, kommunalforvaltningen, skolebestyrelsen, skolelederen, lærere og alle andre ansatte.

Hvordan har man tavshedspligt?

Det følger af bestemmelsen i straffelovens § 152, stk. 3, at en oplysning er omfattet af tavshedspligt, når den ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser.

I tilfælde, hvor det direkte står i loven, at bestemte oplysninger eller bestemte typer af oplysninger er hemmelige, skal behandles fortroligt eller lignende, er disse oplysninger undergivet tavshedspligt. Der er fastsat sådanne regler i f.eks. folkeskolelovens § 55 b om elevers resultater og opgaver i de nationale test.

Den omstændighed, at en oplysning er fremkommet under et møde, der er afholdt for lukkede døre, f.eks. et byrådsmøde eller skolebestyrelsesmøde, er ikke i sig selv tilstrækkelig til, at oplysningen er tavshedsbelagt. Oplysninger, der kommer frem under et sådant møde, kan imidlertid efter deres karakter i sig selv være fortrolige. 

En oplysnings fortrolighed kan også følge af anden gyldig bestemmelse, herunder i en bekendtgørelse eller en forretningsorden. Der kan også inden for den offentlige forvaltning pålægges tavshedspligt ved tjenestebefaling og lignende, men kun når det er nødvendigt at hemmeligholde den pågældende oplysning for at varetage væsentlige hensyn til bestemte offentlige eller private interesser, jf. forvaltningslovens § 27, stk. 5.

Hvad har man tavshedspligt om?

De almindelige regler om tavshedspligt står i straffelovens § 152 og §§ 152 c-152 f og i forvaltningslovens § 27.

Man har efter forvaltningslovens § 27, stk. 1, tavshedspligt om:

1. enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold og
2. tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold el.lign., for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningerne angår, at oplysningerne ikke videregives.

Derudover har man efter forvaltningslovens § 27, stk. 4, tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde for at varetage væsentlige hensyn til:

1. forebyggelse, efterforskning og forfølgning af lovovertrædelser samt straffuldbyrdelse og beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning, 
2. gennemførelse af offentlig kontrol-, regulerings- eller planlægningsvirksomhed eller af påtænkte foranstaltninger i henhold til skatte- og afgiftslovgivningen, 
3. det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed,
4. forskeres og kunstneres originale ideer samt foreløbige forskningsresultater og manuskripter eller
5. private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.

Man kan læse mere om tavshedspligt i vejledning nr. 11740 af 4. december 1986 om forvaltningsloven, afsnit IX, som ligger på www.retsinformation.dk.

Efter folkeskolelovens § 55, stk. 1, er testresultater, jf. folkeskolelovens § 13, stk. 3 og 4, for den enkelte elev, grupper af elever, hold, klasser, skoler, kommuner og regioner m.v., bortset fra opgørelser på landsplan, samt testopgaver, jf. § 13, stk. 3 og 4, fortrolige. 

Tavshedspligten skal overholdes, selvom oplysningen fremgår af en tekst, der skal offentliggøres, dvs. en kvalitetsrapport, jf. folkeskolelovens § 40 a, stk. 4, eller dagsorden for eller referat af et møde i skolebestyrelsen, jf. folkeskolelovens § 44, stk. 11. Det er derfor vigtigt, at skolelederen sikrer forretningsgange, så sådanne tekster gennemlæses med tavshedspligten for øje inden offentliggørelse, så skolen ikke kommer til at offentliggøre oplysninger, som er underlagt tavshedspligt (fx om enkeltpersoners private forhold). 

Hvad er konsekvensen af at tilsidesætte sin tavshedspligt?

Efter straffelovens § 152, stk. 1, straffes den, som virker eller har virket i offentlig tjeneste eller hverv, og som uberettiget videregiver eller udnytter fortrolige oplysninger, hvortil den pågældende i den forbindelse har fået kendskab, med bøde eller fængsel indtil 6 måneder.

Læs mere kommunens hjemmeside om hvornår, hvordan og hvorfor du skal lave en underretning på et barn

Læs Vejledning i bevaring og kassation for skolerne, udarbejdet af Silkeborg Arkiv. KL's guldliste indgår til sidst i vejledningen.

Læs om Silkeborg Kommunes praksis i boksene Journalisering (arkivering) og Notatpligt ovenfor.

Læs retningslinjer for videregivelse og indhentning af oplysninger ved skoleskift

Se vejledning om brug af elevsager i ESDH-systemet (pdf), EMN-2019-05693, link til Acadre kommer.