Aktindsigt

Sådan skal skolen gøre ved aktindsigtsanmodning

• En aktindsigt er en straks-opgave, dvs. at sagsbehandleren/skolen skal påbegynde sagsbehandlingen, så snart I modtager aktindsigten, da vi kun har 7 arbejdsdage til at behandle den.
• Det er sagsbehandlerens/skolens opgave, at vurdere om materialet må medtages i aktindsigten, jf. reglerne nedenfor.
• Sagsbehandleren/skolen skal overstrege de informationer, som ikke må indgå i aktindsigten. Hvis I overstreger, skal I huske at begrunde hvorfor, og markere dem med delvist medtaget i aktstatus.
• Navne på eksempelvis andre børn og forældre SKAL fjernes fra dokumenterne samt andres private forhold. Navne på fagpersoner MÅ IKKE fjernes. Er du i tvivl, kontakt Lise Bruun i Jurateamet på 8970 1247.
• Øvrige spørgsmål rettes til aktindsigt-skoleafdelingen@silkeborg.dk

Aktindsigtsanmodning direkte til skolen

• En aktindsigt kan komme fra en borger/forældre både mundtligt og skriftligt. Hvis anmodningen forgår mundtligt, er det vigtigt, at skolen laver et journalnotat herom, da notatet journaliseres som aktindsigtsanmodningen på sagen. Husk at notere barnets fulde navn og cpr-nummer.
• Skolen/sagsbehandleren skal spørge ind til, hvad borgeren konkret ønsker at få aktindsigt i, og for hvilken periode det drejer sig om (fx ønsker borgeren/forældrene alt, hvad Skoleafdelingen/PPL måtte have, eller ønsker de kun elevsagen?).
• Som udgangspunkt skal skolen selv sørge for at behandle aktindsigten, hvis der kun ønskes indsigt i selve elevsagen og en borger/forældre henvender sig direkte til skolen.
• I GO, EMN-2019-05693, findes to vejledninger til skolerne om at oprette en aktindsigtssag i GO og om oprette et brev i GO uden færdig skabelon

Praksis i Silkeborg Kommune ved aktindsigtsanmodning

Borgere med forældremyndighed kan søge aktindsigt i sit barns sag digitalt via Aktindsigt på Silkeborg Kommunes hjemmeside. Det er dog ikke et krav at benytte denne mulighed.

Der findes et Aktindsigtsmodul i GO (med indbygget vejledning), som Skoleafdelingen benytter ved aktindsigtsanmodninger. Rettes til korrekt link i Acadre

Hvis Skoleafdelingen modtager en aktindsigtsanmodning med behov for dokumenter fra skolen til sagen, vil skolen modtage en mail i deres funktionspostkasse med tidsfrist for det, hvad de skal gøre, se ovenfor. Skolen vil være oprettet som supplerende sagsbehandler på sagen. Skolen må ikke overføre dokumenter i en samlet mappe til aktindsigtssagen i Skoleafdelingen. 

Se vejledning i Acadre, link kommer.

Skolen kan søge yderligere råd og vejledning til aktindsigtssager ved at sende en mail til Aktindsigt-Skoleafdelingen@silkeborg.dk eller ved at kontakte Jurateamet i forbindelse med juridiske spørgsmål.

Uddannelse

E-læringskursus i Notat- og journaliseringspligt samt skærpet underretningspligt, kurset tager afsæt i hverdagen i en folkeskole, se sk.plan2learn.dk

Modul 2 omhandler Aktindsigt efter forvaltningsloven (især om børn)

Regler

Reglerne om partsaktindsigt står i forvaltningslovens kapitel 4. Partsaktindsigt skal sikre, at den, der er part i en sag, fx en elev, en elevs forældre eller værger, får mulighed for at gøre sig bekendt med og kommentere myndighedens beslutningsgrundlag, inden der træffes afgørelse.

Hvornår og hvordan?

Partsaktindsigt skal gives, når parten beder om det. Det er en forudsætning for, at reglerne finder anvendelse, at der er en part i sagen, og at der skal træffes en afgørelse i sagen.

Det er i sig selv en afgørelse, når man tager stilling til en anmodning om partsaktindsigt.

En anmodning om partsaktindsigt skal afgøres snarest, og skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt.

Når skolen giver partsaktindsigt i en sag, hvor der ikke er truffet afgørelse endnu, skal skolen udsætte sagens afgørelse normalt, indtil der er givet parten adgang til at gøre sig bekendt med dokumenterne.

Hvad skal udleveres?

Retten til partsaktindsigt omfatter som udgangspunkt samtlige dokumenter og oplysninger i sagen. Der er dog nogle enkelte undtagelser.

Retten til aktindsigt omfatter ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses dokumenter, der ikke er afgivet til udenforstående.

Det er dog en betingelse, at det interne arbejdsdokument:

• Ikke kun indeholder en gengivelse af indholdet af myndighedens endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse.
• Ikke kun indeholder en gengivelse af oplysninger, som myndigheden har haft pligt til at notere efter lov om offentlighed i forvaltningen.
• Er udarbejdet af en myndighed for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder.

Retten til aktindsigt omfatter heller ikke f.eks. dokumenter, der udveksles i forbindelse med, at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed (herunder når skolelederen forbereder skolebestyrelsens møder), eller myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres.

Hvis dokumentet indeholder oplysninger om en sags faktiske grundlag, der er relevante for sagens afgørelse, skal disse oplysninger dog udleveres. Man kan også undlade at give aktindsigt i enkelte oplysninger.

Retten til aktindsigt kan således begrænses, i det omfang partens interesse i at kunne benytte kendskab til sagens dokumenter til varetagelse af sit tarv findes at burde vige for afgørende hensyn til

1. forebyggelse, opklaring og forfølgning af lovovertrædelser, straffuldbyrdelse og lign. samt beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning,
2. gennemførelse af offentlig kontrol-, regulerings- eller planlægningsvirksomhed eller af påtænkte foranstaltninger i henhold til skatte- og afgiftslovgivningen,
3. det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed,
4. forskeres og kunstneres originale ideer samt foreløbige forskningsresultater og manuskripter eller
5. private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.

Eksempler

Referater fra interne møder mellem lærerne og evt. skolens leder, hvor en elev er blevet drøftet, må anses for at være omfattet af retten til partsaktindsigt, hvis referatet er det eneste sted, hvor konkrete oplysninger om eleven fremgår.

Hvis lærerne har skrevet noter i forbindelse skole-hjemsamtaler, telefonsamtaler med forældrene mv., må disse anses for omfattet af retten til partsaktindsigt.

Efter omstændighederne kan en indberetning til de sociale myndigheder være undtaget fra aktindsigt, og en politianmeldelse vil som udgangspunkt være undtaget fra aktindsigt.