Elevoplysninger ved skoleskift

Retningslinjer om videregivelse og indhentning af oplysninger ved skoleskift

Som udgangspunkt skal der ikke videregives oplysninger om en elev ved skoleskift fra afgivende til modtagende skole.

Videregivelse af nødvendige (dermed ikke alle) oplysninger (både mundtligt og skriftligt) om en elev kan ske til modtagende skole, hvis:

1. den afgivende skole vurderer, at undervisningen ikke kan gennemføres for eleven på den modtagende folkeskole i Silkeborg Kommune uden nødvendige oplysninger omkring elevens faglige eller trivselsmæssigt situation, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c for almindelige oplysninger eller artikel 9, stk. 2, litra b eller f for følsomme oplysninger. Husk at lave notat om din vurdering!
   eller
2. Forældrene ønsker, at oplysninger om eleven skal videregives til modtagende skole og giver samtykke hertil, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a for almindelige oplysninger eller og artikel 9, stk. 2, litra a for følsomme oplysninger. Afgivende skole må i så fald alene videregive de oplysninger, der er givet samtykke til at videregive.

Hvilke oplysninger om en elev kan videregives til modtagende skole?

Som udgangspunkt er det kun nødvendige oplysninger, som videregives og dermed ikke alt om en elev.

Efter vurdering kan det fx være dele af:

• Notat- og journaliseringspligtige oplysninger fra ESDH-systemet
• Elevplanen fra Meebook
• Andre typer oplysninger i andre IT-systemer
• Oplysninger om en elev fra Aulas sikre filer (hverdagsnoter videregives som udgangspunkt ikke)

Oplysningerne samles i elevens sag i ESDH-systemet (opret fx særskilt mappe i sagen) og sendes samlet til den modtagende skole.

Hvis videregivelse sker på baggrund af et samtykke, er det alene oplysninger omfattet af samtykket, der kan videregives.

Hvornår skal den afgivende skole bede forældre om samtykke til videregivelse af oplysninger til modtagende skole?

Videregivelse uden samtykke

Hvis den afgivende skole vurderer, at undervisningen på den modtagende folkeskole i Silkeborg Kommune ikke kan gennemføres uden de nødvendige oplysninger om en elevs faglige eller trivselsmæssige situation, kan oplysninger om eleven videregives uden samtykke.

Videregivelse med samtykke

Hvis den afgivende skole gerne vil videregive oplysninger om eleven eller den modtagende skole vil indhente oplysninger, uden det er nødvendigt for, at undervisningen kan gennemføres, skal der indhentes samtykke fra forældrene.

Videregivelsen til modtagende skole kan først finde sted, når der foreligger et gyldigt samtykke.

Hvis forældrene beder afgivende skole om at videregive oplysninger til den modtagende skole, gælder forældrenes anmodning som samtykke og de oplysninger, der er omfattet af samtykket, kan fremsendes til modtagende skole. Forældrenes samtykke gemmes på sagen.

Husk, at kravene til et gyldigt samtykke er, at det er udtrykkeligt, frivilligt og informeret.

Se Vejledningen omkring brug af elevsager i ESDH-systemet for viden om indhentning af samtykke i ESDH-systemet, kommer.

Hvem kan give samtykke?

Bopælsforælderen kan give samtykke til videregivelsen fra afgivende til modtagende skole.

Skal skolens vurdering om videregivelse af oplysninger dokumenteres?

Skolen skal skrive i et notat i skolens egen sag om eleven, at ”Skoleleder har vurderet, at undervisningen på den modtagende skole ikke kan gennemføres uden dokumentation, idet (begrundelse indsættes), og derfor er oplysninger videregivet til modtagende skole uden forældrenes samtykke”.

Hvordan kan en ESDH-sag videregives?

Se Vejledningen omkring brug af elevsager i ESDH-systemet for viden om indhentning af samtykke i ESDH-systemet, kommer.

Kan skolen videregive oplysninger til skoler uden for kommunen uden samtykke?

Kontakt Juridisk Enhed for vejledning

Juridisk Enhed v/Lise Bruun