IT og digitalisering
Mere om Aula, IT-udstyr, BYOD, digitale læremidler, Google Workspace, Meebook, skolernes hjemmesider og diverse IT-vejledninger. Husk: Brug søgefeltet øverst til højre, hvis du ikke finder det, du leder efter!
Indhold - korte beskrivelser og/eller links vedr. IT og digitalisering
Forældre uden markering af forældremyndighed i IST Elevadministration
Fjernelse af adgang til Aula kræver ikke dokumentation, dvs. at forældremyndighedsindehaveren kan bede om ikke at få overført den anden forælder fra IST Elevadministration til Aula. Fjernelse kan ske via IST Elevadministration eller ved låsning i Aula.
Skolens kommunikation via Aula til forældre/elever
Skolerne får henvendelser fra forskellige lokale foreninger om kommunikation til hjemmene via Aula, nogle gange i form af ønske om opslag og andre gange i form af ønske om klasselister.
Da der er stor forskel på de enkelte skoler og deres praksis/ønsker vedr. formidling, så kan den enkelte skolebestyrelse lave nogle retningslinjer for kommunikationen på Aula, som passer til skolens forhold.
I forhold til udsendelse af lister, læs under GDPR og IT-sikkerhed, boksene om "Klasseliste..."
Det fremgår af teksten om bibliotekslister og konfirmationsforberedelse at: "...der er hjemmel i GDPR art. 6, stk. 1, litra e, da videregivelsen sker i samfundets interesse og på baggrund af skolernes myndighedsudøvelse". Derfor kommer foreninger normalt ikke i spil til at få en klasseliste.
Skoleafdelingens kommunikation via Aula til forældre/elever, nogle gange via skolens Aula-ansvarlige
Normal praksis i forhold til centralt indsendte tilbud til skolerne er, at der sættes et opslag på nyhedsbrev og opslagstavle.
Nogle gange sendes desuden et forslag til opslag med bilag/links pr. mail til skolernes Aula-ansvarlige, f.eks. hvis noget især retter sig mod en bestemt elev- eller forældregruppe. Her står der i følgemailen, at skolen kan offentliggøre ud fra egne regler.
Enkelte tilbud sendes direkte til relevante forældre og elever i Aula, efter politisk eller ledelsesmæssig vurdering. Det sker, når der findes samlede lister i Aula til målgruppen. Det kan være en generel opfordring til at tage børn med til valg, pandemi-information eller tilbud vedr. f.eks. udvekslingsophold med et par specifikke årgange som målgruppe.
Når noget udsendes fra centralt hold, så har skolechefen vurderet, at der skal kommunikeres direkte til forældre og/eller elever via besked/opslag i Aula uden at risikere at blive sorteret fra lokalt.
Skoleafdelingen og de forskellige sektioner/teams tilstræber at undgå dobbeltinformation med særskilte mails, nyhedsbrev/opslagstavle og opslag på Aula.
Support på Aula
Administratorer
Se administratorvejledning eller andre beskrivende dokumenter på aulainfo.dk
Kontakt administrator Steen Demuth
Medarbejdere
Se vejledninger og videoer om Aula på aulainfo.dk
Spørg din lokale superbruger eller på skolens kontor
Lokale dokumenter om Aula
Se Silkeborg Kommunes vejledninger om brugen af Aula på Google Fællesdrev
I alt mere end 20 vejledninger om alt fra gruppeoprettelse over sikre filer og kommunal IDP til widgets.
Lokale retningslinjer for adfærd i Aula
- Bilag 3 Undervisningens ordning, almenområdet, underbilaget GDPR, BYOD, Chromebooks og Google Workspace, beskyttelse af personoplysninger for forældre, børn og medarbejdere
- Instruks for at give adgang til Aula til medarbejdere uden direkte opgave i relation til børn og forældre, link til Google Fællesdrev
- Retningslinjer, når du sender sikre filer/beskeder til forkert modtager, link til Google Fællesdrev
- Retningslinjer for anmeldelser i Aula (stødende opslag), link til Google Fællesdrev
- Retningslinjer vedr. retten til at blive glemt/slettet fra Aula, link til Google Fællesdrev
Adgang til sikre filer i Aula
De medarbejdere, der er tilknyttet en klasse, har adgang til sikre filer. Yderligere medarbejdere, der skal kunne se og arbejde med de sikre filer, skal tilføjes enkeltvis.
Integration af kontaktoplysninger mellem Aula og IST Elevadministration
Bevaringsværdige data i Aula
Data/dokumenter i Aula og Google Drev må indtil videre ikke slettes, medmindre de er gemt i ESDH!
Læs seneste status vedr. Rigsarkivets udmeldinger (pr. november 2023) på rigsarkivet.dk
Det er muligt at få oprettet tværgående grupper i Aula. Som deltager i en gruppe kan man kommunikere ved at oprette opslag, begivenheder og sende beskeder. De tværgående grupper i Aula er alle navngivet, så de begynder med ”SK – ”.
Den kommunale Aula-administrator Steen Demuth opretter alle tværgående grupper. Der findes to typer tværgående grupper, og den enkelte gruppes type kan ses i beskrivelsen i Aula:
- Grupper, hvor deltagerne overføres fra et team i TEA til Aula. Disse grupper vurderes at have obligatorisk karakter, og her opretter Steen Demuth et Aula-team i TEA. Skolerne melder selv deltagere ind i teamet i TEA. Herefter overføres deltagerne automatisk til Aula. Al ajourføring af gruppen sker via skolens TEA.
- Grupper, hvor en tovholder er ansvarlig for deltagerne. Her sætter Steen Demuth en tovholder ind som redaktør i Aula. Tovholder skal sikre, at der er det antal aktive medlemmer, som der er behov for. Hvis nogen mangler, så er det tovholder, der tager kontakt til de aktuelle skoler.
Tovholder er den, der har anmodet om at få gruppen oprettet, og tovholder er moderator på indholdet, hvis det er aktuelt.
Skolernes sekretærer ved, hvilke teams der er oprettet centralt og hvilke, de selv har oprettet i TEA.
Når Steen Demuth opretter en ny tværgående gruppe, bliver nedenstående liste opdateret. Redaktør for nyhedsbrev/opslagstavle informeres og formidler eksistensen af den nye tværgående gruppe til skoleledelser og medarbejdere. Skolernes sekretærer informeres, hvis det er en gruppe, hvor deltagerne overføres fra et team i TEA til Aula.
- SK - AMR netværksgruppe (Silkeborg Kommune)
- SK - AULA Superbruger & Lokaladministratorer (Silkeborg Kommune)
- SK - Elevrådskontakter Silkeborg Skoler (Silkeborg Kommune)
- SK - FABLAB Pionerer (Silkeborg Kommune)
- SK - Inklusions- & AKT-netværk (Silkeborg Kommune)
- SK - Lederansvarlige for arbejdet med God undervisning understøttet af læringsplatformen (Silkeborg Kommune)
- SK - Lærere i DSA - Basis (Silkeborg Kommune)
- SK - Lærere i DSA - Supplerende (Silkeborg Kommune)
- SK - Matematikvejledere i Silkeborg Kommune (Silkeborg Kommune)
- SK - Naturfagslærere (Silkeborg Kommune)
- SK - Netværk for skolebibliotekarer (Silkeborg Kommune)
- SK - Netværk for Skriftsprog (Silkeborg Kommune)
- SK - Skolesekretærer (Silkeborg Kommune)
- SK - SSP-vejledernetværk (Silkeborg Kommune)
- SK - Sundheds- og seksualundervisere Silkeborg Skoler (Silkeborg Kommune)
- SK - Ud & Lær platformen - Nyheder (Silkeborg Kommune) (omdøbes, platformen hedder Skoletjenesten.dk)
- SK - Videnscenter for Udskolingen (Silkeborg Kommune) (omdøbes!)
Opdateret 30.08.2024
Forum for IT og digitalisering har udarbejdet en retningslinje ift. hvordan vi forholder os til ChatGPT, og det er sket i samarbejde med VSL, Videncenter for Sprog og Læsning.
Retningslinjerne er særligt vigtig for de skoler, der afholder FP9 og FP10, men der er flere elementer, som gælder for alle skoler.
Læs retningslinjerne for ChatGPT
Yderligere spørgsmål til skoleleder Kasper Haagen Jensen, Grauballe Skole.
Der er endnu ubekendte ift. arbejdet med AI-værktøjer, som vi kommer til at forholde os til i de kommende år – særligt omkring GDPR.
Silkeborg Kommune har valgt, at indkøb af digitale læremidler er decentral
Herved sikres at skolerne har videst mulige rammer for inddragelse af lærerne i udvælgelse af de læremidler der skal anvendes i undervisningen.
Digitale læremidler kan kategoriseres i flere grupper
Præcis som med analoge læremidler.
Portaler
Svarer til den analoge fag grundbog. En portal indeholder oftest materialer til flere årsplaner. Portaler er faseopdelte, grundlæggende i indskoling, mellemtrin og udskoling.
Eksempel på portal:
Specifikke forløb
Svarer til analoge grundbøger. Denne type digitale læremidler indeholder materialer for et bestemt emne.
Trænings- og testportaler
Svarer til de analoge kopimapper. Disse portaler er oftest selvrettende og giver eleven evalueringer. Der er ofte videohjælp i portalerne. Eksempler på portaler:
Værktøjer
I modsætning til ovenstående er værktøjer ikke didaktiserede. I analog forstand kan digitale værktøjer sammenlignes med analoge værktøjer som anvendes i forløb. Sav, polaroidkamera o.a.
Eksempel på værktøjer ses bedst i:
Hjælpe- og støtteværktøjer
Her findes ikke rigtig nogle analoge sammenligninger. Værktøjerne hjælper eksempelvis eleverne med oplæsning af tekster, ordforslag etc. Eksempler på værktøjer er CD-Ord og Intowords.
Der er som udgangspunkt ikke nogen, der er interesserede i at have forkerte oplysninger liggende, så det er som regel til at få dem rettet.
Faktuelle fejl
Hvis skolen falder over forkerte oplysninger, f.eks. forældede webadresser, så tag kontakt til udbyderen (Krak, Google m.fl.). Herefter rettes fejlene.
Fortolkninger, som er uhensigtsmæssige
Når der er tolket på oplysninger, er det knap så ligetil, da det ikke handler om faktuelle data, men om tolkningen af dem.
Hvad kan skolen så gøre? Skriv til udbyderen og gør dem opmærksomme på teksten/de værdiladede udtryk. Udbyderen har oftest en interesse i at fremstå så neutral og troværdig som muligt, og hvis en håndfuld studerende producerer tekster på samlebånd, så er udbyderen måske ikke klar over niveauet.
Vedr. DinGeo
Der er mange, der brokker sig på Trustpilot, og DinGeo svarer tilbage, så der er en sandsynlighed for, at henvendelser vil blive læst.
DinGeo kan kontaktes på amin@dingeo.dk. Hjælper det ikke, er det måske nogen højere i organisationen, som skal på banen.
Hjemmesider er lovpligtige
På den baggrund er udarbejdet en lokal vejledning, se nedenfor.
Skolernes hjemmesider redigeres i Drupal
Der er på hver skole 1-2 administratorer, som har adgang til at redigere.
For kode til redigeringsdelen af AULA-hjemmesiden – kontakt Helle Præsius Busk i Sekretariatet, Skoleafdelingen.
I ESDH-systemet Acadre findes:
- Menu-opbygning for skolernes hjemmesider pr. november 2024 (pdf-fil i Acadre)
- Oversigt over hjemmesideredaktører (excel-ark)
- Status vedr. videoer på skolernes aula.dk-hjemmesider pr. november 2024 (pdf-fil)
- Vejledning til at oprette menupunkter, som åbnes i ny side (pdf-fil)
Tidsplan
Kontaktlister over medarbejdere
Der er ikke lovkrav om, at skolerne offentliggør lister med medarbejdernes navne/arbejdsmailadresser. Det beslutter skolen selv (og det kræver ikke samtykke fra medarbejder).
- Hvis en liste indeholder mailadresser, så SKAL de være @silkeskole.dk eller @silkeborg.dk af hensyn til GDPR.
- Hvis en liste indeholder fotos, så kræver det samtykke fra medarbejder!
Generelt
Statistik-modul er ikke en del af Aula-hjemmesiden, og Googles muligheder må ikke anvendes pga. GDPR-reglerne. Undlad at investere i dyre løsninger og hold fast i alene at overholde Lov om gennemsigtighed og åbenhed i uddannelserne.
Webtilgængelighed og tilgængelighedserklæring
Læs mere om webtilgængelighed i boksen nedenfor, "Hjemmesider, webtilgængelighed".
I hver hjemmesides sidefod skal der være et direkte link til skolens webtilgængelighedserklæring.
Læs om opsætningen af sidefoden i den generelle brugervejledning på aulainfo.dk, afsnit 7.1
EMN-2019-02610
Webtilgængelighed
Alle offentlige hjemmesider skal være webtilgængelige. Det samme gælder Intranet, dvs. Aula er også omfattet. Læg kræfterne i de dokumenter, der er på hjemmesiden.
Desuden skal mails og breve, der udsendes til borgere, også være webtilgængelige. Skabeloner/fraser i det kommunale ESDH-system tilstræbes at blive gennemgået ved overgangen fra GO til Acadre.
Assist er et program i Word (under DynamicTemplate), som anvendes til at gøre de pdf-filer, man selv danner, webtilgængelige.
Skolebestyrelsesmødereferater skal jf. lovgivningen være tilgængelig på skolens hjemmeside, og de lægges oftest ud som webtilgængelige pdf-filer.
Find word-skabelon til skolebestyrelsesmøder, som kan anvendes, i sag 24/17132
Materialer fra kursus fra webtilgængelighed kan rekvireres (ESDH: 19/12197)
På siko findes opdateret Assist-vejledning
Webtilgængelighedserklæring
Det er lovpligtigt at have en tilgængelighedserklæring på samtlige selvstændige hjemmesider. Tilgængelighedserklæringen udfyldes i WAS-tool, og den skal opdateres én gang årligt (ca. oktober) af en medarbejder med Medarbejdersignatur.
Først logger man på via denne side: https://edit.was.digst.dk/
Derefter finder man de relevante WAS’er (tilgængelighedserklæringer) i listen. Klik på Opdater til højre – det åbner WAS’en op, hvor der er en række trin, som skal tjekkes igennem jf. nedenstående vejledning. Siden skal blot genpubliceres, hvis der ikke er rettelser.
Læs en lokal vejledning fra 2022 om udfyldelsen af WAS-tool i ESDH 24/17132
Læs mere om webtilgængelighed og WAS-tool, bl.a. også vejledning i udfyldelse, på digst.dk
Hjernen og Hjertet bruges i forhold til fokus-møder mm. Beskrivelse er på vej.
Læs mere overordnet om systemet på hjernenhjertet-dk.ramboll.com
IT Serviceportal skal kontaktes (af administrative medarbejdere især) om...
- Alt vedr. IT-problemer på det administrative kommunale netværk
- Tværgående vejledninger og kontakt vedr. fælles systemer som Acadre, Outlook, økonomisystem m.fl.
- Telefoner
- MitID og Medarbejdersignatur
Link til IT Serviceportalen silkeborg.service-now.com
Vær opmærksom på Serviceportalens åbningstider, de står til venstre på hjemmesidens forside.
Når en medarbejder eller leder skal have åbnet for roaming på sin arbejdsmobil, skal lederen oprette en sag på silkeborg.service-now.com under Bestillinger. Dermed er det tydeligt for IT-Centret se, at ønsket om at få åbnet for roaming er aftalt.
Link til IT-serviceportalen silkeborg.service-now.com
Hvis medarbejder/leder skal have et abonnement med roaming, skal vedkommende være beskattet af fri mobil. Det må i de fleste tilfælde formodes, at en arbejdstelefon ikke kommer med til udlandet, med mindre brugeren står til rådighed og derfor bliver beskattet.
Det påhviler derfor den leder, der giver godkendelse til, at en bruger får et abonnement med roaming, også at oplyse O&P om, at de skal beskatte brugeren.
Personale på skoler: Kontakt lokal IT-superbruger og herefter Steen Demuth
Personale på Rådhuset: Kontakt IT-kontaktperson Lene Degn Christensen
Skolens bestilling af telefoner mv. via IT-kontaktperson
Når skolen bestiller telefoner eller lignende gennem IT-kontaktperson Lene Degn Christensen, så bliver bestilleren sat på som "konteringsperson". IT-afdelingen laver en finanskladde, når der er noget, I skal bogføre. Finanskladden ligger i Prisme365, som tildelt til jer.
- PC’er skal returneres til IT-centeret på Rådhuset til afregistrering.
- Skærme, printere mm. skal afleveres som skrot/affald på nærmeste genbrugsplads.
Der er ingen kørselsordning vedr. bortskaffelsen, så skolen må finde sin egen løsning. På en del skoler er praksis, at de lader en medarbejder aflevere IT-udstyret og betaler selvfølgelig kørepenge til den, der har køreturen.
Alle elever, der er testet ordblinde i Silkeborg Kommune, skal arbejde på velfungerende IT-udstyr, som kan transporteres mellem skole og hjem.
Læs mere om udlevering, udgift, aflevering osv. i pdf-filen ovenfor.
Der er ikke sket ændringer i forbindelse med overgangen til AppWriter.
21/8275
Ret først henvendelse til skolens ansvarlige for læringsplatformen!
Kontaktperson: Steen Demuth
Læs om indsatsen "God undervisning, læringsplatform mv." på skoleudvikling.silkeborg.dk
Tilføjelse af medarbejdere, oprettelse og ændring af Outlook-distributionslister sker ved kontakt til Helle Præsius Busk.
Outlook indeholder følgende distributionslister til skolerne:
- SKO-Ledere alle (DG0360)
- SKO-PL Pædagogiske ledere alle (DG0361), indeholder SKO-PL Indskoling mellemtrin, SKO-PL Udskoling og SKO-PL IC Inklusionscenter (NB: SKO-PL IC Inklusionscenter (DG1174) indeholder både pædagogiske ledere og skoleledere, efter ønske fra afdelingsledelsen)
- SKO-Sekretærer (DG0362)
- SKO-Ledelsen inkl adm (DG0359), består af ovenstående tre lister samt SKO-Sekretariatet Team kvalitet og myndighed.
Desuden er der distributionslister til Skoleafdelingens sektioner:
- SKO-Afdelingsledelsen (DG0680)
- SKO-PPL Team læring og udvikling (DG0365)
- SKO-PPL Team pædagogisk udvikling (DG1054) = læringsvejledere m.fl.
- SKO-PPL Team sprog og kommunikation (DG0367)
- SKO-PPL Team sprog og læsning (DG0366)
- SKO-Sekretariatet Team kvalitet og myndighed (DG0773)
- SKO-Sekretariatet Team økonomi (DG0774)
- SKO-Tandplejen, en række forskellige teams og personalegrupper
Læs om reglerne for at bruge medier, som andre har produceret, på Medier for alle
Læs om ophavsrettigheder for undervisere på Aarhus Universitets hjemmeside
Hvis du er i tvivl spørg Juridisk Enhed (se oplysninger i Siko)
siko er Silkeborg Kommunes intranet. Alle ansatte i Silkeborg Kommune kan tilgå siko.
Link vejledning til login på siko på Silkeborg Kommunes hjemmeside (med info om hjælp og sparring)
Support: skolens administrator, som kan kontakte Steen Demuth
Silkeskole-mail er: "personligt silkeskole-navn"@silkeskole.dk (det er denne mail, der skal anvendes til login på Google.dk for at kunne tilgå Google Drev).
Info om lukningen af emu.dk's brugeradministration vedr. Unilogin på viden.stil.dk
Systematisk egenkontrol af brugeroprettelser og rettigheder indføres pr. oktober 2024. Egenkontrollen skal gennemføres to gange årligt, i marts og september.
Kontrollen gennemføres via skolens regneark (xskole halvårlig gennemgang af rettigheder år xx) sådan:
- Kontrol af TEA – gennemgå oprettede og deres roller. Vær sikker på at alle, der ikke længere har funktion (er ansat) på skolen, er slettet eller gjort inaktiv.
- Tjek af rettigheder i AULA. Vejledningen, link i regnearket, beskriver et enkel måde at kontrollere på.
- Meebook skal kun kontrolleres, hvis skolen selv har oprettet nogen med administratoradgang. Adgangen oprettes automatisk via roller i TEA.
- Hjernen og Hjertet – alle personaler med klassetilknytning i TEA oprettes automatisk. Tjek om der er nogen medarbejdere, der har flere klasser, end de bør have. Medarbejdere af den type kan være ordblindevejledere, AKT, læsevejledere, matematikvejledere m.fl.
Efter gennemførslen af ovenstående noterer kontrollanten dato for kontrol samt navn (initialer) i ud for hvert enkelt tema i regnearket for kontrol. Regnearket findes i skolens mappe i den fælles Acadre-sag 24/17079.
Når de fire kontroller er gennemført, orienteres skoleleder. Dato for orientering noteres i regnearket.
Vær opmærksom på, at der er nogle ting i skolens regneark, der skal ændres, inden det gemmes i skolens mappe i Acadre-sagen. Husk at ændre navn på regnearket. Resultatet gemmes som pdf-fil.
Silkeborg Kommune vælger indtil videre at undlade kontrol af navnebeskyttelse. Det sker efter orientering gennem Jurateamet.
ESDH-systemet Acadre
Læs Procedure for PPL's brug af Acadre
Vejledninger og de seneste kurser (direkte link til Plan2Learn) findes i siko
IST
IST Elevadministration (TEA) - Elev
Support: Stinna Bøgelund, tlf. 8970 1904
Vejledninger findes på IST's hjemmeside (søg under Elevadministration)
IST Elevadministration (TEA) - Fravær
Se reglerne for fraværsregistrering i bilag 3 Undervisningens ordning, almenområdet, underbilaget Elevfravær og undtagelser for normal undervisning (kommer)
Vejledninger findes på IST's hjemmeside (søg under Elevadministration > Fravær)
IST Tjenestetid (TRIO)
Support: Henrik Lundbeck Nielsen
NemPlads (indmeldelse i SFO)
Support: Dagtilbud v/Børne- og Familieafdelingen på telefon 8970 2007
Der logges på med dr-nummer og kode. Her kan ses skolens elevindmeldelser i SFO.
Vejledning findes i Acadre (pdf-fil)
Vejledning for forældre findes på silkeborg.dk
OneTooX (print og send sikkert til E-boks)
Support: 8970 1550 #5, eller...
Opret en sag via IT Serviceportalen
Vejledninger findes i siko under Doc2Mail - OneTooX
Outlook, Office 365 og Windows
Tale til tekst-funktionalitet er nu standard i hele Office-pakken, klik på "Dikter"-ikonet i menulinjen under Hjem. Her findes også hjælp under "Fortæl mig mere".
Bestilling af forkortet mailadresse
Åbn Service Portal (brug windows-ikonet i nederste venstre hjørne). Vælg "Bestillinger" og find "Kort mailadresse". Hvis ikke du gør andet, vil du få den forkortelse, som IT beslutter.
Du kan selv forsøge med nogle muligheder ved at skrive dit forslag i "Til"-feltet i en ny mail. Hvis forslaget er brugt, vil du ret hurtigt få de sædvanlige ID-oplysninger, når du kører musen over mailadressen.
Prisme 365/Webshop (bogføring mv.)
Support: Ring på 8970 1645
Vejledninger findes i siko under Prisme
Vejledninger findes i siko under webshop
Send sikkert via Outlook
Support: 8970 1550 #5, eller...
Opret en sag via IT Serviceportalen
Der kan sendes sikkert til borgere, virksomheder og offentlige myndigheder fra Outlook, hvis Send Sikkert er installeret fra Software Centret
Vejledning findes i siko under Send sikkert
Tellis (indkøb)
Support: Ring på 8970 1600 eller skriv til indkob@silkeborg.dk
Vejledninger findes i siko under Tellis
Webshop (produkter/indbetalinger til skolen)
Support: Ring på 8970 1645 (Prisme-supporten)
Der kan oprettes produkter til internt salg på skolen (indbetalinger til lejrskoler, madordninger, udflugter, skolefester mm.) via webshoppen
