Administration og drift

Årshjul for tilbagevendende administrative opgaver på skolerne findes i Acadre (seneste udgave revideret august 2021, pdf)

Skærmdump af årshjulet, links er ikke aktive på illustrationen:

Hvis en borger mangler sit afgangsbevis, så er der veje til at finde det, afhængig af årstallet for udstedelse, se nedenfor.

Skoleafdelingen har ingen rekvireringsmuligheder, som skolen ikke selv har.

Afgangsbevis fra skoleåret 2008/09 eller nyere

Borgere kan selv hente afgangsbevis fra folkeskolen via Borger.dk. På dette link er Silkeborg Kommune valgt.

Dette kræver, at skolen har arkiveret afgangsbevis og bilag korrekt fra IST Tabulex TEA. Læs vejledningen på istdk.com

Hvis borgeren ikke kan finde sit bevis (2008/09 eller nyere) på borger.dk, så kan det skyldes manglende arkivering fra skolens side. Måske skolen stadig har en kopi af det fysiske bevis liggende. Hvis ikke, så kan skolen printe et prøvebevis fra TEA, hvis eleven er gået ud af skolen indenfor de sidste 5 år. Sæt arbejdsdatoen i TEA til 31/7-xx (det år hvor eleven er udmeldt). Herefter kan du finde eleven og udskrive beviset.

Se vejledning vedr. udskrivning af bevis på istdk.dk

Læs mere om udskrivning af afgangsbeviser under Elevadministration, boksen Karakterer og prøver

Afgangsbevis fra skoleåret 2007/08 eller ældre

Hvis der ønskes et bevis, som er ældre end 2008/09, henvises til Silkeborg Arkiv, telefon 8722 1924 (spørg efter Peter Monberg Mouritsen). Her opbevares de gamle papirudgaver af prøvebeviser. Der kan være tale om betaling for udlevering af en kopi af originalbeviset.

Afgangsbeviser som dokumentation for danskkundskaber

Der kan komme forespørgsler om dokumentation med stempel og underskrift på et afgangsbevis, for eksempel i forbindelse med ansøgning om statsborgerskab. Skoleafdelingen v/Sekretariatet har efter henvendelse fået dette svar:

"Udlændinge- og Integrationsministeriet kan oplyse, at ministeriet som udgangspunkt anser beviser hentet fra den digitale løsning som tilstrækkelig dokumentation for dansk-kundskaber. Udlændinge- og Integrationsministeriet bemærker, at ministeriet er opmærksom på, at der tidligere kan have været en anden praksis i ministeriet."

Svaret fra Udlændinge- og Integrationsministeriet kan hentes i Acadre 24/17132 og udleveres efter behov.

Hvis skolen vil hjælpe med at finde afgangsbevis

IST Elevadministration følger GDPR-lovgivningen, og derfor slettes alle afgangsbeviser fra systemet efter 5 år. Det er i stedet muligt at finde gamle afgangsbeviser på Tabulex.net.

Se vejledning til at finde afgangsbevis på istdk.com

20/35156

Afgangsprøver generelt, se Administration og drift > Elevadministration under Karakterer og prøver

Henvendelse fra tidligere elever om bortkommet afgangsbevis, se ovenfor under Afgangsbeviser

Folkeskolens prøver og formalia, prøveaftale, sidste skoledag mv., se under Afrapportering, analyser og tests

Adgange

Alle brugervejledninger og info om AULA kan findes på https://aulainfo.dk

Her kan der også ses driftsstatus, hvis der generelt er problemer med AULA, indhold af evt. kommende releases samt en prioriteringsliste med udviklingsønsker til systemet.

Vær opmærksom på, hvilke rettigheder der gives i AULA til forskellige typer af brugere (medarbejdere, forældre, elever, konsulenter m.fl).

Support vedr. AULA på skoleområdet i Silkeborg Kommune fås via Steen Demuth.

AULA-administration

Herfra styres widgets (hvad de enkelte brugergrupper kan se på deres dashboard), brugerrettigheder kan tildeles og fjernes, der kan fremsøges og oprettes AULA-grupper, lægges fælles filer ind, oprettes samtykker, oprettes ressourcer (lokaler og IT-udstyr som skal kunne bookes), opsættes infotavler mv.

Du skal være oprettet som Institutionsadministrator for at have rettighed til administrations-delen.

Gruppetyper i AULA

• Team: laves og opdateres i IST Elevadministration (TEA). Ændringer, der laves i TEA-grupper, opdateres over til AULA natten over (senest 48 timer efter)
• AULA: laves og opdateres i AULA
• Hovedgruppe: hentes fra TEA og administreres via TEA. Kan ikke ændres i AULA.

Komme/gå (SFO) 

Nyansatte SFO- eller pædagogisk personale, som skal bruge adgang til AULA’s SFO-grupper i komme/gå, skal oprettes som brugere i Tabulex SFO, http://personale.sfoweb.dk/

Husk også at tildele dem brugerrettigheder i Aula til at kunne benytte komme/gå.

Lokale dokumenter om Aula

Se Silkeborg Kommunes vejledninger om brugen af Aula i Google Fællesdrev

I alt mere end 20 vejledninger om alt fra gruppeoprettelse over sikre filer og kommunal IDP til widgets.

Dokumenter vedr. bosteder og plejefamilier

• Mail om praksis vedr. samtykker og fortrolighed (link til 24/17132)
• Samtykkeerklæring til plejeforældre og pædagogisk personale ved opholdssteder (word, link til 24/17132)
• Fortrolighedserklæring, bosted-skole (word, link til 24/17132)

Lokale retningslinjer for adfærd i Aula

• Retningslinjer, når du sender sikre filer/beskeder til forkert modtager, på Google Fællesdrev
• Retningslinjer for anmeldelser i Aula (stødende opslag), på Google Fællesdrev
• Retningslinjer vedr. retten til at blive glemt/slettet fra Aula, på Google Fællesdrev
• Bilag 3 Undervisningens ordning, almenområdet, underbilaget IT - GDPR, BYOD, Chromebooks og Google Workspace. Find boksen GDPR og databeskyttelse

Skolebuskort

Læs kriterierne for at få et gratis skolebuskort på Silkeborg Kommunes hjemmeside

Information til forældrene

Svar på forældrespørgsmål om afstandskriterier, tidsfrist og link til den selvbetjeningsløsning, som skal bruges, findes på hjemmesiden.

Hvis skolen har mange elever, der har ret til gratis skolebuskort, så lav eventuelt en direkte henvendelse til forældrene i Aula omkring deadline for ansøgning.

På skolens hjemmeside under Praktisk skal der være et punkt "Skoleveje og buskort" med link direkte til Silkeborg Kommunes hjemmeside.

Særlig information til skolen vedr. Skolekort på Rejsekort

• På følgebrevet, som sendes med ”Skolekort på Rejsekort” hjem til barnets bopælsadresse, står der, at man skal henvende sig til skolen ved tvivlsspørgsmål.
• Skolen kan forventeligt svare på 99% af spørgsmålene, hvis den udsendte information er læst (se link ovenfor)
• Hvis skolen ikke kan svare, henvis så forældrene til den centrale hjemmeside, gerne ved at fortælle, at der er link fra skolens egen hjemmeside under Praktisk > Skoleveje og buskort.
• Kun i yderste nødstilfælde henvises forældrene til at kontakte Skoleafdelingen.

Er der søgt buskort? Tjek i TEA

Skolens administration kan ved forespørgsel se under Befordring/Mælk (fane) på den enkelte elev i IST Elevadministration (TEA). Hvis der er søgt buskort, står der oplysninger om Afstand og Befordringskode samt nederst en dato for Tildeling af buskort. Tjek og undgå dobbelte bestillinger!

Mistet buskort (erstatningsbuskort)

Tekst om mistet buskort (erstatningsbuskort) står i boksene nederst på hjemmesiden. Desuden er der et link til vejledning til bestilling af erstatningsbuskort på både dansk og engelsk under "Hvad gør jeg, hvis mit barn har mistet sit buskort".

Visitation til kørsel til inklusionscenter/specialklasse - enten buskort eller specialkørsel

Elever i inklusionscenter/specialskole eller specialklasse bliver visiteret til kørsel efter samme kriterier som andre børn. Afstandskriterier, farlig skolevej samt elevens vanskeligheder indgår i vurderingen.

Læs om Befordring af elever i special- og modtagelsesklasser, bevilling og genbevilling, inkl. arbejdsgang og ansøgningsskema.

Der er pr. 1. august 2023 indført et nyt serviceniveau for befordring til og fra special- og modtagelsesklasser. Læs om serviceniveau mv.

Visitation til kørsel foregår i et samarbejde mellem Skoleafdelingen og skolen, og forældrene skal ikke ansøge om kørsel.

Skolen giver inden sommerferien besked til hjemmet, om der kan bevilges kørsel med specialtransport, eller om der kan bevilges et almindeligt skolebuskort.

Kørsel til to adresser, læs mere om reglerne og mulighederne på silkeborg.dk.

Ved bevilget specialkørsel giver vognmanden besked om afhentningstidspunkter og afleveringstidspunkter i slutningen af sommerferien.

Ved bevilget buskort ansøger forældrene om Skolekort på Rejsekort på selvbetjeningsløsningen.

Kontakt vedr. kørsel til specialbørn er Kørselskontoret.

Befordring mellem hjem og skole på anden vis

Forældre kan få kørselsgodtgørelse for at køre sit kørselsberettigede barn selv

Forældrene skal oplyses om muligheden for at vælge at køre sit befordringsberettigede barn selv, mod at få udbetalt kørselsgodtgørelse for den korteste rute mellem hjem og skole. Taksten er statens lave sats for befordring. Ifølge Folkeskolelovens § 26 kan der kun bevilges godtgørelse for den kørsel, hvor barnet er i bilen.

Muligheden gælder for forældre til ALLE elever, der er berettiget til buskort og specialbefordring jf. betingelserne, som står på hjemmesiden.

Sygebefordring

Ansøgning om sygebefordring/sygetransport sker via en selvbetjeningsløsning på Silkeborg Kommunes hjemmeside.

Ansvarlig i Sekretariatet fremgår af listen over medarbejdere og deres arbejdsopgaver.

Befordring til skolearrangementer

Læs om transporttilskud, bestilling af lejlighedsvise busture samt kørsel med Midttrafik på skoleudvikling.silkeborg.dk.

Se beredskabsplaner for Skoleafdelingen med en lang række indsatsplaner på beredskabsplan.silkeborg.dk

• Aktivering af krisestaben
• Alvorlig ulykke eller dødsfald i skoletiden
• Arbejdsnedlæggelse
• Brand
• Drikkevandsforurening
• Dødsfald uden for skoletiden
• Farligt vejr
• Forsyningssvigt el, vand eller varme
• I barnets tarv
• Kemisk udslip
• Krise og psykisk førstehjælp til børn
• PLOV
• Radikalisering
• Risiko for smitte med alvorlig sygdom

På samme side findes action cards vedr. Førstehjælp; Brand; Evakuering; Bombetrussel; Overfald; Trusler; Mistænkelig post; Krisehjælp

Skolen skal selv udarbejde disse indsatsplaner og action cards, find skabeloner mv. i Acadre, 24/17132:

• Action Card for kommunikation
• Lokal indsatsplan for evakuering
• Lokal indsatsplan for nødpasning
• Lokal indsatsplan for PLOV
• Sorghandleplan

Beredskabsplanerne skal lægges på skolens hjemmeside under ”Vores skole” som pkt. 4 ”Beredskabsplaner”.

Læs mere om skolens administrative opgaver i forbindelse med elevfravær, indmeldelse/udmeldelse (og indskrivning til 0. klasse), IST Elevadministration (TEA), karakterer og prøver samt årsrul

Førstehjælp

Skolerne kan selv vælge at prioritere og arrangere førstehjælpskurser. Førstehjælpskurserne kan afholdes af Cardiocare eller andre udbydere. Cardiocares seneste prislister er at finde via nedenstående link.

Læs mere om førstehjælpskurser i skoleområdets kompetenceplan på skoleudvikling.silkeborg.dk.

Førstehjælpskasse

Førstehjælpskasser og genopfyldningsmateriale bestilles på siko.

Det bestilte skal efterfølgende afhentes ved Brand og Redning, Kejlstrupvej 99C, 8600 Silkeborg

Hjertestarter

På alle skoler er der i 2018 installeret hjertestartere. Skoleafdelingen indgik i 2018 en 5-årig servicekontrakt med Cardiocare. Herefter skal skolerne selv betale for service/tjek/batteri mv..

Læs mere om aftalen med Cardiocare på Google Fællesdrev (anvend Silkeskole-login).

Alt om kommunens forsikringer, skader og ulykker, sikringstiltag, videoovervågning samt risikostyring kan læses på siko.silkeborg.dk

Kontakt Forsikringsteamet i tilfælde af at elev udøver skade på skolens ejendom eller andre forsikringssager, skader, indbrud eller at der skal tegnes rejseforsikring til skolerejser

Læs bilag 3 Undervisningens ordning, almenområdet, underbilaget IT - GDPR, BYOD, Chromebooks og Google Workspace, boksen Bring Your Own Device (BYOD) inkl. forsikring

Læs bilag 3 Undervisningens ordning, almenområdet, underbilaget IT - GDPR, BYOD, Chromebooks og Google Workspace, boksen Chromebooks inkl. forsikring

Se den senest opdaterede liste over skoleledelser og administrationer for skoleåret 2024/25 i Google Fællesdrev (anvend Silkeskole-login)

På det aktuelle nyhedsbrev findes linket desuden i feltet Personalenyt.

HUSK altid at give besked om nyansættelser eller ændringer i ledelsens sammensætning til Helle Præsius Busk

Hygiejneorganisationen er re-etableret i efteråret 2021, i forlængelse af Corona-pandemien i 2020 og 2021.

Hver skole har udpeget en kontaktperson, der er tilknyttet arbejdsmiljøgruppen. Kontaktpersonen får materiale tilsendt direkte fra...

• Hygiejnekoordinator for skoleområdet: Helle Præsius Busk, Sekretariatet.

Materiale vedr. hygiejne, f.eks. vedr. kampagnen Ren Rutine, placeres i Google Fællesdrev (anvend Silkeskole-login).

Hygiejnemæssigt er det fortsat en anbefaling, at der er "Håndsprit ved alle indgangsdøre". Da retningslinjerne gælder for de ansatte, så forventes anbefalingen ikke fulgt slavisk på skolerne. Dvs. at håndsprit skal være ved indgangsdøre til personalerum. Det tilstræbes, at eleverne vasker hænder.

Læs mere om hygiejne på sst.dk, her specifikt et link vedr. smitsomme sygdomme - men søg på siden!

Influenzavaccination

Der er ikke afsat fælles midler til vaccination mod influenza til medarbejdere i hverken koncernen Silkeborg Kommune eller Skoleafdelingen. Det er derfor op til den enkelte skoleleder at vurdere, hvorvidt vaccination kan tilbydes (og betales) i egen organisation.

Sundhed og Omsorg formidler mulighed for at indgå firmaaftaler om vaccination til Silkeborg Kommunes afdelinger i løbet af september måned.

Læs om Sundhedsstyrelsens anbefalinger vedr. vaccination på sst.dk.

Alle indkøb foretages ud fra indgåede indkøbsaftaler i Tellis.

Der findes tre former for indkøbsaftaler:

• Obligatorisk. Disse aftaler skal benyttes på det pågældende aftaleområde.
• Delt obligatorisk. Der er flere leverandører på dette aftaleområde at vælge imellem.
• Frivillig. Det er frivilligt, om man benytter denne aftale.

Læs mere om indkøbsaftaler i siko

Læs mere om Tellis og find vejledninger i siko

På siko findes en række råd, vejledninger og værktøjer, der kan hjælpe med at optimere kommunikationen..

Læs om Lejrskoleordning, Lejrskoler generelt (Arbejdstid og lejrskoler, Forældrebetaling, Rejse- og sygeforsikring vedr. lejrskoler/rejser udenlands) og Silkeborglejren Ahl Hage (Repræsentantskab, Materialer vedr. Ahl Hages feriekolonier, lejrskoler og repræsentantskabsmøder, Transport til/fra Silkeborglejren Ahl Hage)

Alle punkter er beskrevet i boksen "Lejrskoler og Ahl Hage" under Pædagogik og drift

Læs om lokaleudlån i punkt Ejendomme, byggeri og fysiske læringsmiljøer, boksen Lokaleudlån af skolelokaler

KL sendte d. 16. maj en mail med brev og bilag med information om realisering af aftalen om folkeskolens kvalitetsprogram.

KL afventer lovforslag fra Børne- og Undervisningsministeriet, der beskriver de 33 initiativer i aftalen om Folkeskolens Kvalitetsprogram mere detaljeret end aftaleteksten. Allerede nu vil vi præcisere, at de lempede bindinger i fælles mål, der gælder for skoleåret 2024/25, først gælder fra 1. januar 2025, altså kun den sidste halvdel af skoleåret 2024/25.

Vedrørende valgfag vil lovteksten præcisere aftaleteksten. Her vil det fremgå tydeligere, at der skal indføres et praktisk/musisk valgfag i 8. og 9. klasse, som skal supplere det eksisterende praktiske/musiske valgfag i 7. og 8. klasse. De praktisk/musiske valgfag er håndværk og design, billedkunst, musik og madkundskab.

Skolerne skal fortsat tilbyde alle elever i 7. og 8. klasse det praktiske/musiske valgfag håndværk og design. Derudover kan skolerne vælge at tilbyde et eller flere af de praktiske/musiske valgfag billedkunst, musik og madkundskab. Fra skoleåret 2027/28 kan skolerne også tilbyde teknologiforståelse som valgfag til eleverne i 7. og 8. klasse eller 8. og 9. klasse.

Valgfaget i 8. og 9. klasse skal være et andet praktisk/musisk valgfag end det valgfag, eleverne har gennemført i 7. og 8. klasse. Det vil sige, at eleverne ikke må vælge det samme valgfag i både 7. og 8. og 8. og 9. klasse.

Folkeskolerne skal desuden indføre et lokalt valgfag i et omfang svarende til 120 timer i enten 7. og 8. klasse eller 8. og 9. klasse, hvor 60 af timerne tages fra det eksisterende valgfag i 9. klasse.

Hidtidige forsøg med mulighed for undervisning i kommunale valgfag uden for almindelig undervisningstid (almindelig undervisningstid er ca. kl. 8-16), herunder i et samarbejde med ungdomsskoler og erhvervsskoler, permanentgøres og kan fortsætte.

Se hvornår de 33 initiativer træder i kraft, hvilke initiativer der giver frihed, samt hvem der forventes at handle på initiativerne (pdf)

Tabellen her viser de initiativer, hvor der er foretaget justeringer/præciseringer:

 Jf. udsendt mail fra KL den 24. maj 2024

Procedure for mødebooking i PPL/Sekretariat (pdf, senest revideret 28. oktober 2024)

Proceduren er anvendelig for andre på skoleområdet, som har behov for at booke et mødelokale på Rådhuset eller på Medborgerhuset. Den indeholder følgende afsnit:

• Mødeplanlægning for skoleområdets ledelser
• Brug af Outlook-kalenderen ”Skoleområdet (F0390)”
• Booking af lokaler på Rådhuset (gratis) eller Medborgerhuset (betaling)
• Forplejning på Rådhuset eller Medborgerhuset
• Tilmelding til møder, specialkurser mv. (Outlook-tilmelding og Google Analyse-tilmelding)
• Dagsordener og referater gemmes i ESDH-systemet

Læs mere om Nyhedsbreve fra Skoleafdelingen til skoleledelserne og skolernes administration, herunder formidling og udgivelsesplan.

Opslagstavlen til medarbejdere udsendes, i lighed med nyhedsbrevet, mandag i ulige uger. 

Opslagstavlen indeholder generelle kommunale eller undervisningsmæssige input til medarbejderne. Ledelsesinformation kommer fra egen skoleledelse på egen skoles Aula.

Opslagstavle-opslaget på Aula med link til pdf-filen kan ses af samtlige medarbejdere på skoleområdet på deres personlige forside. Hvis der er bilag til Opslagstavlen, lægges de på Silkeskoles Fællesdrev (bag Silkeskole-login), og der linkes til dem dér.

Mappen 03_Nyheder i Google Fællesdrev, hvor der er en mappe pr. halvår (anvend Silkeskole-login)

PPL's forskellige teams og Sekretariatet formidler information om undervisningsrettede tiltag, undersøgelser mv. via opslagstavlen, ligesom den også indeholder en række faste opslag om korte kurser, IT og digitalisering, Skolevæsenets grundfortælling, visitation, fravær og hygiejne.

Skoleledelserne m.fl. får opslagstavlen tilsendt som sidste side i Nyhedsbrev fra Skoleafdelingen. Redaktør er Helle Præsius Busk, Sekretariatet.

På siko kan du læse om Silkeborg Kommunes fælles projektmodel.

Silkeborg Kommune har én fælles model for projektarbejde, som skal anvendes i hele organisationen, når en opgave lever op til definitionen på et projekt (se håndbogen side 7). Nedenfor kan du finde alle dokumenter og værktøjer relateret til projektmodellen.

Projekthåndbogen er det centrale dokument som definerer arbejdet med projekter i Silkeborg Kommune herunder organisering, faser, begreber, roller og ansvar samt hvilke værktøjer der skal anvendes ved projektarbejde og hvilke der er valgfrie.

Læs mere på siko om dialogbaseret rengøring i Silkeborg Kommunes bygninger

Se under SFO, klub og fritidsundervisning og find de aktuelle bokse

Se under Personaleadministration og ledelse

Afhængigt af karakter af modtagelsen i udlandet findes et antal andre mindre gavemuligheder.

Der er ikke bøger på engelsk om Silkeborg, men enkelte muligheder på dansk.

Kontakt Henna Bøgedal, Borgmesterkontoret