Administration og drift

Mere om ansøgninger, befordring, elevadministration, indkøb, kommunikation mv. - og et årshjul. Husk: Brug søgefeltet øverst til højre, hvis du ikke finder det, du leder efter!

Indhold - korte beskrivelser og/eller links

Hvis en borger mangler sit afgangsbevis, så er der veje til at finde det, afhængig af årstallet for udstedelse, se nedenfor.

Skoleafdelingen har ingen rekvireringsmuligheder, som skolen ikke selv har.

Afgangsbevis fra skoleåret 2008/09 eller nyere

Borgere kan selv hente afgangsbevis fra folkeskolen via Borger.dk. På dette link er Silkeborg Kommune valgt.

Dette kræver, at skolen har arkiveret afgangsbevis og bilag korrekt fra IST Tabulex TEA, læs vejledningen på istdk.com

Hvis borgeren ikke kan finde sit bevis (2008/09 eller nyere) på borger.dk, så kan det skyldes manglende arkivering fra skolens side. Måske skolen stadig har en kopi af det fysiske bevis liggende. Hvis ikke, så kan skolen printe et prøvebevis fra TEA, hvis eleven er gået ud af skolen indenfor de sidste 5 år. Sæt arbejdsdatoen i TEA til 31/7-xx (det år hvor eleven er udmeldt). Herefter kan du finde eleven og udskrive beviset.

Se vejledning vedr. udskrivning af bevis på istdk.dk

Læs mere om udskrivning af afgangsbeviser under Elevadministration, boksen Karakterer og prøver

Afgangsbevis fra skoleåret 2007/08 eller ældre

Hvis der ønskes et bevis, som er ældre end 2008/09, henvises til Silkeborg Arkiv, telefon 8722 1924 (spørg efter Peter Monberg Mouritsen). Her opbevares de gamle papirudgaver af prøvebeviser. Der kan være tale om betaling for udlevering af en kopi af originalbeviset.

Afgangsbeviser som dokumentation for danskkundskaber

Der kan komme forespørgsler om dokumentation med stempel og underskrift på et afgangsbevis, for eksempel i forbindelse med ansøgning om statsborgerskab. Skoleafdelingen v/Sekretariatet har efter henvendelse fået dette svar:

"Udlændinge- og Integrationsministeriet kan oplyse, at ministeriet som udgangspunkt anser beviser hentet fra den digitale løsning som tilstrækkelig dokumentation for dansk-kundskaber.
Udlændinge- og Integrationsministeriet bemærker, at ministeriet er opmærksom på, at der tidligere kan have været en anden praksis i ministeriet."

Svaret fra Udlændinge- og Integrationsministeriet kan hentes i GO og udleveres efter behov.

Hvis skolen vil hjælpe med at finde afgangsbevis

IST Elevadministration følger GDPR-lovgivningen, og derfor slettes alle afgangsbeviser fra systemet efter 5 år. Det er i stedet muligt at finde gamle afgangsbeviser på Tabulex.net.

Se vejledning til at finde afgangsbevis via Tabulex.net

EMN-2020-05062

Adgange

Alle brugervejledninger og info om AULA kan findes på http://aulainfo.dk

Her kan der også ses driftsstatus, hvis der generelt er problemer med AULA, indhold af evt. kommende releases samt en prioriteringsliste med udviklingsønsker til systemet.

Vær opmærksom på, hvilke rettigheder der gives i AULA til forskellige typer af brugere (medarbejdere, forældre, elever, konsulenter m.fl).

Som institutionsadministrator kan det være en hjælp at gennemse vejledningen om, hvilke brugerrettigheder, der giver adgang til hvad.

For personalet er det relevant at vide, hvordan man bruger 2-faktor login

Support vedr. AULA i Silkeborg Kommune fås via Steen Demuth.

AULA-administration

Herfra styres widgets (hvad de enkelte brugergrupper kan se på deres dashboard), brugerrettigheder kan tildeles og fjernes, der kan fremsøges og oprettes AULA-grupper, lægges fælles filer ind, oprettes samtykker, oprettes ressourcer (lokaler og IT-udstyr som skal kunne bookes), opsættes infotavler mv.

Du skal være oprettet som Institutionsadministrator for at have rettighed til administrations-delen.

Billeder

Retningslinjer for billeder/videoer med personer i Aula (se også nedenfor)

Gruppetyper i AULA

  • Team: laves og opdateres i IST Elevadministration (TEA). Ændringer, der laves i TEA-grupper, opdateres over til AULA natten over (senest 48 timer efter)
  • AULA: laves og opdateres i AULA
  • Hovedgruppe: hentes fra TEA og administreres via TEA. Kan ikke ændres i AULA.

Komme/gå (SFO) 

Nyansatte SFO- eller pædagogisk personale, som skal bruge adgang til AULA’s SFO-grupper i komme/gå, skal oprettes som brugere i Tabulex SFO, http://personale.sfoweb.dk/

Husk også at tildele dem brugerrettigheder i Aula til at kunne benytte komme/gå.

Lokale dokumenter om Aula

Se Silkeborg Kommunes vejledninger om brugen af Aula

I alt mere end 20 vejledninger om alt fra gruppeoprettelse over sikre filer og kommunal IDP til widgets.

Lokale retningslinjer for adfærd i Aula

Skolebuskort

Læs kriterierne for at få et gratis skolebuskort på Silkeborg Kommunes hjemmeside

Her er afstandskriterier, tidsfrist og link til den selvbetjeningsløsning, som forældrene skal bruge.

Især ved skoleårets begyndelse er der mange spørgsmål fra forældre. Disse er også forsøgt besvaret på do. hjemmeside, henvis gerne forældrene hertil:

  • Når du har søgt om buskort, vil du få en kvitteringsmail.
  • Undlad venligst at søge flere gange. Hvis du har fået en kvitteringsmail, ER din ansøgning gået igennem – kig evt. i spammappen (her kan skolens administration altså også kontrollere i elevadministrationssystemet).
  • Hvis der er søgt indenfor fristen den 30. april, vil buskortet blive udleveret på skolen første skoledag efter sommerferien.
  • Hvis der søges efter skoleårets start til det igangværende skoleår, skal der forventes 2-3 ugers sagsbehandlingstid. Transport til og fra skole indtil buskortet er modtaget, er på egen regning og eget initiativ.
  • Hvis dit barn ikke opfylder kravene, vil I modtage et afslagsbrev med en begrundelse.

Skolens administration kan ved forespørgsel se under Befordring/Mælk (fane) på den enkelte elev i IST Elevadministration (TEA). Hvis der er søgt buskort, står der oplysninger om Afstand og Befordringskode samt nederst en dato for Tildeling af buskort. Tjek og undgå dobbelte bestillinger!

Skærmdump fra IST Elevadministration (TEA) af fanebladet Befordring

Hvis skolen har mange elever, der har ret til gratis skolebuskort, så lav eventuelt en direkte henvendelse til forældrene i Aula omkring deadline for ansøgning.

På skolens hjemmeside under Praktisk skal der være et punkt "Skoleveje og buskort" med link direkte til Silkeborg Kommunes hjemmeside.

Mistet buskort (erstatningsbuskort)

Tekst om mistet buskort (erstatningsbuskort) står i boksene nederst på hjemmesiden. Desuden er der et link til vejledning til bestilling af erstatningsbuskort på både dansk og engelsk, pdf-fil, lige over boksene.

Visitation til kørsel til inklusionscenter/specialklasse - enten buskort eller specialkørsel

Elever i inklusionscenter/specialskole eller specialklasse bliver visiteret til kørsel efter samme kriterier som andre børn. Afstandskriterier, farlig skolevej samt elevens vanskeligheder indgår i vurderingen.

Visitation til kørsel foregår i et samarbejde mellem Skoleafdelingen og skolen, og forældrene skal ikke ansøge om kørsel.

Skolen giver inden sommerferien besked til hjemmet, om der kan bevilges kørsel med specialtransport, eller om der kan bevilges et almindeligt skolebuskort.

Kørsel til to adresser, læs mere om reglerne og mulighederne på silkeborg.dk.

Ved bevilget specialkørsel giver vognmanden besked om afhentningstidspunkter og afleveringstidspunkter i slutningen af sommerferien.

Ved bevilget buskort ansøger forældrene om buskort på selvbetjeningsløsningen.

Kontaktperson vedr. kørsel til specialbørn er Lene Degn Christensen.

Befordring mellem hjem og skole på anden vis

Forældre kan få kørselsgodtgørelse for at køre sit kørselsberettigede barn selv

Forældrene skal oplyses om muligheden for at vælge at køre sit befordringsberettigede barn selv, mod at få udbetalt kørselsgodtgørelse for den korteste rute mellem hjem og skole. Taksten er statens lave sats for befordring. Ifølge Folkeskolelovens § 26 kan der kun bevilges godtgørelse for den kørsel, hvor barnet er i bilen.

Muligheden gælder for forældre til ALLE elever, der er berettiget til buskort og specialbefordring jf. betingelserne, som står øverst på hjemmesiden.

Befordring til skolearrangementer

Læs alt om transporttilskud, bestilling af lejlighedsvise busture via udoglaer.dk samt kørsel med Midttrafik på skoleudvikling.silkeborg.dk

Se beredskabsplaner for Skoleafdelingen med en række action cards samt en lang række indsatsplaner

  • Aktivering af krisestaben
  • Alvorlig ulykke eller dødsfald i skoletiden
  • Arbejdsnedlæggelse
  • Brand
  • Drikkevandsforurening
  • Dødsfald uden for skoletiden
  • Farligt vejr
  • Forsyningssvigt el, vand eller varme
  • I barnets tarv
  • Kemisk udslip
  • Krise og psykisk førstehjælp til børn
  • PLOV
  • Radikalisering
  • Risiko for smitte med alvorlig sygdom

Skolen skal selv udarbejde indsatsplaner og action cards for sorg, kommunikation, evakuering, nødpasning og PLOV, find skabeloner mv. i GO, EMN-2020-04998

Beredskabsplanerne skal lægges på skolens hjemmeside under ”Vores skole” som nyt pkt. 4 ”Beredskabsplaner” (hidtidigt pkt. 4 Antimobbe-klagevejledning rykker under Trivsel og antimobbestrategi).

Førstehjælp

Skolerne kan selv vælge at prioritere og arrangere førstehjælpskurser. Førstehjælpskurserne kan afholdes af Cardiocare eller andre udbydere. Cardiocares seneste prislister er at finde via kompetenceplanen.

Læs mere om førstehjælpskurser i skoleområdets kompetenceplan på skoleudvikling.silkeborg.dk

Førstehjælpskasse

Førstehjælpskasser og genopfyldningsmateriale bestilles på siko

Det bestilte skal efterfølgende afhentes ved Brand og Redning, Kejlstrupvej 99C, 8600 Silkeborg

Hjertestarter

På alle skoler er der i 2018 installeret hjertestartere. Skoleafdelingen har indgået en 5-årig servicekontrakt med Cardiocare (pr. 2018). Herefter skal skolerne selv betale for service/tjek/batteri mv..

Læs mere om aftalen med Cardiocare.

Læs i bilag 3.03 Fagene om de politiske beslutninger, der ligger til grund for indkøb af hjertestartere mv.

Læs mere om hygiejne på sst.dk

Hygiejneorganisationen er re-etableret i efteråret 2021! Den tidligere var fra 2013, anbefalet af Sundhedsstyrelsen, men behovet er tydeliggjort i forlængelse af Corona-pandemien i 2020 og 2021.

Hver skole har udpeget en kontaktperson, der er tilknyttet arbejdsmiljøgruppen. Kontaktpersonen får materiale tilsendt direkte fra... 

Hygiejnekoordinator for skoleområdet: Helle Præsius Busk

Materiale vedr. hygiejne placeres i Google Fællesdrev, f.eks. vedr. kampagnen Ren Rutine, efteråret 2021

Retningslinje for forebyggelse af smitte på Silkeborg Kommunes arbejdspladser, godkendt 17. september 2021 (gælder for ansatte).

I forhold til retningslinjerne: Hygiejnemæssigt er det en kraftig anbefaling, at der er "Håndsprit ved alle indgangsdøre". Da retningslinjerne gælder for de ansatte, så forventes anbefalingen ikke fulgt slavisk på skolerne. Dvs. at håndsprit skal være ved indgangsdøre til personalerum. Det tilstræbes, at eleverne vasker hænder. 

Præsentation fra skolechefen 26.8.2021 med grafisk illustration af hygiejneorganisationens opbygning

Illustration fra skolechefens præsentation overfor skoleledelserne den 26.8.2021

Alle indkøb foretages ud fra indgåede indkøbsaftaler i Rakat.

Der findes tre former for indkøbsaftaler:

  • Obligatorisk. Disse aftaler skal benyttes på det pågældende aftaleområde.
  • Delt obligatorisk. Der er flere leverandører på dette aftaleområde at vælge imellem.
  • Frivillig. Det er frivilligt, om man benytter denne aftale.

Læs mere om indkøbsaftaler i siko

Læs mere om Rakat i siko

Læs om Lejrskoleordning, Lejrskoler generelt (Arbejdstid og lejrskoler, Forældrebetaling, Rejse- og sygeforsikring vedr. lejrskoler/rejser udenlands) og Silkeborglejren Ahl Hage (Repræsentantskab, Materialer vedr. Ahl Hages feriekolonier, lejrskoler og repræsentantskabsmøder, Transport til/fra Silkeborglejren Ahl Hage)

Alle punkter er beskrevet i boksen "Lejrskoler og Ahl Hage" under Pædagogik og drift

Opslagstavlen til medarbejdere udsendes, i lighed med nyhedsbrevet, mandag i ulige uger. 

Opslagstavlen indeholder generelle kommunale eller undervisningsmæssige input til medarbejderne. Ledelsesinformation kommer fra egen skoleledelse på egen skoles Aula.

Opslagstavle-opslaget på Aula med link til pdf-filen kan ses af samtlige medarbejdere på skoleområdet på deres personlige forside. Hvis der er bilag til Opslagstavlen, lægges de på Silkeskoles Fællesdrev (bag unilogin), og der linkes til dem dér.

Mappen 03_Nyheder i Google Fællesdrev, hvor der er en mappe pr. halvår

PPL's forskellige teams og Sekretariatet formidler information om undervisningsrettede tiltag, undersøgelser mv. via opslagstavlen, ligesom den også indeholder en række faste opslag om korte kurser, IT og digitalisering, Corona-nyt (så længe det er nødvendigt) og indsatsen "Alle skal med".

Skoleledelserne m.fl. får opslagstavlen tilsendt som sidste side i Nyhedsbrev fra Skoleafdelingen. Redaktør er Helle Præsius Busk, Sekretariatet.

På siko kan du læse om Silkeborg Kommunes fælles projektmodel

Silkeborg Kommune har én fælles model for projektarbejde, som skal anvendes i hele organisationen, når en opgave lever op til definitionen på et projekt (se håndbogen side 7). Nedenfor kan du finde alle dokumenter og værktøjer relateret til projektmodellen.

Projekthåndbogen er det centrale dokument som definerer arbejdet med projekter i Silkeborg Kommune herunder organisering, faser, begreber, roller og ansvar samt hvilke værktøjer der skal anvendes ved projektarbejde og hvilke der er valgfrie.