Elevadministration
Skolens administrative opgaver i forbindelse med elevfravær, indmeldelse/udmeldelse (og indskrivning til 0. klasse), IST Elevadministration (TEA), karakterer og prøver samt årsrul
Indhold - korte beskrivelser og/eller links vedr. elevadministration (under administration og drift)
IST Elevadministration TEA Fravær/Tabulex.net – Vejledning/opsætning ”inde i systemet”. Der er mulighed for at tilkøbe et modul, så forældre kan se og indberette fravær, samt et SMS-modul.
Det centrale ansvar for opgaven med elevers fravær er placeret hos PPL, Team Læring og Udvikling v/teamleder Gaby Møller Olesen.
Find diverse vejledninger på istdk.com, søgeord Fravær
Husk, at der hvert år i perioden omkring sommerferien skal indberettes elevfravær til Styrelsen for IT og Læring (STIL) via et statistik-modul. Det er vigtigt, at skolens fraværsregistrering altid er ajour.
Pjece vedr. forældremyndighed og skolers orienteringspligt til forældre. En vejledning til skoler i Danmark om forældres ret til orientering om barnet, når forælderen ikke har del i forældremyndigheden:
Se Social-, Børne- og Integrationsministeriets udgivelse (2014) om skolers orienteringspligt
Adgang til en elevs data for pleje- og papforældre, læs nedenfor i boksen IST Elevadministration (TEA)
Se på Forældresamarbejde og skolebestyrelse i boksen Forældreansvar. Her er et notat fra Jurateamet med baggrund og svar på hyppigt stillede spørgsmål, FAQ, vedr. emnerne Fælles forældremyndighed; Digital post til forældrene fra offentlige myndigheder; ”Tvunget” samarbejde/fælles beslutninger; Konflikter i samarbejdet; Bonusforældre; Orienteringsretten.
Indmeld og udmeld i skoleårets løb
Indmeldelser og udmeldelser i løbet af skoleåret behandles via elevinduet (F9) i IST Elevadministration (TEA).
- Du skal stå i den aktuelle klasse.
- Ved udmeldelse skal du markere den elev, der skal udmeldes. Du kan tilpasse udmeldelsesdato og evt. hvilken skole, eleven udmeldes til.
Oprettelse af elevsager i ESDH-systemet Acadre
Der oprettes en generel elevsag til indskrivningsblanket mv. ud fra autoprofilen SKO Elevsag generel.
Se Procedure for skolernes brug af Acadre
Hvis en elev får afslag på at blive optaget på skolen, skal der også oprettes en generel elevsag, hvor afslagsbrevet skal arkiveres.
Oplysningspligtsbrev om databeskyttelse til forældre
Læs venligst alle reglerne om oplysningspligtsbrevet under GDPR og IT-sikkerhed
Videregivelse af oplysninger mellem skoler ved elevers skoleskifte
Materialer fra Acadre, sag 24/17132:
- Retningslinjer om elevoplysninger ved skoleskift samt om håndtering af elevsager
- Forældresamtykke om indhentning af elevoplysninger ved indskrivning
Skolen kan have udarbejdet sin egen indskrivningsblanket til brug ved nye elever (i andet end 0. årgang).
Indskrivning til kommende 0. klasse
Indskrivningen åbner i december.
Der skal sendes indskrivningsbrev via IST Elevadministration (TEA) til elever bosiddende i skoledistriktet.
Der kommer besked ud fra Skoleafdelingen, materialet vedr. 2025/26 ligger i Acadresag 24/30537
Elektronisk indskrivning
Indskrivningen foregår virtuelt via et link, der lægges på Silkeborg Kommunes hjemmeside.
I forbindelse med at forældrene skriver deres barn ind i kommende 0. klasse, modtager de en mail med kvitteringen for indskrivningen.
Hvis forældrene fortryder indskrivningen og kontakter skolen, så send mail til Skoleafdelingen v/Stinna Bøgelund, som fjerner barnet fra den kommende 0. klasse.
I kan finde en demo af vores elektroniske indskrivning på tabulex.net
Den elektroniske indskrivning ajourføres hvert år i oktober/november (inden indskrivningen officielt åbner).
På TEA’s hjemmeside kan en fin manual til webindskrivningen fremsøges.
Vær opmærksom på, at nogle af opgaverne i manualen varetages centralt fra Skoleafdelingens side.
Opret elevsager i Acadre på samme måde som beskrevet under "Indmeld og udmeld i årets løb" > "Oprettelse af elevsager i ESDH-systemet Acadre". Hvis der gives afslag i forbindelse med indskrivning til 0. klasse, må skolen gerne oprette en emnesag og placere afslagene samlet.
Elever, der ikke er bosiddende i skoledistriktet
Vær opmærksom på elever, der ikke er bosiddende i distriktet men ansøger om skoleindskrivning. Nedenstående dokumenter findes i Acadre sag 24/17132
- Arbejdsgangsbeskrivelse ved modtagelse af ansøgning om optag (pdf)
- Spørgsmål og svar vedr. ansøgning om optag (pdf)
- Kvittering på modtagelse af ansøgning om optag (word)
- Godkendelse af optag på anden skole (word)
- Afslag på optag på anden skole (word)
Læs mere om reglerne i Silkeborg Kommune i bilag 2 Skolestruktur, underbilaget Optagelse af elever.
Eventuel overførsel til AULA inden skolestart
Hvis man ønsker, at den kommende 0. klasse skal overføres til AULA før skolestart, må der i IST Elevadministration (TEA) ikke sættes et flueben i ’Overfør ikke til UNI Login’ under fanen Klasser (F12)
Udmeldelse
Jf. øverst om handlingerne i IST Elevadministration (TEA).
Arkivering af elevsager
Generelt gælder det, at for elevsager skabt i perioden frem til 2006 bevares alle sager for cpr 01xxxx . Øvrige elevsager kan kasseres, når der ikke længere er brug for dem administrativt, dvs. når der ikke længere kan være et dokumentationskrav fra skolens/kommunens side.
Dette forudsætter, at de fleste ting er behandlet elektronisk i IST Elevadministration (TEA), så de få sager, der er skabt på papir efter 2006, har meget lille betydning.
Support: Stinna Bøgelund, tlf. 8970 1904
Trin-for-trin-vejledning findes på IST Elevadministration (TEA), søg på portalen
Grundlæggende opbygning
- Klasse = stamklasse
- Hold = relevant på udskolingsklasser også ift. valgfag, samt når der senere skal oprettes prøver
- Der kan arbejdes i forskellige skoleår
- System -> vælg arbejdsdato (alt+A)
Oprettelse af brugere
Lokal politik for oprettelse af brugere (Google Fællesdrev, anvend Silkeskole-login)
Adgang til pleje- og papforældre
Ved pleje- og papforældre, der skal have adgang til en elevs data: der skal gives manuel adgang i programmet ved at klikke på relationen, og der vælges, om det er fuld eller begrænset adgang. Opholdssteder skal være officielt tilknyttet.
Bemærkningsfeltet på stamkortet
Noter altid din skole, dato og initialer, når du har lavet en bemærkning. Det er vigtigt for alle, der arbejder i TEA, at vi kan se om bemærkningen er relevant eller forældet, og hvem man skal kontakte, hvis man har spørgsmål til bemærkningen.
Indskrivning/udskrivning
Skriv altid start- og slutdato for det fulde skoleår. Selvom eleverne starter i skolen den 09.08.20??, så angives startdatoen som den 01.08.20?? (det er irrelevant, om datoen er i en weekend).
Ligeledes angives slutdatoen som den 31.07.20??, selvom sidste skoledag ligger lidt tidligere.
Hvis ikke datoerne følger skoleåret, kan de give forkerte data i forbindelse med udtræk til statistikker.
Hvis en elev ikke fuldfører hele skoleåret, så er det selvfølgelig den faktiske afslutningsdato, som noteres under udmeldelse, ligesom det er den faktiske startdato som bruges, hvis eleven starter i løbet af skoleåret.
Integration af kontaktoplysninger mellem Aula og IST Elevadministration
Overførsel af kommende 0. klasser til Silkeskole-login uden opdatering af Aula
Se vejledning fra IST Elevadministration (TEA), søg på portalen
Her skal der sættes flueben ved etablering/oprettelse af 0. klasse/klasser. Det er vigtigt fluebenet sættes med det samme ved oprettelse af 0. klasser, ellers overføres til Unilogin og dermed Aula om natten, og så er der i *0. klasse i Aula.
Hvis man ikke fik sat flueben fra start, så prøv efterfølgende at sætte det og se, om det så forsvinder fra Aula dagen efter.
Når klasserne ønskes overført til Aula, så fjernes fluebenet. Dagen efter er klassen i Aula med *0. klasse indtil oprulning i sommerferien, hvor de bliver til 0. klasse.
Andre eksisterende klasser, som fremskrives, kommer ikke til Aula, før TEA i sommerferien laver oprulning til nye klasser!
Særlige undervisningstiltag
Der skal oprettes særlige undervisningstiltag på elever, dvs. specialundervisning, dansk som 2. sprogtiltag og modtagerklasser.
Se vejledning fra IST Elevadministration (TEA), søg på portalen
Valg til skolebestyrelse
Word-fletning
Se vejledning fra IST Elevadministration (TEA), søg på portalen
Karaktergivning
Der skal afgives standpunktskarakterer to gange årligt.
Du kan i TEA bestemme, hvilke standpunktskarakterer lærerne skal have adgang til at indberette via web: System -> indstillinger -> Karakterer
Se vejledning fra IST Elevadministration (TEA), søgeord "Prøver"
- Standpunktskaraktererne kan udgives online, så forældrene kan kvittere for at de har set deres barns karakterer (kun forældremyndighedsindehavere), søg en vejledning.
- Både standpunktskarakterer og prøvekarakterer skal indberettes til optagelse.dk. Det sker via IST Elevadministration (TEA): Skole-> Indberetninger. Søg en vejledning.
Gå på optagelse.dk dagen efter og lav overførsel/opdatering af karaktererne.
Vær opmærksom på, at overførslen sker om natten, ift. lærernes frister for indberetning af standpunktskaraktererne.
Folkeskolens prøver generelt
Oprettelse af prøver i IST Elevadministration (TEA)
Find en prøveguide på IST Elevadministration (TEA), søgeord "Prøver"
Tilmelding til folkeskolens prøver
I februar tilmeldes de skriftlige prøver på www.testogprøver.dk
Til de digitale prøver kan der hentes/ses skriftlige karakterer i www.testogprøver.dk under menuen ’Digitale prøver – resultater’
Udskrivning og arkivering af beviser
Se vejledninger fra IST Elevadministration (TEA), søgeord "Prøver"
Markér den eller de elever, eventuelt en hel klasse, der skal have udskrevet et bevis.
IST Elevadministration (TEA) finder selv ud af, hvilke elever der har bestået, og hvilke elever der ikke har.
Det er to forskellige typer beviser, der skal udskrives.
Ved henvendelse om bortkomne beviser
Læs mere om afgangsbeviser under Administration og drift, boksen Afgangsbeviser
Se det flowchart, der beskriver overgangen fra børnehave til skole, version 2023 (pdf-fil).
Proceduren fra dagtilbud/børnehave
- Forældrene udfylder et samtykke på papir i børnehaven
- Herefter registrerer børnehaven samtykket i Hjernen & Hjertet
- Nu kan skolerne se oplysninger på de børn, hvor der er samtykke, i Hjernen & Hjertet
- Data i Hjernen & Hjertet synkroniseres mellem børnehave og skole den 15. maj og den 1. august
- 15. maj – for at skolerne kan få info til klassedannelse
- 1. august for at skolerne kan få oplysninger om det arbejde, der er foregået siden den 15. maj.
Proceduren på skolen
For at skolen kan se børneprofiler mv. i Hjernen & Hjertet er to faktorer nødvendige:
- At I har oprettet de nye 0.klasser i EasyIQ LetLogin (stjerneklasser)
- At forældrene har givet samtykke til, at I må se børneprofilerne. Hvis forældrene ikke har givet samtykke, bliver materialet IKKE overført.
Børnehaveklasseleder m.fl. kan få overblik over samtykker således:
- Åbn klassens side og klik på feltet "Overgangsmaterialer"
- Her ses en liste over børnene med en kolonne med samtykkestatus, om der er en overgangsbeskrivelse, og med børneprofiler til download
Se et skærmdump fra Hjernen&Hjertet til skærmbilledet Hent børneprofiler (pdf)
Se eventuelt Hjernen&Hjertet-vejledningen "Generel introduktion- og systemvejledning" (kan trækkes under ”Hjælp-fanen”, pdf, fra 2021). I vejledningen side 19 nederst 4.1.9, fremgår det, hvordan børnenes vurderinger og Børneprofil bliver synlig for skolen.
Se eventuelt Hjernen&Hjertet-vejledningen "Fokuspunkter, noter og overgangsbeskrivelser" (pdf, fra 2022). Vejledningens punkt 3.1.3 "Hent børneprofiler fra dagtilbud", side 22, er ekstra vigtig.
Se eventuelt Hjernen&Hjertet Skole_Introduktionsvejledning på 27 sider (pdf fra_2019)
Teknisk support
Hvis I har tekniske problemer, er det supporten i Rambøll H&H, der kan hjælpe jer videre.
Teknisk support hos Rambøll, åben alle hverdage kl. 8.30-16.00:
- Telefon +45 51617943
- Mail: email@rambollsprog.dk
- Mail: email@hjernenhjertet.dk
På baggrund af en arbejdsgruppes arbejde med rammerne udmøntes et konkret koncept, første gang i foråret 2022.
Dokumenter fra processen og de første år findes i Acadre sag 21/911, spørg eventuelt konsulenterne i Sekretariatet.
Den senest afholdte Sidste skoledag
Hver skole booker selv den fotograf, man ønsker skal forestå fotograferingen, som regel 1 gang pr. skoleår.
Efterspørger fotografen skolens kode til upload af billederne i IST Elevadministration (TEA), kan den findes via System -> Indstillinger -> Fotograf (fane)
Der skal IKKE længere indgås databehandleraftale med fotografen!
I må gerne lade en professionel fotograf tage klasse- og portrætbilleder af eleverne og evt. også medarbejderne med henblik på, at fotografen kan sælge billederne til forældrene og medarbejderne (inkl. skolen). Fotografen vil være ansvarlig for brugen af billederne til dette formål. I må gerne efterfølgende – og uden samtykke fra forældrene og medarbejderne – hænge den professionelle fotografs klassebilleder op på gangene eller i klassen eller benytte billedet af barnet som profilbillede på et lukket intranet.
Se Datatilsynets tjekliste til skoler om brug af billeder og video, fra januar 2023
Eftersom forældrene forud for den professionelle fotografs besøg vil blive oplyst om, at fotografen kommer og tager billeder, og forældrene dermed har haft mulighed for at frabede sig, at der bliver taget billeder af deres børn, vil fotografen ikke skulle indhente et samtykke fra forældrene, da det normalt vil være nødvendigt for fotografen at behandle billederne i forbindelse med købet for at opfylde en kontrakt eller forfølge en berettiget interesse (GDPR artikel 6, stk. 1, litra b eller f) – som går forud for børnenes og forældrenes interesse. Det vil sige, at fotografen behandler billederne på et andet grundlag end samtykke fra forældrene.
SMS-modulet må ikke anvendes, idet man ikke kan være sikker på, om en sms går til korrekt mobilnummer. Silkeborg Kommune har medio 2021 fået "Skarp kritik" fra Datatilsynet, fordi en sms om fravær var havnet hos en forkert person.
Det er skolens ansvar, at der ikke sendes SMS til uvedkommende. Dermed skal skolen sikre, at de telefonnumre, der er i TEA, er korrekte. Disse vedligeholdes via forældres/elevers indberetning i TEA. Skolen skal således sikre, at brugerne opdaterer numre ved skift. Dvs. anvendelse af SMS-modulet udgør en risiko.
Vejledning til frakobling
Under menuen "Hel- og halvdagsfravær" find "SMS oversigt"
Under opsætning, Sms, findes feltet Sms tillad. Her fjernes fluebenet.
Du skal fremskrive TEA en gang om året. Typisk er det i maj/juni måned.
Se vejledning til fremskrivning på istdk.com
Fremskrivning af IST Tjenestetid (Trio) sker i marts. Information med aktuel vejledning sendes ud fra Henrik Lundbeck Nielsen.
