IT og digitalisering

Mere om Aula, IT-udstyr, BYOD, digitale læremidler, Google Workspace, Meebook, skolernes hjemmesider og diverse IT-vejledninger. Husk: Brug søgefeltet øverst til højre, hvis du ikke finder det, du leder efter!

IT- og Digitalisering: Indhold - korte beskrivelser og/eller links

Fold alle ud

Skolens kommunikation via Aula til forældre/elever

Skolerne får henvendelser fra forskellige lokale foreninger om kommunikation til hjemmene via Aula, nogle gange i form af ønske om opslag og andre gange i form af ønske om klasselister.

Da der er stor forskel på de enkelte skoler og deres praksis/ønsker vedr. formidling, så kan den enkelte skolebestyrelse lave nogle retningslinjer for kommunikationen på Aula, som passer til skolens forhold.

I forhold til udsendelse af lister, læs under GDPR og IT-sikkerhed, boksene "Klasseliste..."

Det fremgår af teksten om bibliotekslister og konfirmationsforberedelse at: "...der er hjemmel i GDPR art. 6, stk. 1, litra e, da videregivelsen sker i samfundets interesse og på baggrund af skolernes myndighedsudøvelse". Derfor kommer foreninger normalt ikke i spil til at få en klasseliste.

Skoleafdelingens kommunikation via Aula til forældre/elever, nogle gange via skolens Aula-ansvarlige

Normal praksis i forhold til centralt indsendte tilbud til skolerne er, at der sættes et opslag på nyhedsbrev og opslagstavle.

Læs mere om nyhedsbrev og opslagstavle under Administration og drift, boksene "Nyhedsbreve fra Skoleafdelingen" og "Opslagstavlen til medarbejdere, udsendes via Aula"

Nogle gange sendes desuden et forslag til opslag med bilag/links pr. mail til skolernes Aula-ansvarlige, f.eks. hvis noget især retter sig mod en bestemt elev- eller forældregruppe. Her står der i følgemailen, at skolen kan offentliggøre ud fra egne regler.

Enkelte tilbud sendes direkte til relevante forældre og elever i Aula, efter politisk eller ledelsesmæssig vurdering. Det sker, når der findes samlede lister i Aula til målgruppen. Det kan være en generel opfordring til at tage børn med til valg, pandemi-information eller tilbud vedr. f.eks. udvekslingsophold med et par specifikke årgange som målgruppe.

Når noget udsendes fra centralt hold, så har skolechefen vurderet, at der skal kommunikeres direkte til forældre og/eller elever via besked/opslag i Aula uden at risikere at blive sorteret fra lokalt. 

Skoleafdelingen og de forskellige sektioner/teams tilstræber at undgå dobbeltinformation med særskilte mails, nyhedsbrev/opslagstavle og opslag på Aula.

Kontaktperson: Nyhedsbrevsredaktør Helle Præsius Busk

 

Support på Aula

Administratorer

Se administratorvejledning eller andre beskrivende dokumenter på aulainfo.dk

Læs FAQ på Aulainfo.dk

Kontakt administrator Steen Demuth

Medarbejdere

Se vejledninger og videoer om Aula på aulainfo.dk

Læs FAQ på Aulainfo.dk

Spørg din lokale superbruger eller på skolens kontor

Lokale dokumenter om Aula

Se Silkeborg Kommunes vejledninger om brugen af Aula

I alt mere end 20 vejledninger om alt fra gruppeoprettelse over sikre filer og kommunal IDP til widgets.

Lokale retningslinjer for adfærd i Aula

Adgang til sikre filer i Aula - overvejelser

Det er af hensyn til GDPR uhensigtsmæssigt at dele sikre filer vedrørende en elev med en medarbejdergruppe. De medarbejdere, der skal kunne se og arbejde med de sikre filer, skal tilføjes enkeltvis.

Integration af kontaktoplysninger mellem Aula og IST Elevadministration

Det er muligt at få oprettet tværgående grupper i Aula. Som deltager i en gruppe kan man kommunikere ved at oprette opslag, begivenheder og sende beskeder. De tværgående grupper i Aula er alle navngivet, så de begynder med ”SK – ”.

Den kommunale Aula-administrator Steen Demuth opretter alle tværgående grupper. Der findes to typer tværgående grupper, og den enkelte gruppes type kan ses i beskrivelsen i Aula:

  • Grupper, hvor deltagerne overføres fra et team i TEA til Aula. Disse grupper vurderes at have obligatorisk karakter, og her opretter Steen Demuth et Aula-team i TEA. Skolerne melder selv deltagere ind i teamet i TEA. Herefter overføres deltagerne automatisk til Aula. Al ajourføring af gruppen sker via skolens TEA.
  • Grupper, hvor en tovholder er ansvarlig for deltagerne. Her sætter Steen Demuth en tovholder ind som redaktør i Aula. Tovholder skal sikre, at der er det antal aktive medlemmer, som der er behov for. Hvis nogen mangler, så er det tovholder, der tager kontakt til de aktuelle skoler.

Tovholder er den, der har anmodet om at få gruppen oprettet, og tovholder er moderator på indholdet, hvis det er aktuelt.

Skolernes sekretærer ved, hvilke teams der er oprettet centralt og hvilke, de selv har oprettet i TEA.

Når Steen Demuth opretter en ny tværgående gruppe, bliver nedenstående liste opdateret. Redaktør for nyhedsbrev/opslagstavle informeres og formidler eksistensen af den nye tværgående gruppe til skoleledelser og medarbejdere. Skolernes sekretærer informeres, hvis det er en gruppe, hvor deltagerne overføres fra et team i TEA til Aula.

  • SK - AMR netværksgruppe (Silkeborg Kommune)
  • SK - AULA Superbruger & Lokaladministratorer (Silkeborg Kommune)
  • SK - Elevrådskontakter Silkeborg Skoler (Silkeborg Kommune)
  • SK - FABLAB Pionerer (Silkeborg Kommune)
  • SK - Fælles Elevråd Silkeborg Kommune (Silkeborg Kommune)
  • SK - Inklusions- & AKT-netværk (Silkeborg Kommune)
  • SK - Lederansvarlige for arbejdet med God undervisning understøttet af læringsplatformen (Silkeborg Kommune)
  • SK - Lærere i DSA - Basis (Silkeborg Kommune)
  • SK - Lærere i DSA - Supplerende (Silkeborg Kommune)
  • SK - Matematikvejledere i Silkeborg Kommune (Silkeborg Kommune)
  • SK - Naturfagslærere (Silkeborg Kommune)
  • SK - Netværk for skriftsprog (Silkeborg Kommune)
  • SK - SSP-vejledernetværk (Silkeborg Kommune)
  • SK - Skolebibliotekarer Silkeborg Skoler (Silkeborg Kommune)
  • SK - Sundheds- og seksualundervisere Silkeborg Skoler (Silkeborg Kommune)
  • SK - Videnscenter for Udskolingen (Silkeborg Kommune)

Opdateret 31.1.2022

Silkeborg Kommune har valgt, at indkøb af digitale læremidler er decentral

Herved sikres at skolerne har videst mulige rammer for inddragelse af lærerne i udvælgelse af de læremidler der skal anvendes i undervisningen.

Læs mere om digitale læremidler, databehandleraftaler og indgåede aftaler med firmaer på skoleudvikling

Digitale læremidler kan kategoriseres i flere grupper

Præcis som med analoge læremidler.

Portaler

Svarer til den analoge fag grundbog. En portal indeholder oftest materialer til flere årsplaner. Portaler er faseopdelte, grundlæggende i indskoling, mellemtrin og udskoling.

Eksempler på portaler:
https://dansk.gyldendal.dk
https://tyskfaget.dk

Specifikke forløb

Svarer til analoge grundbøger. Denne type digitale læremidler indeholder materialer for et bestemt emne.

Trænings- og testportaler

Svarer til de analoge kopimapper. Disse portaler er oftest selvrettende og giver eleven evalueringer. Der er ofte videohjælp i portalerne. Eksempler på portaler:
https://grammatip.dk
https://matematikfessor.dk

Værktøjer

I modsætning til ovenstående er værktøjer ikke didaktiserede. I analog forstand kan digitale værktøjer sammenlignes med analoge værktøjer som anvendes i forløb. Sav, polaroidkamera o.a.

Eksempel på værktøjer ses bedst i:
https://skoletube.dk

Hjælpe- og støtteværktøjer

Her findes ikke rigtig nogle analoge sammenligninger. Værktøjerne hjælper eksempelvis eleverne med oplæsning af tekster, ordforslag etc. Eksempler på værktøjer er CD-Ord og Intowords.

Der er som udgangspunkt ikke nogen, der er interesserede i at have forkerte oplysninger liggende, så det er som regel til at få dem rettet.

Faktuelle fejl

Hvis skolen falder over forkerte oplysninger, f.eks. forældede webadresser, så tag kontakt til udbyderen (Krak, Google m.fl.). Herefter rettes fejlene.

Fortolkninger, som er uhensigtsmæssige

Når der er tolket på oplysninger, er det knap så ligetil, da det ikke handler om faktuelle data, men om tolkningen af dem.

Hvad kan skolen så gøre? Skriv til udbyderen og gør dem opmærksomme på teksten/de værdiladede udtryk. Udbyderen har oftest en interesse i at fremstå så neutral og troværdig som muligt, og hvis en håndfuld studerende producerer tekster på samlebånd, så er udbyderen måske ikke klar over niveauet.

Vedr. DinGeo

Der er mange, der brokker sig på Trustpilot, og DinGeo svarer tilbage, så der er en sandsynlighed for, at henvendelser vil blive læst.

DinGeo kan kontaktes på amin@dingeo.dk. Hjælper det ikke, er det måske nogen højere i organisationen, som skal på banen.

Skolernes hjemmesider redigeres i Drupal

Der er på hver skole 1-2 administratorer, som har adgang til at redigere.

For kode til redigeringsdelen af AULA-hjemmesiden – kontakt Helle Præsius Busk i Sekretariatet, Skoleafdelingen.

Kontaktlister over medarbejdere

Der er ikke lovkrav om, at skolerne offentliggør lister med medarbejdernes navne/arbejdsmailadresser. Det beslutter skolen selv (og det kræver ikke samtykke fra medarbejder).

Hvis der er lister, så husk: mailadresser SKAL være @silkeskole.dk af hensyn til GDPR. Hvis en liste indeholder fotos, så kræver det samtykke fra medarbejder!

Generelt

På aulainfo.dk findes en række dokumenter og vejledninger, som kan guide i opsætningen af skolens hjemmeside

Generelt om skolernes hjemmesider som kommunikation til forældre m.fl., se under Forældresamarbejde og skolebestyrelse

Webtilgængelighed og tilgængelighedserklæring

Læs mere om webtilgængelighed i boksen nedenfor, "Hjemmesider, webtilgængelighed"

I hver hjemmesides sidefod skal der være et direkte link til skolens webtilgængelighedserklæring.

Læs om opsætningen af sidefoden i den generelle brugervejledning på aulainfo.dk, afsnit 7.1

EMN-2019-02610

Webtilgængelighed

Alle offentlige hjemmesider skal være webtilgængelige. Det samme gælder Intranet, dvs. Aula er også omfattet. Læg kræfterne i de dokumenter, der er på hjemmesiden.

Desuden skal mails og breve, der udsendes til borgere, også være webtilgængelige. Skabeloner/fraser i det kommunale ESDH-system tilstræbes at blive gennemgået ved overgangen fra GO til Acadre. 

Assist er et program i Word (under DynamicTemplate), som anvendes til at gøre de pdf-filer, man selv danner, webtilgængelige.

Skolebestyrelsesmødereferater skal jf. lovgivningen være tilgængelig på skolens hjemmeside, og de lægges oftest ud som webtilgængelige pdf-filer. Derfor er der udarbejdet en skabelon til skolebestyrelsesmøder, som kan anvendes. Den findes sammen med materialer i GO-mappen på linket nedenfor.

Se materialer fra kursus om webtilgængelighed mv. i GO, EMN-2019-02610

På siko findes opdateret Assist-vejledning

Webtilgængelighedserklæring

Det er lovpligtigt at have en tilgængelighedserklæring på samtlige selvstændige hjemmesider. Tilgængelighedserklæringen udfyldes i WAS-tool, og den skal opdateres én gang årligt (ca. oktober) af en medarbejder med Medarbejdersignatur.

Læs en lokal vejledning om udfyldelsen af WAS-tool i GO, EMN-2019-02610

Læs mere om webtilgængelighed og WAS-tool på digst.dk

EMN-2019-02610

Beskrivelse er på vej.

Hjernen og Hjertet bruges i forhold til fokus-møder, mm.

IT Servicedesk skal kontaktes (af administrative medarbejdere især) om...

  1. Alt vedr. IT-problemer på det administrative kommunale netværk
  2. Telefoner
  3. NemID og Medarbejdersignatur

Link til IT Servicedesk

Vær opmærksom på Servicedeskens åbningstider, de står til højre på hjemmesiden.

Personale på skoler: Kontakt lokal it-superbruger og herefter Steen Demuth

Personale på Rådhuset: Kontakt it-kontaktperson Lene Degn Christensen

  • PC’er skal returneres til IT-centeret på Rådhuset til afregistrering.
  • Skærme, printere mm. skal afleveres som skrot/affald på nærmeste genbrugsplads.

Der er ingen kørselsordning vedr. bortskaffelsen, så skolen må finde sin egen løsning. På en del skoler er praksis, at de lader en medarbejder aflevere IT-udstyret og betaler selvfølgelig kørepenge til den, der har køreturen.

Dokumentet: Udlevering af IT-udstyr til ordblinde elever (pdf-fil til udlevering, revideret august 2022)

Alle elever, der er testet ordblinde i Silkeborg Kommune, skal arbejde på velfungerende IT-udstyr, som kan transporteres mellem skole og hjem.

Læs mere om udlevering, udgift, aflevering osv. i pdf-filen ovenfor.

Der er ikke sket ændringer i forbindelse med overgangen til AppWriter, der høstes erfaringer i 2022. 

Tilbud om ’spørgetime’ hver mandag-torsdag kl. 15.00-16.00 (indtil efterårsferien) for de IT-ansvarlige og de fagprofessionelle, udbydes af Videncenter for Læsning via Google Meet (Meet-kodeord: Awsilkeborg).

EMN-2021-01621

ALLE medarbejdere på skolerne skal bruge silkeskole-mail som arbejdsmail, da følsomme personoplysninger IKKE må udveksles via private mail-adresser.

Læs bilag 3.05.01 GDPR og databeskyttelse

Tilføjelse af medarbejdere, oprettelse og ændring af Outlook-distributionslister sker ved kontakt til Lene Degn Christensen eller Helle Præsius Busk.

Outlook indeholder følgende distributionslister til skolerne:

  • SKO-Ledere alle (DG0360)
  • SKO-PL Pædagogiske ledere alle (DG0361), indeholder SKO-PL Indskoling og SKO-PL Udskoling
  • SKO-Sekretærer (DG0362)
  • SKO-Ledelsen inkl. adm (DG0359), består af ovenstående tre lister

Desuden er der distributionslister til Skoleafdelingens sektioner:

  • SKO-Afdelingsledelsen (DG0680)
  • SKO-PPL Team læring og udvikling (DG0365)
  • SKO-PPL Team sprog og kommunikation (DG0367)
  • SKO-PPL Team sprog og læsning (DG0366)
  • SKO-PPL Team åben skole og praksisfaglighed (DG0358)
  • SKO-Sekretariatet Team kvalitet og myndighed (DG0773)
  • SKO-Sekretariatet Team økonomi (DG0774)
  • SKO-Tandplejen, en række forskellige teams og personalegrupper

 

Doc2Mail - OneTooX (print og send sikkert til E-boks)

Support: 8970 1550 #5 eller opret en sag via IT-Service Portal

Vejledninger findes i siko under Dok2Mail - OneTooX

GO (GetOrganized, ESHD-system)

Support: Skype-opkald: 1250, opkald fra mobiltelefon 8970 1250 eller brug GO-supporten i systemet.

Vejledninger findes i siko under GetOrganized

Der udbydes jævnligt kurser i GO på sku.silkeborg.dk

Hypernet (indmeldelse i SFO)

Support: Dagtilbud v/Børne- og Familieafdelingen på 8970 2007

Der logges på med dr-nummer og kode. Her kan ses skolens elevindmeldelser i SFO.

Vejledninger findes på forsiden af systemet

IST

IST Elevadministration (TEA) - Elev

Support: Stinna Bøgelund, tlf. 8970 1904

Vejledninger findes på IST's hjemmeside

IST Elevadministration (TEA) - Fravær

Se reglerne for fraværsregistrering i bilag 3.08

Vejledninger findes på IST's hjemmeside

IST Tjenestetid (TRIO)

Support: Henrik Lundbeck Nielsen

Vejledninger og beskrivelser af opgaver under Økonomi og skoleårets planlægning, boksen IST Tjenestetid, TRIO. Oprulning, opgørelse, fagfordeling, vikar mv.

Outlook, Office 365 og Windows

Vejledninger til diverse IT-systemer under Office365-platformen findes på siko under Systemer og værktøjer

Tale til tekst-funktionalitet er nu standard i hele Office-pakken, klik på "Dikter"-ikonet i menulinjen under Hjem. Her findes også hjælp under "Fortæl mig mere".

Bestilling af forkortet mailadresse

Åbn IT Service Portal (brug windows-ikonet i nederste venstre hjørne). Vælg "Jeg har brug for noget" og skriv "Forkortet mailadresse" i emnefeltet. Hvis ikke du gør andet, vil du få den forkortelse, som IT beslutter.

Du kan selv forsøge med nogle muligheder ved at skrive dit forslag i "Til"-feltet i en ny mail. Hvis forslaget er brugt, vil du ret hurtigt få de sædvanlige ID-oplysninger, når du kører musen over mailadressen.

Prisme/Webshop (bogføring mv.)

Support: Ring på 8970 1645

Vejledninger findes i siko under Prisme (ændres til Prisme 365 pr. 1.1.2023)

Vejledninger findes i siko under webshop 

Rakat (indkøb)

Support: Ring på 8970 1600 eller skriv til indkob@silkeborg.dk

Vejledninger findes i siko under Rakat

Send sikkert via Outlook

Support: 8970 1550 #5 eller opret en sag via IT-Service Portal

Der kan sendes sikkert til borgere, virksomheder og offentlige myndigheder fra Outlook, hvis Send Sikkert er installeret fra Software Centret

Vejledning findes i siko under Send sikkert

Webshop (produkter/indbetalinger til skolen)

Support: Ring på 8970 1645 (Prisme-supporten)

Der kan oprettes produkter til internt salg på skolen (indbetalinger til lejrskoler, madordninger, udflugter, skolefester mm.) via webshoppen