Mere om bygningsadministration, teknisk service, legepladser, lokaleudlån og samarbejdet med Ejendomme mv.
Husk: Brug søgefeltet øverst til højre, hvis du ikke finder det, du leder efter!
Indhold - korte beskrivelser og/eller links vedr. ejendomme, byggeri og fysiske læringsmiljøer
Praksis angående registrering af skolernes aktivitet i kommunale og selvejende haller og sale (herefter haller) pr. skoleåret 2025/26
Denne praksis er drøftet på to skoleledermøder og besluttet i kommunens Kultur-, Fritids-, Outdoor- og Idrætsudvalg samt Dagtilbud-, Skole- og Familieudvalget i marts 2025.
Hvad betyder det for skolen?
Kort fortalt skal I fremover registrere/booke alle jeres faste, planlagte aktiviteter i haller i Fritidsportalen. Det gælder både de aktiviteter I hidtil har booket såsom skolefester, eksaminer mv., men nu også den almindelige idrætsundervisning og anvendelsen af hallerne i SFO-tiden. Formålet er at øge transparensen ift. brugen af hallerne og øge kapacitetsudnyttelsen af vores fælles idrætsfaciliteter.
Hvilke aktiviteter skal registreres?
I skal registrere/booke faste, planlagte aktiviteter i hallerne i Fritidsportalen. Det er dermed både aktiviteter I er vant til at booke i Fritidsportalen: Skolefester, temauger, eksaminer mv. Men som noget nyt også de øvrige faste, planlagte aktiviteter: Idrætsundervisningen, anvendelsen af hallerne i SFO-tiden mv. Hvis 4. årgang får spontan lyst til at bruge hallen i danskundervisningen og hallen er ledig, skal I ikke registrere dette.
I skal også booke aktivitet i hallen til idrætsundervisning, selv om I forventer, at idrætsundervisningen foregår udendørs i nogle perioder af bookingen. Men af hensyn til selve hovedformålet med registreringen skal I derudover kun booke den aktivitet, som I forventer at anvende.
Hvem bruger hallen udover jer?
Kultur- og Borgerserviceafdelingen forventer, at foreninger og kommunale tilbud som f.eks. Idræt om dagen vil begynde at anvende ledig tid i hallerne løbende. I vil derfor på sigt opleve, at hallen kan være optaget af andre brugere i skoletiden end I er vant til. Der vil kun være brugere i hallen, som har booket aktiviteterne i Fritidsportalen på forhånd. Hvis I får en henvendelse fra f.eks. den lokale børnehave om at bruge hallen, kan I ligeledes henvise dem til at booke den ønskede tid via Fritidsportalen. Vi åbner først for, at andre brugere kan booke i skoletiden, når I har booket til jeres idrætsundervisning mv.
Når hallerne anvendes bedre, vil det give anledning til at flere får glæde af kommunens idrætsfaciliteter, hvilket bidrager positivt til kommunens sundhed og trivsel.
Hallen er optaget, hvad gør vi?
Det kommer an på situationen. Hvis I ønsker at anvende hallen ”spontant lige nu” og den er optaget af en forening eller lignende som har booket hallen, kan I ikke bruge hallen på det pågældende tidspunkt. Hvis I kunne tænke jer at anvende hallen ”næste uge kl. 10” og den er optaget af en forening eller lignende som har booket hallen, så kontakt Kultur- og Borgerserviceafdelingen, som vil kontakte foreningen og spørge om de kan flytte deres aktivitet til et andet tidspunkt. Generelt anbefaler vi en god, lokal dialog om anvendelsen af hallerne mellem skoler, foreninger og andre brugere. Vi har alle en fælles opgave i at få denne nye praksis til at fungere på bedst mulige måde, til gavn for både skoler, foreninger og hele kommunen.
Hvordan registrerer vi i Fritidsportalen?
Se vejledning, som anviser hvordan I booker aktiviteterne i Fritidsportalen (pdf).
Hvis I har brug for yderligere vejledning, er Kultur- og Borgerserviceafdelingen klar til at hjælpe på mail kulturogfritid@silkeborg.dk eller på telefon 21 66 07 96 (Anja S. Jensen) eller 89 70 13 71 (Helle Z. Bloch).
Hvornår skal vi registrere?
Vi har aftalt, at alle skoler har registreret/booket deres faste, planlagte aktiviteter i hallerne senest 1. september 2025. Denne deadline giver mulighed for, at I alle har lagt jeres skemaer fast og kender datoer for skolefester, temauger, eksaminer mv. I behøver ikke foretage bookingen på én gang, men må gerne lægge bookinger ind løbende inden 1. september. Kultur- og Borgerserviceafdelingen forventer, at alle aktiviteter er lagt ind pr. 1. september, således andre brugere derefter kan gøre brug af evt. ledig tid i hallerne.
Adskillelse af børn og voksne i omklædningsrum
Det er selvfølgelig ikke meningen, at foreninger mv. (voksne) og eleverne på skolerne skal dele omklædningsrum. Vi håber I vil hjælpe os med at sikre en god fordeling af omklædningsrummene hos jer – f.eks. ved at sætte skilte op som viser hvilke omklædningsrum der er til foreninger/voksne – således omklædningen af voksne og børn adskilles.
Vi fortsætter det gode samarbejde
Det er aftalt, at vi følger op på samarbejdet og den nye praksis i slutningen af 2025 på et skoleledermøde.
8. maj 2025
Simon Ø. Foldager, Sektionsleder, Sekretariatet, Kultur- og Borgerserviceafdelingen
Charlotte Ørbæk Langballe, Sektionsleder for skolerne, Skoleafdelingen
Bestilling af teknisk service sker via systemet TOPdesk, Silkeborg.topdesk.net (kopier linket og åbn det via browseren Google Chrome)
Læs mere om TOPdesk på siko, hvor man også bestiller brugeradgang
Procedure for ændring af skolernes læringsrum (bygninger og udearealer)
Ejendommes projektforklæde benævnt ”Beskrivelse af ønsker til ændring af bygning eller lokale”, findes på siko via link i ovenstående procedure.
Har du spørgsmål til legepladser, skal du tage fat i legepladsreparatøren i dit område eller sende en mail til teamets funktionspostkasse: sk.legepladser@silkeborg.dk
Booking af sale/haller
Skolen søger booker aktiviteter i sal/hal for skoleåret jf. "Booking af skolernes aktivitet i haller og sale, øverst på siden.
Disse bookinganmodninger skal skolen efterfølgende tage stilling til i programmet Winkas Pro.rdp.
Vejledning i at oprette eller rette lokaler i Winkas Pro, for skolesekretærer (pdf-fil i Acadre)
Support til Winkas fås ved Team Kultur og Fritid, kulturogborgerservice@silkeborg.dk.
Husk eventuelt også at lægge foreningers lån af skolelokaler i Aulas kalender, da der pt. ikke er forbindelse mellem de to kalendersystemer.
Lån af skolelokale til skolearrangementer og overnatning
Skolerne beslutter selv retningslinjer for udlån af skolelokaler (ikke sale/haller) til interne skolearrangementer.
Læs mere i bilag 2 Skolestruktur, underbilaget Skolebygninger, punktet Skolelokaler og arrangementer
Udgiften til vægterkørsel ligger pr. 1. januar 2024 hos de afdelinger, som benytter sig af kommunens bygninger.
Midtjysk Brand og Redning reagerer på et stigende antal indbrudsalarmer i Silkeborg Kommunes ejendomme efter midnat på hverdage, i weekender og på helligdage. Forventningen er, at vi ved at flytte udgiften til brugerne af ejendommen, skaber en større ejerskabsfornemmelse for den enkelte ejendom. Og at der derved sker en adfærdsændring, så fx medarbejdere i højere grad sikrer, at døre og vinduer er lukkede og låst, når de forlader arbejdspladsen.
Ejendomme vil fortsat være anlægsejere på de tekniske installationer og vil derfor stadig have ansvaret for servicering, årlig afgift, reparationer mv. på anlæggene.
Derfor er det også blot udgiften til de vagtudkald, som kommer på baggrund af uhensigtsmæssig adfærd, der flyttes til brugerne af bygningen; fx alarmer udløst af åbne vinduer uden for åbningstid, køkkenområder eller lignende.
Tekniske fejl vil stadig blive faktureret hos Ejendomme.
Ved tvivlsspørgsmål vedrørende fakturering, så kontakt områdelederen for Teknisk Drift.
