Elevoplysninger ved skoleskift

Retningslinjer om videregivelse og indhentning af oplysninger ved skoleskift

Som udgangspunkt skal der ikke videregives oplysninger om en elev ved skoleskift fra afgivende til modtagende skole.

Videregivelse af nødvendige (dermed ikke alle) oplysninger (både mundtligt og skriftligt) om en elev kan ske til modtagende skole, hvis:

1. den afgivende skole vurderer, at undervisningen ikke kan gennemføres for eleven på den modtagende folkeskole i Silkeborg Kommune uden nødvendige oplysninger omkring elevens faglige eller trivselsmæssigt situation, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c for almindelige oplysninger eller artikel 9, stk. 2, litra b eller f for følsomme oplysninger. Husk at lave notat om din vurdering!
   
   eller
2. Forældrene ønsker, at oplysninger om eleven skal videregives til modtagende skole og giver samtykke hertil, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a for almindelige oplysninger eller og artikel 9, stk. 2, litra a for følsomme oplysninger. Afgivende skole må i så fald alene videregive de oplysninger, der er givet samtykke til at videregive.

Ad 1: Nødvendige oplysninger til modtagende skole uden samtykke

Som udgangspunkt er det kun nødvendige oplysninger i forhold til undervisningen, som videregives og dermed ikke alt om en elev.

Efter vurdering kan det fx være dele af:

• Notat- og journaliseringspligtige oplysninger fra ESDH-systemet

• Elevplanen fra Meebook

• Andre typer oplysninger i andre IT-systemer

• Oplysninger om en elev fra Aulas sikre filer (hverdagsnoter videregives som udgangspunkt ikke)

Oplysningerne samles i elevens sag i ESDH-systemet (opret fx særskilt mappe i sagen). Modtagende skole opretter en generel elevsag og giver adgang til afgivende skole. Afgivende skole flytter herefter indholdet af mappen til den generelle elevsag på modtagende skole.

Se afsnittet Om håndtering af elevsager i Procedure for skolernes brug af Acadre

Videregivelse uden samtykke skal dokumenteres

Hvis den afgivende skole vurderer, at undervisningen på den modtagende folkeskole i Silkeborg Kommune ikke kan gennemføres uden de nødvendige oplysninger om en elevs faglige eller trivselsmæssige situation, kan oplysninger om eleven videregives uden samtykke.

Skolen skal skrive i et notat i skolens egen sag om eleven, at ”Skoleleder har vurderet, at undervisningen på den modtagende skole ikke kan gennemføres uden dokumentation, idet (begrundelse indsættes), og derfor er oplysninger videregivet til modtagende skole uden forældrenes samtykke”.

Ad 2: Yderligere oplysninger til modtagende skole med samtykke

Hvis den afgivende skole gerne vil videregive oplysninger om eleven eller den modtagende skole vil indhente oplysninger, uden det er nødvendigt for, at undervisningen kan gennemføres, skal der indhentes samtykke fra forældrene. Forældrene kan også selv anmode om videregivelse af oplysninger. Se beskrivelsen af nødvendige oplysninger i foregående afsnit.

Videregivelse med samtykke, fra hvem og hvordan

Hvis forældrene beder afgivende skole om at videregive oplysninger til den modtagende skole, gælder forældrenes anmodning som samtykke og de oplysninger, der er omfattet af samtykket, kan fremsendes til modtagende skole. Forældrenes samtykke gemmes på sagen. Hvis samtykket er mundtligt, så gem en dateret journalnote. Husk, at kravene til et gyldigt samtykke er, at det er udtrykkeligt, frivilligt og informeret.

Bopælsforælderen kan give samtykke til videregivelsen fra afgivende til modtagende skole.

Videregivelsen til modtagende skole kan først finde sted, når der foreligger et gyldigt samtykke.

Se afsnittet Om håndtering af elevsager i Procedure for skolernes brug af Acadre

Et ønske om videregivelse af oplysninger kan opstå hos modtagende skole i løbet af elevens skolegang på skolen. I givet fald har den modtagende skole ansvaret for samtykke.

Kan skolen videregive oplysninger til skoler uden for kommunen uden samtykke?

Kontakt Juridisk Enhed for vejledning

Juridisk Enhed v/Lise Bruun