Personaleadministration og ledelse
Mere om arbejdsmiljø, arbejdstid, DASK, MED, MUS, personaleadministration (fravær, løn, kurser), rekruttering og sundhed mv. Husk: Brug søgefeltet øverst til højre, hvis du ikke finder det, du leder efter!
Indhold - korte beskrivelser og/eller links vedr. personaleadministration og ledelse
Afskedsreception for skoleledere og sektionsledere ved Skoleafdelingen
Afskedsreception
For skoleledere og sektionsledere, der har været uafbrudt beskæftiget ved Silkeborg Kommune i mindst 10 år, og som udtræder af arbejdsmarkedet for at overgå til pension eller efterløn, skal der arrangeres en reception, sædvanligvis for kolleger (skolens/ sektionens medarbejdere, øvrige skoleledere/sektionsledere) og nærmeste familie – afhængig af pågældendes berøringsflader.
Det endelige deltagerantal aftales med skolechefen.
Arbejdsstedet har ansvaret for arrangementet og afholder udgiften. Der påregnes en kuvertpris på 175 kr. Skoleafdelingen yder et tilskud på 15.000 kr.
Afskedsgave, jf. de kommunale retningslinjer
Medarbejdere, der fratræder Silkeborg Kommune, er berettiget til en afskedsgave hvis:
- man fratræder af alders- eller helbredsmæssige årsager og udtræder af arbejdsmarkedet for at gå på pension eller efterløn samt
- har været uafbrudt ansat i mindst 10 år
Arbejdsstedet kontakter HR i Organisation og Personale på personale@silkeborg.dk.
Ovenstående regler er i store træk fra siko
Skoleafdelingen, marts 2015, ajourført marts 2024
Skoleledere ansættes på baggrund af en særlig ansættelsesproces, som for en stor del er tilsvarende ansættelsesprocessen for pædagogiske ledere.
Formålet er dels at sikre ansættelse af den bedst egnede kandidat og dels bedst muligt at efterleve intentionen om reel inddragelse og medindflydelse til skolebestyrelsen i forbindelse med lederansættelser i folkeskolen, som beskrevet i folkeskoleloven.
Læs Ansættelsesproces ved ansættelse af ledere på skolen i skolehåndbogen
I forbindelse med ansættelser er der en ansvarsfordeling af de enkelte opgaver i processen:
- Ansvarsfordeling ved ansættelse af skoleleder, pdf-fil i Acadre
- Ansvarsfordeling ved ansættelse af pædagogisk leder, pdf-fil i Acadre
Acadre 24/17132
I Arbejdsmiljøhåndbogen findes vejledninger og information omkring APV og trivselsundersøgelser, uddannelse, SafetyNet, arbejdsskader, skærmbriller og MEDorganisationen.
Arbejdsmiljø- og sundhedspolitik på personalepolitikker.silkeborg.dk
Arbejdspladsvurdering (APV) gennemføres hvert andet år på centralt initiativ.
SK - AMR netværksgruppe i Aula
Formål
- En gruppe, hvor relevant information for arbejdsmiljørepræsentanter på skoleområdet kan formidles, fx nyt fra Arbejdsmiljøudvalget under AfdelingsMED Skole, nyt fra Arbejdstilsynet mm.
- En gruppe, hvor der er mulighed for målrettet videndeling inden for arbejdsmiljøområdet på skoleområdet.
Platform
- Aula. Der er etableret en tværgående gruppe, SK - AMR netværksgruppe (Silkeborg Kommune).
- Skolens arbejdsmiljørepræsentant og arbejdsmiljøleder tilmeldes via et Aula-team i TEA af skolens sekretær el.lign.
Forventninger
- Det er frivilligt, om man som AMR eller arbejdsmiljøleder ønsker at deltage aktivt i denne gruppe.
- Vælger man som AMR at deltage aktivt, er der ikke konkrete krav til, hvor ofte man læser beskeder heri, eller at man fx deltager i drøftelser mv. i gruppen.
- Denne gruppe skal ses som et supplement til Arbejdsmiljøhåndbogen på siko.
- Arbejdsmiljøhåndbogen på siko samler al relevant information om arbejdsmiljø i organisationen Silkeborg Kommune
Daglig drift
- Når en AMR vælges på skolen, skal den lokale Aula-administrator sikre, at den pågældende tilknyttes gruppen via TEA. På samme måde skal man kobles af igen, hvis man ikke længere har funktionen som AMR.
- Der er ikke udpeget en formel tovholder eller moderator for dette forum, da det forventes, at aktørerne selv kan finde ud af sikre en ordentlig tone om indhold og temaer, der er relevant for gruppens medlemmer.
Gruppen er oprettet på initiativ af Arbejdsmiljøgruppen under AfdelingsMED Skole, januar 2022
Arbejdstidsaftaler mv.
Til arbejdstidsaftalen med Silkeborg Lærerforening hører forskellige bilag: Fravigelse og gældende paragraffer i A29; Frikøbte lærere; Årshjul for arbejdet med Silkeborgaftalen; Opgaveoversigt og mødeplan; Procedure ved omlægning af lærerens arbejdstid og overarbejde; Prøveafvikling.
Fra hjemmesiden er der også linket til dette supplerende notat: Notat vedr. undervisningsvejledere af 23. juni 2017 inkl. bilagene "Grundlag for den gode vejlederkultur" og "Vejlederens rolle og opgaver"
IST Trio er det system, der anvendes til medarbejdernes arbejdstid. IST Vikarmodulet genererer vikarløn.
Registrering af arbejdstid
Fra 1. juli 2024 skal alle medarbejdere registrere deres arbejdstid.
For administrativt personale: Silkeborg Kommune har indkøbt systemet SD Flex til tidsregistrering. Der kommer snarest en endelig udmelding om dette.
For pædagogisk personale på skoleområdet er valget faldet på IST Fix og Flex, hvor lærer, pædagoger og pædagogmedhjælpere via Trioweb kan registrere afvigelser i forhold til deres arbejdstid. Disse afvigelser vil kunne ses af ledelse og administration. Systemet overholder lov om registrering af arbejdstid og GDPR-lovgivningen.
Læs vejledning om Trio Fix og Flex på ist.com under Tjenestetid
Skoleplan - årshjul for arbejdet med Silkeborgaftalen
Arbejdet med skoleplanen på skoleniveau sker ud fra bilaget Årshjul for arbejdet med Silkeborgaftalen (bilag 3, side 18-21 i arbejdstidsaftalen).
På siden Strategisk målsætning for Skoleområdets kompetenceudvikling findes nederst et link til kompetenceplan inkl. praktiske oplysninger og økonomi for det pågældende skoleår. Denne side indeholder et overblik over skolens opgaver i forbindelse med tilmeldinger samt oplysninger om økonomi og refusion af fakturaer, inkl. mailadresse.
Her fremgår det, at der for nogle efter-/videreuddannelser for personalet ansøges om refusion fra Skoleafdelingen.
Medarbejder til leder - lederafklaring eller førlederprogram - Silkeborg Kommune giver hvert år de enkelte driftsafdelinger mulighed for at indstille et antal medarbejdere til særlige lederafklaringsforløb. Der udsendes materiale direkte til skolelederne fra Sekretariatet v/konsulent Pia Kløjgård Jensen.
Læs om Uddannelse og kurser (Den Kommunale Kompetencefond, VEU-godtgørelse mv.) på siko
Silkeborg Kommunes Uddannelsescenter udbyder kurser af mere generel karakter via platformen Plan2Learn. Find links fra siko.
På siko findes et antal ledelsesstrategier og håndbøger:
- Arbejdsmiljøhåndbogen
- Den overordnede ledelsesstruktur
- Koncernledelsens strategi
- Ledelsesgrundlag (fælles)
- Mission, vision og værdier
- Hvidbog for organisationsændringer
- Samskabelse i Silkeborg Kommune
- Styringsmodel
Læs også bilag 1 Overordnet styring, underbilaget Ledelse i Skoleafdelingen
Silkeborg Kommunes personalepolitikker og retningslinjer findes på en særskilt hjemmeside
På siko findes en lang række materialer om MED-organisationen:
- MED-håndbog 2015, national rammeaftale
- Silkeborg Kommunes MED-aftale, revideret 1. januar 2020
- Hvad er MED?
- MED-organisation, diagram
- Når du er blevet en del af MED
- Rammer og krav for MED
- Årshjul for MED
- Arbejdsmiljøopgaver i MED
- MED-uddannelsen
- Politikker og retningslinjer
- MED-sekretærer
- Skabeloner
- HovedMED
Referater og bilag fra AfdelingsMED Skole findes ligeledes på siko
Tillidsrepræsentanter
På siko findes følgende om tillidsrepræsentanter:
- Aftale om honorering af tillidsvalgte (NB: grundtakst + 2 timer/år pr. ansat i overenskomstgruppen. Ingen tid til forhandling, idet forhandlingskompetencen vedr. løn/arbejdstid ligger hos kredsen, endelig besluttet af skolechefen i samråd med O&P 24.6.2024.)
- Ledelsesret vs TR inddragelse
- Tillidsrepræsentantens deltagelse i ansættelsesudvalg
Mødestrukturen for skoleområdet i Silkeborg Kommune styres via kalenderen Skoleområdet (F0390). Der udsendes grundlæggende kalenderaftaler én gang årligt, nemlig i maj/juni, og så har skolelederne og Sekretariatet forskellige opgaver med at indkalde til møder ved nyansættelser i løbet af skoleåret.
Tidsplan for udarbejdelse af mødeplan
Nedenstående møder fremgår af ”Mødeplan for Silkeborg Kommunes skoleledelser”. Mødeplanen udarbejdes af flere forskellige medarbejdere i Sekretariatet i løbet af foråret.
Marts
- Skoleledermøde (SL), hver måned, for skoleledere
- Forretningsudvalgsmøde (FU), hver måned, for medlemmer
- Læringsnetværk for skoleledere (LS), hver måned
- Læringsnetværk for pædagogiske ledere (LP), hver måned
- Tovholdermøde læringsnetværk LS (TLS), 3 møder/år, for tovholdere
- Tovholdermøde læringsnetværk LP (TLP), 4 møder/år, for tovholdere
- Kompetenceudvalgsmøde (KU), 4-5 møder/år, for medlemmer
- Månedsmøde, skolechef & skoleområdets ledere (MM), hver måned
- Emnemøde (EM), 4 møder/år + Workshop vedr. skoleårets planlægning, 1 møde/år, for min. 1 person pr. skoleledelse
- Leder-TR Erfaringsforum, Silkeborgaftalen (LTE), 3 møder/år, for skoleledere og TR
- Dialogforum Skole: Stort (SDS), 2 møder/år som udsendes fra Skoleområdets kalender, Lille (LDS), 4 møder/år som udsendes fra kalenderen DSFU Politisk betjening. For skoleledere og skolebestyrelsesformænd.
April
- Skoleudviklingssamtaler, 1 møde/år, for skoleledelsen på den enkelte skole
- LæringsLab, 2 møder/år, for skoleledelsen
- Seminardag(e), 2-3 dage/år, for skoleledelsen
- Ledelseskonference, 1 pr. år, for skoleledelsen
Maj
- AfdelingsMED-møder, 5-6 møder/år, for medlemmer
- Øvrige aktiviteter lægges i mødeplanen for at tydeliggøre mulighederne for planlægning, f.eks. IC visitations-frist, skolebestyrelseskursus, Motionsdag, uddannelsesmesse, Skoleledernes Årsmøde, Konfirmanddag, Folkeskolens Prøver, Sidste skoledag 9./10. årgang, SFO Gøglermarked.
Maj/juni
- Den endelige mødeplan gemmes i Google Fællesdrev og offentliggøres på Skoleafdelingens nyhedsbrev.
- Alle øvrige aktiviteter oprettes i kalenderen Skoleområdet (F0390) af hensyn til overblikket, der udsendes IKKE mødeaftaler.
Tidsplan for møder i skoleledelsernes individuelle kalendere
April/maj/juni
- Alle mødeaftaler udsendes af den kalender-ansvarlige i
Sekretariatet fra kalenderen Skoleområdet (F0390) til skoleledere, pædagogiske
ledere m.fl.
Den kalender-ansvarlige følger en intern vejledning om deltagere, lokaler, tekst, farver i kalenderen mv.
I løbet af skoleåret – ved nyansættelse
Nye pædagogiske ledere m.fl. indkaldes af skoleleder (som videresender aftalen fra egen kalender) til følgende møder:
- Månedsmøde, skolechef & skoleområdets ledere (MM), hver måned
- Emnemøde (EM), 4 møder/år + Workshop vedr. skoleårets planlægning, 1 møde/år
- Leder-TR Erfaringsforum, Silkeborgaftalen (LTE), 3 møder/år
- Skoleudviklingssamtale, 1 møde/år
- LæringsLab, 2 møder/år
- Seminardag(e), 2-3 møder/år
- Ledelseskonference, 1 pr. år
- Nye skoleledere indkaldes af den kalender-ansvarlige i Sekretariatet fra kalenderen Skoleområdet (F0390) til samtlige møder i resten af skoleåret. Den kalender-ansvarlige er i visse tilfælde den konsulent, der har ansvaret for det enkelte møde.
- Læringsnetværk for både skoleledere og pædagogiske ledere indkaldes af konsulenten, der er ansvarlig for det pågældende læringsnetværk.
Procedure for mødebooking i PPL-Sekretariatet findes i Skolehåndbogens afsnit Administration og drift under overskriften ”Mødelokale på Rådhuset eller Medborgerhuset, booking og forplejning”
Beskrivelse af kalenderen Skoleområdet (F0390) – indhold
Kalenderen indeholder alle de møder, som fremgår af Tidsplan for udarbejdelse af mødeplan.
Desuden kan den indeholde særskilte konferencer/møder, som optager en del af skoleledelserne. Møderne er ikke nødvendigvis udsendt fra kalenderen, de kan være der som ”optaget”-angivelse i lighed med ”Øvrige aktiviteter”, dvs. uden lokale og deltagere.
Her er indsat et uddrag af den beskrivelse af kalenderen Skoleområdet (F0390), som findes i Procedure for mødebooking i PPL/Sekretariatet:
- Hvilke aftaler skal i den fælles kalender? Aftaler som involverer mindst fem skoleledelser.
- Navngivning af mødeaftaler: Målgruppen skal altid fremgå af aftalen, f.eks. ”skoleledelser”, ”udskolingsledere og -medarbejdere”, ”x-vejledere og nærmeste leder”, ”inklusionscentre”. Desuden skal mødets emne være nævnt.
- Møder med (dele af) skoleledelserne i nær fremtid, som man selv er ansvarlig for, kan afsendes fra egen kalender. Send altid aftalen til mødedeltager ”Skoleområdet (F0390)”. Så kan man selv holde overblik over deltagerne (f.eks. til brug for møde-materialer eller forplejning), men aftalen kan ses af alle andre i den fælles kalender.
- Bed aldrig om accept af en Outlook-aftale fra kalenderen Skoleområdet (F0390). Når møderne indkaldes, så fjernes afkrydsningen ved ”Anmod om svar” under ”Deltagere”
- Mødeplanens ekstra begivenheder lægges også i Outlook-kalenderen, men uden lokale og mødedeltagere. Således kan kalenderen bruges til overblik over gode mødedage.
Læs procedure for omplacering af medarbejdere
I tråd med Silkeborg Kommunes personalepolitik bygger proceduren på værdien om at inddrage og involvere medarbejderne for at finde fælles løsninger.
Proceduren er godkendt af afdelingsledelsen i Skoleafdelingen og drøftet med Silkeborg Lærerforening og i AfdelingsMED Skole i november 2023.
Læs mere om personalestatistikker og find de seneste på siko:
- Sygefraværsstatistikker
- Kommunerapport
- Lederrapport
- Hyppigt kort sygefravær
- Aldersstatistik
- Lønstatistik
- Personaleomsætning
- Udvikling i fuldtidsstillinger
Rekruttering
Læs mere om, hvordan man kommer godt i gang med rekruttering på siko
- Tjekliste MEDARBEJDER
- Tjekliste LEDER
- Deltidsansattes adgang til et højere timetal
- Stillingsopslag
- Fortrinsret for handicappede ansøgere
- Samtaleforløb
- Referencer
- Børneattester og straffeattester
- Prøvetidssamtale
O&P anbefaler, at man bruger den aktuelle tjekliste aktivt i hele rekrutteringsprocessen. Her guides man strukturelt via hjælpsomme oplysninger og aktive links til relevante dokumenter.
Ansættelsesproces ved ansættelse af skoleledere i Silkeborg Kommune
Introduktion og onboarding
Notat om introduktion af skoleledere og pædagogiske ledere til Silkeborg Kommunes Skolevæsen er under revision, kommer.
Nyttig viden til nyansatte medarbejdere i Silkeborg Kommune på siko, bl.a. om:
- Arbejdsmiljø
- GDPR - introduktion til personoplysninger og brug af dem
- It-sikkerhed og GDPR
- Medarbejdergoder
- Sundhedsordning
- Organisation og MED
- Personalehåndbog
- Personalepolitikker
- Praktisk information
- SIKO intranet
- Tavshedspligt
- Elektronisk arkiv - ESDH
SKU afholder kurser for nyansatte ledere, læs mere på sk.plan2learn.dk
Skoleafdelingen og Børne- og Familieafdelingen afholder med mellemrum et kursus for nyansatte på 0-18 års området, hvor de væsentligste politikker og strategier gennemgås. Kurset annonceres via Skoleafdelingens nyhedsbrev.
Mødestruktur
Læs om mødestruktur og mødeplan i boksen ovenfor, Mødestruktur for skoleledelserne
Nyhedsbrev fra Skoleafdelingen
Nyhedsbrevet udsendes en gang ugentligt som pdf-fil via siko og findes desuden i Acadre. Det er primært henvendt til skoleledelserne, enkelte links går til Acadre-sager (begrænset til administrative brugere) og Google Fællesdrev (begrænset af Silkeskole-login).
Læs om nyhedsbrev fra Skoleafdelingen og find links mv.
Hvem er hvem på skolerne
Oversigten Hvem er hvem på skolerne findes i Silkeskoles Google Fællesdrev, men kan læses af alle.
Når en skolelederstilling på en skole bliver vakant, skal der hurtigst muligt træffes beslutning om, hvorledes det ledelsesmæssige setup skal være, frem til der ansættes en ny skoleleder.
Målet er at sikre, at skolens daglige drift opretholdes med særligt fokus på:
- Elevernes læring og trivsel
- Den resterende ledelses arbejdsmiljø og arbejdsbelastning
- Medarbejdernes arbejdsmiljø
Navnet "Skolevæsenets grundfortælling" er valgt for at tydeliggøre, at indholdet er det, der skal lægge til grund for fortællingen om skolevæsenet i Silkeborg Kommune.
Grundfortællingen beskriver vores mission, vision, værdier og strategiske indsatsområder og besvarer fire centrale spørgsmål.
For at kunne benytte sig af Sundhedsordningen, skal medarbejder:
- Være ansat som månedslønnet medarbejder i Silkeborg Kommune
- Have behov for behandling grundet arbejdsrelaterede gener i bevægeapparatet
- I kraft af sit virke være udsat for fysiske arbejdspladsbelastninger, nedslidning mm.
- Være i risiko for at blive sygemeldt fra sit arbejde, hvis arbejdsrelaterede gener ikke behandles
Pga. lovgivningen kan Silkeborg Kommune udelukkende tilbyde behandling eller forebyggende behandling, hvis der er en sammenhæng mellem forebyggelsen eller behandlingen og det arbejde, som medarbejderen udfører. Hvis skade, belastning eller lignende er sket i privat regi, f.eks. i forbindelse med sport, ferie eller lignende, er der tale om et skattepligtigt personalegode, hvorfor medarbejder ikke kan benytte sig af ordningen.
Der skal med andre ord være en arbejdsmæssig begrundelse for, at arbejdsgiver/Silkeborg Kommune betaler sundhedsudgiften for medarbejderen (jf. Skat C.A.5.15.2) F.eks. er løbe og styrketræning ikke forebyggelse af arbejdsskader, selvom en sådan generel træning kan minimere det samlede antal af arbejdsskader.
Behandlingsforløb starter med en sundhedsfaglig visitation hos en fysioterapeut. Fysioterapeuten hjælper med at vurdere dine specifikke behov, og finde den bedste behandlingsplan for dig.
Udover fysioterapi kan kiropraktik, holdtræning og/eller massage blive inddraget i din behandlingsplan - afhængigt af hvad fysioterapeuten vurderer er relevant.
Spørgsmål til bookning af tider og adgang til systemet kan stilles til Falck Healthcares support på tlf.: 70 10 20 12
Du kan læse mere om sundhedsordningen samt booke tid på hjemmesiden Sundhedsordningen
Spørgsmål til HR Arbejdsmiljø vedr. sundhedsordningen kan stiles til arbejdsmiljo@silkeborg.dk
Medarbejderudviklingssamtale (MUS) og Kompetenceudviklingsplan
Læs beskrivelsen af MUS og kompetenceudviklingsplaner på siko og se vedhæftede dokumenter:
- MUS samtaleskema
- Vejledning - MUS
- Kompetenceudviklingsplan
- Vejledning - kompetenceudviklingsplan
- Seniorsamtalen
Alle MUS samtaler skal, ifølge trepartsaftalen, afsluttes med at der udfyldes en kompetenceudviklingsplan. Der skal følges op på planen i tiden frem til næste MUS.
Lederudviklingssamtale (LUS)
Læs beskrivelsen af LUS på siko og se vedhæftede dokumenter:
- LUS aftaleskema
- Kompetenceudviklingsplan for ledere
- LUS SKABELON – Resultatskabelse i den daglige drift
- LUS SKABELON – Bindeleddet mellem det strategiske niveau og driften
- CHUS SKABELON – Forbindelsen mellem politiske og strategiske beslutninger og overordnede indsatser
- Chef - lederudviklingssamtaler og Ledelseskommissionens anbefalinger
- Seniorsamtalen - til ledere
Arbejdsmiljørepræsentant, AMR
Arbejdsmiljørepræsentanten vælges på tværs af overenskomstgrupper, dvs. at man vælger en AMiR for en arbejdsplads (et geografisk afgrænset område). I forhold til opstillingsret og stemmeret følger man reglerne på TR-området.
Indkaldelser til stormøder mv. udsendes via skolelederen, som har ansvaret for at formidle videre.
Når en ny arbejdsmiljørepræsentant skal registreres, så skal det ske via en blanket (”AMR – honorering arbejdsmiljørepræsentant”), som sendes til arbejdsmiljøpostkassen arbejdsmiljo@silkeborg.dk. I samme ombæring skal den nye AMR oprettes i SafetyNet af HR og Arbejdsmiljø.
Læs mere om valg i Arbejdsmiljøhåndbogen på siko.
Der findes to grupper for arbejdsmiljørepræsentanter på siko. Søg dem frem og tilmeld dig:
Arbejdsmiljøgrupper: https://siko.silkeborg.dk/Personaleforhold/arbejdsmiljoe/arbejdsmiljoegrupper
AMIR'er på skoleområdet: https://siko.silkeborg.dk/organisation/skoleafdelingen/med/omraade-med-skole/amirer-paa-skoleomraadet
Medarbejderrepræsentanter i LokalMED
Sammensætningen af LokalMED fremgår af LokalMED’s forretningsorden, her står om valgbarhed og hvem der må stemme på hvem i forhold til MED-sammensætningen. De enkelte personalegrupper afholder valg hver for sig, og der er ingen regler for, hvornår man kan stille op – dvs. at det kan afgøres på personalegruppens møde. Kun fastansatte medarbejdere har opstillings- og stemmeret.
Se standard-skabelonen til forretningsorden i LokalMED på siko.
Skolebestyrelsesrepræsentant
Der vælges medarbejderrepræsentanter og stedfortrædere til skolebestyrelsen hvert år i foråret, gældende for det kommende skoleår.
Hvis der er er frafald blandt medarbejderrepræsentanterne, indtræder en stedfortræder for resten af valgperioden.
Tillidsrepræsentant, TR
På enhver arbejdsplads kan der vælges én tillidsrepræsentant pr. overenskomstgruppe, hvis gruppen omfatter mindst 5 medarbejdere. I notatet fra siko står der noget om valget, opstilling, anmeldelse og løntillæg.
