Procedure for PPLs brug af Acadre

Indledning, hvorfor skal PPL journalisere?

Uddrag fra Ombudsmanden.dk:

”Forvaltningsmyndigheder har journaliseringspligt. Pligten gælder for dokumenter, der er modtaget eller afsendt af en myndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med myndighedens virksomhed. Journaliseringspligten gælder dog kun for dokumenter, der har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Også interne dokumenter i endelig form er omfattet.

Formålet med journalisering er bl.a. at understøtte adgangen til aktindsigt og at sikre nødvendig dokumentation i de enkelte sager. Korrekt journalisering giver desuden overblik over sagens dokumenter, letter sagsbehandlingen og understøtter kvalitet og effektivitet i myndighedens sagsbehandling.”

• HUSK: E-learning, intensivt kursus i journalisering/notatpligt - gode råd om at blive notatsikker, målrettet skolemedarbejdere. Kurset er obligatorisk for alle (ny)ansatte

Jf. Offentlighedsloven og med baggrund i de stadigt hyppigere forekommende aktindsigter på skoleområdet er det både nødvendigt og lovpligtigt, at skolerne anvender Silkeborg Kommunes elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH), som er Acadre. Desuden er skoleområdet IT-systemer bevaringspligtige, og sikkerhedskopier mv. opbevares for eftertiden, elektronisk. I Silkeborg Kommune anvender vi enkeltsagsprincippet.

• Offentlighedslovens kapitel 2: Aktindsigt mv., og kapitel 3: Journalisering, postlister mv.
• Forvaltningslovens kapitel 4: Partens aktindsigt

Læs mere om aktindsigter under Forvaltningsret og myndighedsudøvelse, Forvaltningsret > Aktindsigt

I gang med Acadre (hjælp til ”sjældne brugere” og ved udfordringer)

• Log af og på, hermed opdateres rettighederne. Husk altid at vælge "Silkeborg Kommune (OS2faktor)" hvor man skal angive kommune!
• Se vejledning vedr. logon på siko.silkeborg.dk: ”Er du ny bruger af Acadre”
• Slet cookies (tryk samtidig på Ctrl+Shift+Delete, marker ”Cookies og andre webstedsdata”, klik på ”Ryd nu”)
• Hvis alt glipper, så brug en In-private browser (tryk samtidig på Ctrl+Shift+n) og log på Acadre herfra.

Samarbejde om Acadre-sager

Det er muligt at samarbejde i Acadre-sager via Teams. Se Silkeborg Kommunes video om samarbejde om Acadre-sager i Teams på dreambroker.dk

Brug altid Teams-samarbejde, hvis du har behov for at samarbejde med skiftende personer, både interne og eksterne, vedr. en enkelt sag. Et godt alternativ til adgangsgrupper!

PPL har en del muligheder for at oprette nødvendige sager ud fra Acadres Autoprofiler (de er alle navngivet med SKO som første ord):

Borgersager (elevsager)

PPL anvender i vid udstrækning Sensum til borgersager. En del sager oprettes i forbindelse med visitation, og dette sker i samarbejde med Sekretariatet. Derfor er der kun ganske få medarbejdere i PPL, der har behov for at oprette en borgersag.

En borgersag skal ALTID oprettes målrettet ud fra det, der er emnet for sagen. Borgersagerne oprettes ud fra barnets/elevens cpr-nummer. Man kan IKKE ændre i overskriften på borgersager, de navngives med cpr-nummer, navn og KLE-kodens beskrivelse.

Der er pt. SKO-autoprofiler til brug for pædagogisk vejledning 0-6 år og praktisk hjælp. Disse autoprofiler er bekendte for dem, der skal bruge dem.

Ved behov: Se Bilag 1 Om håndtering af borgersager, inkl. link til retningslinjer, nedenfor.

Breve til forældre via Digital Post

Breve sendes fortrinsvis via Sensum. Man må gerne sende via Acadre (hvis der er en borgersag at sende fra) og via SikkerPost i Outlook. Spørg ESDH-ambassadørerne ved behov. Alle afsendte breve skal gemmes i et system. Det er især vigtigt at gemme afgørelser.

Læs mere om afgørelser mv. under Forvaltningsret og myndighedsudøvelse, Forvaltningsret > Afgørelser. Læs også afsnittet om Begrundelser og klagevejledning

Dokumenter/sikre filer fra Aula skal overføres til relevant borgersag i Acadre

Indtil der findes en automatiseret løsning fra Aula til Acadre, er det nødvendigt at overføre manuelt. Det er pt. skolens opgave at overføre filer.

Emnesager

PPL skal oprette emnesager, og for langt de fleste sagers vedkommende må sagen kun omhandle et skoleår. Dvs. at sagen skal afsluttes ved skoleårets afslutning, og at der i løbet af foråret skal oprettes en ny sag for kommende skoleår (se parentesen efter emnet). Man kan SKAL HELST ændre i overskriften på emnesager! Autoprofilens titelforslag tilrettes, så det bliver så relevant og beskrivende som muligt i forhold til sagens indhold.

PPL kan anvende disse sagstyper:

• SKO Aftale om samarbejde (periode): Overordnede samarbejdsaftaler med skole eller dagtilbud, på gruppeniveau og IKKE personniveau. Navngiv med enhedens forkortelse.
• SKO Arbejdsmiljø, organisation (skoleår): Dagsordener/referater, bilag vedr. møder i arbejdsmiljøgruppen, indsatser/foranstaltninger, fysisk/psykisk APV. Hvis der er særskilte indsatser vedr. enten fysisk eller psykisk arbejdsmiljø, opret nye sager (andre autoprofiler)
• SKO Ledelse generelt (skoleår): F.eks. ledelsesmøder eller planlægning på tværs i ledelsen. Sagen er åben for hele skolens administration.
• SKO Ledersag fortrolig (skoleår): Fortroligt materiale, som behandles af en leder/ledelse. Sagen kan kun oprettes af lederen selv, som under Sikkerhed skal påføre adgangskode 05 (sektionsleder) eller 09 (teamledere/øvrige ledere). Autoprofilen kan også anvendes af andre medarbejdere, som har behov for en sag til f.eks. gemme-mails eller personlige noter. Her påføres adgangskode EA, og sagen er åben for hele teamet – husk at rette sagstitlen til.
• SKO MED-udvalg (skoleår): Dagsordener/referater, bilag. Opret en særskilt sag til fælles information, her ændres til adgangskode ME.
• SKO Personale introduktion (generel): Introduktionsprogram, evt. materiale om central introduktion.
• SKO Personalemøder (skoleår): Dagsordener/referater, bilag. En sag for Pædagogisk Råd og eventuelt en sag pr. nedsat underudvalg, kan erstattes af undermappe.
• SKO Personaleuddannelse, kompetenceløft og kurser (skoleår/generel): Diverse vedrørende uddannelse, kompetenceløft og kurser, planlægning og lister mv.
• SKO Personaleudvikling (skoleår/generel): Tiltag vedr. fælles personaleudvikling. Alt vedr. enkelte medarbejdere gemmes i SD Løn.
• SKO PPL Naturskolen Materialer (skoleår): Materialer til vejledning, undervisning og kursus mv., fagartikler og anden inspiration.
• SKO PPL TLU Materialer (skoleår): Materialer til vejledning, undervisning og (forældre) kursus mv., fagartikler og anden inspiration.
• SKO PPL TPU Materialer (skoleår): Materialer til vejledning, undervisning og (forældre) kursus mv., fagartikler og anden inspiration.
• SKO PPL TSK DSA 0-6 år Materialer (skoleår): Materialer til vejledning, undervisning og (forældre) kursus mv., fagartikler og anden inspiration.
• SKO PPL TSK Materialer (skoleår): Materialer til vejledning, undervisning og (forældre) kursus mv., fagartikler og anden inspiration.
• SKO PPL TSK Pædagogisk vejledning 0-6 år Materialer (skoleår): Materialer til vejledning, undervisning og (forældre) kursus mv., fagartikler og anden inspiration.
• SKO PPL TSK Vejledende fysioterapi 0-6 år Materialer (skoleår): Materialer til vejledning, undervisning og (forældre) kursus mv., fagartikler og anden inspiration.
• SKO PPL VSL Materialer (skoleår): Materialer til vejledning, undervisning og (forældre) kursus mv., fagartikler og anden inspiration.
• SKO PPL VSL Support til skole (skoleår): En sag pr. skole. Indsatsen gemmes i mapper pr. klasse/årgang.
• SKO Principper og retningslinjer (generelt): Samtlige principper og retningslinjer for personalet, som LokalMED godkender – lav en mappe til forældede udgaver.
• SKO Pædagogiske projekter og indsatser (skoleår): Projektforklæde, beskrivelser, evaluering mv.
• Papirkurv (generelt): Der er én sag pr. team, oprettet med den fælles autoprofil og navngivet ”Papirkurv SKO xxx (=enhedens forkortelse)”. Der må IKKE ændres KLE-nummer eller Adgangskode. Læs mere under afsnittet Sletning af dokumenter/sager.
  

Mht. økonomi: PPL’s økonomikonsulent opretter en fælles sag pr. team. Teamet kan desuden oprette egne sager efter behov.

Øvrige SKO-autoprofiler, som kan anvendes af PPL

SKO Arbejdsmiljø, fysisk; SKO Arbejdsmiljø, psykisk; SKO Befordring af folkeskoleelever; SKO Foranstaltninger mod smitsomme sygdomme; SKO Forsikring, tyveri, hærværk og erstatningssager; SKO Forældrekontakt og -henvendelser, forældreråd mv; SKO Inventar; SKO IT-indsats; SKO Kommunikation; SKO Læremidler, digitale eller fysiske; SKO Læring og undervisning; SKO Møder generelt; SKO Personale generelt; SKO Skoleårets planlægning; SKO Test og prøver; SKO Økonomi budget; SKO Økonomi budgetopfølgning; SKO Økonomi regnskab

Afslutning af sager og ændring af sagsbehandler, masseændring

Der er udarbejdet en minivejledning til masseændring i Acadre, læs vejledningen (pdf) i Acadre.

Specielt vedr. afslutning af borgersager

Når en elev forlader kommunen, så skal borgersagen/elevsagen afsluttes. Det vil sige, at sagens sagsstatus ændres til "A - Afsluttet", når der ikke længere er behov for den. Anvend minivejledningen ovenfor.

Ved en masse-afslutning markeres alle dokumenter automatisk som ”A – Afsluttet”, så man behøver ikke at bruge tid på at tjekke dokumenterne inden afslutning.

Sletning af dokumenter/sager

Brugerne kan ikke slette dokumenter, men de kan fjernes fra sagen ved at overføre dem til teamets/enhedens egen Papirkurvssag, se nederst under Emnesager. Når et dokument skal slettes, så marker dokumentet (mens Vis handlinger-visningen er slået til), vælg ”…” i den grå menulinje og vælg Flyt dokument. Herefter findes enhedens Papirkurvssag, og dokumentet flyttes hertil. Dokumenter i Papirkurvssagen bliver automatisk slettet efter et vist tidsrum, en praksis fra den centrale support er undervejs.

Man kan ikke bruge det menupunkt, der hedder ”Fjern…”. Selvom der spørges pænt, om man vil overføre dokumentet til papirkurv, så kommer der en fejlmeddelelse efterfølgende, og dokumentet er fortsat i sagen. Derfor: Altid de tre prikker og Flyt dokument.

Det er ikke muligt at slette sager som almindelig bruger af Acadre.

Man kan enten ”genbruge” sagen ved at ændre sagens data, KLE-nummer og titel osv. til et andet emne, som man også har brug for at have en sag til.

Alternativt kan man selv (eller PPL's superbruger light) oprette en sag til silkeborg.service-now.com og bede om at få sagsnr. xx/xxxx slettet og anføre årsagen.

I nødstilfælde, f.eks. ved meget personfølsomme dokumenter eller sager, så ret henvendelse til ESDH-ambassadøren.

Dokumentprofiler (autoprofiler)

En dokumentprofil skal sættes på hvert eneste dokument, der gemmes på en hvilken som helst sag. De er først og fremmest beregnet til at skrive en beskrivelse på det enkelte dokuments indhold og eventuelt låse dokumentet (mails). Dokumentprofilerne benævnes ”Autoprofiler” i de fleste sammenhænge. Man skal oftest bruge disse:

• Indgående dokument/mail
• Udgående dokument/mail (anvendes især til mails)
• Notat (anvendes f.eks. til generelle dokumenter eller forberedelse af materiale, som skal ud til flere)
• Internt arbejdsdokument (anvendes til interne dokumenter)

Søg under ”Delte autoprofiler” og find den korrekte type.

Det er muligt at føje profiler til Foretrukne. Klik et sted i linjen med navn mv. på profilen og klik på Føj til foretrukne. Herefter kan ”Foretrukne autoprofiler” vælges i visningen.

Der kommer information i forhold til aktindsigter senere.

Der findes ingen dokumentprofiler, der begynder med SKO, da de generelle delte dokumentprofiler dækker opgaven rigeligt fint.

Adgangsgrupper

Hvis en sag skal deles med flere end dem, der er en del af den pågældende administrative enhed, så skal der oprettes en adgangsgruppe.

Adgangsgrupperne skal navngives, så de begynder med SKO. Herefter mellemrum og forkortelsen på den enhed/skole, som opretter adgangsgruppen, jf. Bilag 2: Skoleforkortelser til adgangsgrupper i Skoleafdelingen. Til sidst en beskrivelse af øvrige deltagere eller formålet med adgangsgruppen.

I Acadre kan man se alle kommunens adgangsgrupper, så systematisering er nødvendig.

Man må ALDRIG anvende muligheden for at tilføje kolleger som Sagspart. Den funktion er udelukkende beregnet for tilknytning af borgere, så man f.eks. kan sende breve til dem.

Anvend Teams til sager, hvor der er skiftende behov for sagsbehandlere, se ovenfor under I gang med Acadre > Samarbejde om Acadre-sager

Sag 22/9466, senest revideret 6.12.2024
v/skoleområdets ESDH-ambassadører
Bente G. Pedersen, Stinna V. Bøgelund og Helle Præsius Busk

Bilag 1: Om håndtering af borgersager kan ses i Procedure for skolernes brug af Acadre

Bilag 2: Skole- og PPL-forkortelser til adgangsgrupper i Skoleafdelingen