Vejledning i bevaring og kassation for skolerne

Denne vejledning er tænkt som en praktisk hjælp til at gennemføre en sortering af skolens arkivalier. Den er udarbejdet af Silkeborg Lokalhistoriske Arkiv, der har ansvaret for at bevare Silkeborg Kommunes arkivalier.

Det er arkivets opgave at hjælpe kommunen og dens institutioner med at aflevere arkivalierne i en overskuelig orden. Det er kun de bevaringsværdige ting der skal gemmes, så alle de trivielle ting, så som regnskabsbilag kan kasseres. Der gælder forskellige regler alt efter hvor gamle tingene er – disse regler vil blive gennemgået i det følgende.

Hvad skal afleveres?

Silkeborg Kommune har besluttet, at kommunen og dens institutioner skal aflevere bevaringsværdige arkivalier der er udgået af daglig administrativ brug. Man skal altså kun aflevere de ting, man ikke længere har brug for i dagligdagen.

Hvor gammelt skal det være?

For en nemheds skyld er det en god idé at fastsætte en skæringsdato og sortere alle ting der er ældre end den dato i bevaring og kassation. For en skole er det for eksempel en god idé at vælge en 25 års grænse. Så har de elever, som sagerne omhandler, været ude af skolen i ca. 15 år. Og man må gå ud fra, at der kun i meget begrænset omfang vil være behov for at finde sagerne frem igen.

Hvordan skal det afleveres?

Silkeborg Lokalhistoriske Arkiv modtager arkivalierne i ”klargjort tilstand”. Hermed menes, at der er foretaget en kassation, så kun de bevaringsværdige dokumenter afleveres. Samtidig er det vigtigt, at der foretages sagsrensning, hvor fremmedlegemer som plasticlommer, elastikker og papirklips fjernes, da de fylder og ødelægger papirerne.

Hvad gør man med kasserede arkivalier?

Kasserede arkivalier der indeholder personfølsomme oplysninger skal makuleres eller på anden måde gøres ulæselige. Alt andet kan skaffes af vejen som alt andet papir.

Det er en god idé at smide de ting ud, der ikke findes bevaringsværdige. Dermed fylder de ikke unødigt op i skolens depoter og skaber ikke forvirring ved senere kassationer.

Hvem kan man spørge?

Hvis der er spørgsmål til hvad, der skal bevares og kasseres og hvordan det skal registreres og pakkes er alle spørgsmål velkomne hos Silkeborg Lokalhistoriske Arkiv.

Ring eller skriv til arkivar Peter Mouritsen: 8722 1988 eller peter.mouritsen@silkeborg.dk

Hvad skal bevares?

Det har stor betydning for et arkivalie hvornår det er blevet til. Alt efter hvilken periode de stammer fra skal forskellige typer af arkivalier bevares.

Generelt kan man dele fortiden op i tre perioder:

• Alt der er skabt før 1868 skal bevares fuldstændig.
• For tiden fra 1868 frem til 1970 gælder et sæt regler, mens tiden fra 1970 og frem er dækket af et andet sæt regler.

Det er derfor vigtigt at holde øje med datoen for, hvornår arkivalierne er blevet til.

For perioden frem til 1. april 1970 bevares følgende dokumenter

For skolen:

1. Originale skole- og undervisningsplaner.
2. Beslutningsprotokoller og mødereferater.
3. Korrespondance i almindelighed.
4. Lærer- og elevregistre
5. 20 % af elevsager. Det betyder, at kun sager på elever født d. 1., 6., 11., 16., 21. eller 26. i hver måned skal bevares. Dog kan det hele bevares hvis elevsagerne er ordnet efter alfabet og ikke fødselsdato.
6. 20 % af de almindelige personalesager og alle chefernes. Det betyder, at personalesager for ansatte der er født den 1., 6., 11., 16., 21. og 26. i hver måned og alle chefernes skal bevares. Der gælder dog det samme hvis sagerne er henlagt i alfabetisk orden. Så kan det hele bevares.
7. Sager om holdgodkendelser vedrørende fritids- og ungdomsskolevirksomhed.
8. Godkendelser af fritidsaktiviteter og interessegrupper.
9. Dagbøger benyttet ved fritids- og ungdomsskoleundervisningen.
10. Standpunkts- og prøveprotokoller.
11. Alle forsømmelseslister for tiden før 1940 bevares.
12. 20 pct. af forsømmelseslister efter 1940. Lister vedrørende årgang 1940/41 bevares og derefter lister for hver 5. årgang. Dog kan de bevares fuldstændig hvis der mangler klasselister.
13. Scrapbøger, fotografier, skolesamlinger, skolekrøniker, skoleblade o. lign.

For Skolepsykologen:

1. Korrespondance af principiel betydning.
2. Gruppeundersøgelser, videnskabelige undersøgelser m.m.
3. 20 pct. af de skolepsykologiske rapporter og skolemodenhedsprøve

Tiden efter 1. april 1970

I kommunal sammenhæng sondrer man mellem tiden før og efter kommunalreformen, der trådte i kraft 1. april 1970. Derfor den skilledato.

Kommunernes Landsforening har lavet et sæt retningslinjer for hvad der skal bevares og hvad der kan kasseres. Listen over arkivalier, der har med skolerne at gøre, findes nederst på siden.

Generelt om bevaring efter 1970

Man bevarer ikke helt så meget for denne periode. Man ønsker kun at bevare nok til, at man i fremtiden kan få et indblik i skolens virksomhed på de vigtigste områder - administration, pædagogik og PPR. Det betyder at såkaldte rutinesager kasseres og kun de principielle sager gemmes. Således bevarer man fuldstændig beslutningsprotokoller, referater, planer, lærer- og elev-/ klasselister, skoleblade, billeder, afgangsbeviser og dokumenter der særligt beskriver skolens virksomhed.

Elever og personale

Der gælder for alle personsager (altså både lærere og elever) i de tidligere kommune før kommunesammenlægningen, at der bevares 10 % af sagerne. Det betyder, at for elev-, PPR- og personalesager bevarer man alle cpr. 01, 11 og 21. Ved personalesager gælder dog tillige, at også medarbejdere med chefansvar bevares. (Ved kassation i personalesager skal man i øvrigt være opmærksom på, at tjenestemænd af hensyn til pension har en længere kassationsfrist end de sædvanlige 10 år. For tjenestemænd er kassationsfristen forlænget til 10 år efter tjenestemanden m/k er fyldt 75 år af hensyn til pensionsspørgsmål.

Sund fornuft

Når man foretager kassation er det vigtigt at bruge sin sunde fornuft. Når man finder dokumenter man er i tvivl om kan man se om de på en eller anden måde er medtaget på ”Guldlisten” neden for. Er de ikke det eller står der at de kan kasseres, er det en god idé at foretage en vurdering af om dokumenterne falder ind under kategorien ”dokumenter der særligt beskriver skolens virksomhed”. Der kan sagtens være ting der har betydning, og derfor bør bevares helt eller delvist. På den anden side skal man heller ikke bevare alt. Det bliver uoverskueligt og kommer til at fylde alt for meget. Men brug din sunde fornuft og erfaring til at tage beslutningen. Du er meget velkommen til at diskutere det med Lokalhistorisk Arkiv.

KL-guldliste for skoleområdet

NB: "Guldlisten" dækker bevaring, kassation af papirarkivalier skabt i perioden 1. april 1970-31. december 2006 - med mindre det specifikt er nævnt, at der er tale om elektroniske registre og sager.

Uddrag af den komplette guldliste pr. 1. februar 2008