Elevadministration

Skolens administrative opgaver i forbindelse med elevfravær, indmeldelse/udmeldelse (og indskrivning til 0. klasse), IST Elevadministration (TEA), karakterer og prøver samt årsrul

Indhold - korte beskrivelser og/eller links

Silkeborg Kommunes fraværsregler findes i bilag 3.08.01 Regningslinjer om registrering af fravær

IST Elevadministration TEA Fravær/Tabulex.net – Vejledning/opsætning ”inde i systemet”. Der er mulighed for at tilkøbe et modul, så forældre kan se og indberette fravær, samt et SMS-modul.

Det centrale ansvar for opgaven med elevers fravær er pt. placeret hos PPL v/tovholder for visitationer.

Find diverse vejledninger på istdk.com, søgeord Fravær

Husk, at der hvert år i perioden omkring sommerferien skal indberettes elevfravær til Styrelsen for IT og Læring (STIL) via et statistik-modul. Det er vigtigt, at skolens fraværsregistrering altid er ajour.

Link til statistik.uni-c.dk med vejledninger mv.

Pjece vedr. forældremyndighed og skolers orienteringspligt til forældre. En vejledning til skoler i Danmark om forældres ret til orientering om barnet, når forælderen ikke har del i forældremyndigheden:

Se Social-, Børne- og Integrationsministeriets udgivelse (2014) om skolers orienteringspligt

Adgang til en elevs data for pleje- og papforældre, læs under boksen IST Elevadministration (TEA)

Se på Forældresamarbejde og skolebestyrelse i boksen Forældreansvar. Her er et notat fra Jurateamet med baggrund og svar på hyppigt stillede spørgsmål, FAQ, vedr. emnerne Fælles forældremyndighed; Digital post til forældrene fra offentlige myndigheder; ”Tvunget” samarbejde/fælles beslutninger; Konflikter i samarbejdet; Bonusforældre; Orienteringsretten.

Indmeld og udmeld i skoleårets løb

Indmeldelser og udmeldelser i løbet af skoleåret behandles via elevinduet (F9) i IST Elevadministration (TEA).

  • Du skal stå i den aktuelle klasse.
  • Ved udmeldelse skal du markere den elev, der skal udmeldes. Du kan tilpasse udmeldelsesdato og evt. hvilken skole, eleven udmeldes til.

Når du taler med forældrene, så mind dem på, at de selv, aktivt, skal ind-/udmelde barnet i SFO på Børnepladsen!

Oplysningspligtsbrev om databeskyttelse til forældre

Alle nye forældre i Silkeborg Kommunes folkeskoler skal have tilsendt link til Skoleafdelingens oplysningspligtsbrev.

Læs venligst alle reglerne om oplysningspligtsbrevet under GDPR og IT-sikkerhed

Videregivelse af oplysninger mellem skoler ved elevers skoleskifte

Se retningslinjer om videregivelse, vejledning om brug af elevsager samt blanket med forældresamtykke i GO: EMN-2019-05693

Skolen kan have udarbejdet sin egen indskrivningsblanket til brug ved nye elever (i andet end 0. årgang).

Indskrivning til kommende 0. klasse

Indskrivningen åbner i december.

Der skal sendes indskrivningsbrev via IST Elevadministration (TEA) til elever bosiddende i skoledistriktet. 

Der kommer besked ud fra Skoleafdelingen, materialet vedr. 2022/23 ligger i GO, EMN-2021-02939

Elektronisk indskrivning

Indskrivningen foregår virtuelt via et link, der lægges på Silkeborg Kommunes hjemmeside.

I forbindelse med at forældrene skriver deres barn ind i kommende 0. klasse, modtager de en mail med kvitteringen for indskrivningen.

I kvitteringen er der indskrevet link til oplysningsbrevet vedr. databeskyttelse i Silkeborg Kommune, jf. ovenfor.

Hvis forældrene fortryder indskrivningen og kontakter skolen, så send mail til Skoleafdelingen v/Stinna Bøgelund, som fjerner barnet fra den kommende 0. klasse.

I kan finde en demo af vores elektroniske indskrivning på tabulex.net 

Den elektroniske indskrivning ajourføres hvert år i oktober/november (inden indskrivningen officielt åbner).

På TEA’s hjemmeside kan en fin manual til webindskrivningen fremsøges.

Vær opmærksom på, at nogle af opgaverne i manualen varetages centralt fra Skoleafdelingens side.

Elever, der ikke er bosiddende i skoledistriktet

Vær opmærksom på elever, der ikke er bosiddende i distriktet men ansøger om skoleindskrivning, se diverse dokumenter i GO: EMN-2021-00838

Læs mere om reglerne i Silkeborg Kommune i bilag 2.03 Optagelse af elever.

Eventuel overførsel til AULA inden skolestart

Hvis man ønsker, at den kommende 0. klasse skal overføres til AULA før skolestart, må der i IST Elevadministration (TEA) ikke sættes et flueben i ’Overfør ikke til UNI Login’ under fanen Klasser (F12)

Udmeldelse

Jf. øverst om handlingerne i IST Elevadministration (TEA).

Arkivering af elevsager

Generelt gælder det, at for elevsager skabt i perioden frem til 2006 bevares alle sager for cpr 01xxxx . Øvrige elevsager kan kasseres, når der ikke længere er brug for dem administrativt, dvs. når der ikke længere kan være et dokumentationskrav fra skolens/kommunens side.

Dette forudsætter, at de fleste ting er behandlet elektronisk i IST Elevadministration (TEA), så de få sager, der er skabt på papir efter 2006, har meget lille betydning.

IST Elevadministration (TEA) - Elev

Support: Stinna Bøgelund, tlf. 8970 1904

Trin-for-trin-vejledninger findes på IST's hjemmeside

Grundlæggende opbygning

  • Klasse = stamklasse
  • Hold = relevant på udskolingsklasser også ift. valgfag, samt når der senere skal oprettes prøver
  • Der kan arbejdes i forskellige skoleår
  • System -> vælg arbejdsdato (alt+A)

Oprettelse af brugere

Lokal politik for oprettelse af brugere (Google Fællesdrev)

Adgang til pleje- og papforældre

Ved pleje- og papforældre, der skal have adgang til en elevs data: der skal gives manuel adgang i programmet ved at klikke på relationen, og der vælges, om det er fuld eller begrænset adgang. Opholdssteder skal være officielt tilknyttet.

Bemærkningsfeltet på stamkortet

Noter altid din skole, dato og initialer, når du har lavet en bemærkning. Det er vigtigt for alle, der arbejder i TEA, at vi kan se om bemærkningen er relevant eller forældet, og hvem man skal kontakte, hvis man har spørgsmål til bemærkningen.

Skærmdump fra TEA med eksempel på bemærkning med sted, dato og initialer

Indskrivning/udskrivning

Skriv altid start- og slutdato for det fulde skoleår. Selvom eleverne starter i skolen den 09.08.20??, så angives startdatoen som den 01.08.20?? (det er irrelevant, om datoen er i en weekend).

Ligeledes angives slutdatoen som den 31.07.20??, selvom sidste skoledag ligger lidt tidligere.

Hvis ikke datoerne følger skoleåret, kan de give forkerte data i forbindelse med udtræk til statistikker.

Hvis en elev ikke fuldfører hele skoleåret, så er det selvfølgelig den faktiske afslutningsdato, som noteres under udmeldelse, ligesom det er den faktiske startdato som bruges, hvis eleven starter i løbet af skoleåret.

Integration af kontaktoplysninger mellem Aula og IST Elevadministration

Overførsel af kommende 0. klasser til UniLogin uden opdatering af Aula

Se vejledning fra IST Elevadministration (TEA) om overførsel af kommende 0. klasse til Unilogin

Skærmdump fra IST Elevadministration: Her skal der sættes flueben

Her skal der sættes flueben ved etablering/oprettelse af 0. klasse/klasser. Det er vigtigt fluebenet sættes med det samme ved oprettelse af 0. klasser, ellers overføres til Unilogin og dermed Aula om natten, og så er der i *0. klasse i Aula.

Hvis man ikke fik sat flueben fra start, så prøv efterfølgende at sætte det og se, om det så forsvinder fra Aula dagen efter.

Når klasserne ønskes overført til Aula, så fjernes fluebenet. Dagen efter er klassen i Aula med *0. klasse indtil oprulning i sommerferien, hvor de bliver til 0. klasse.

Andre eksisterende klasser, som fremskrives, kommer ikke til Aula, før TEA i sommerferien laver oprulning til nye klasser!

Særlige undervisningstiltag

Der skal oprettes særlige undervisningstiltag på elever, dvs. specialundervisning, dansk som 2. sprogtiltag og modtagerklasser

Læs på istdk.com hvordan og hvorfor

Valg til skolebestyrelse

Læs under skolehåndbogens punkt Forældresamarbejde og skolebestyrelse, vælg boksen Skolebestyrelsesarbejde og -valg

Word-fletning

Læs på istdk.com om brevflet til word fra TEA

Karaktergivning

Der skal afgives standpunktskarakterer to gange årligt.

Du kan i TEA bestemme, hvilke standpunktskarakterer lærerne skal have adgang til at indberette via web: System -> indstillinger -> Karakterer

Standpunktskaraktererne kan udgives online, så forældrene kan kvittere for at de har set deres barns karakterer (kun forældremyndighedsindehavere), vejledning på istdk.com

Både standpunktskarakterer og prøvekarakterer skal indberettes til optagelse.dk. Det sker via IST Elevadministration (TEA): Skole-> Indberetninger. Se vejledning på istdk.com.

Gå på optagelse.dk dagen efter og lav overførsel/opdatering af karaktererne.

Vær opmærksom på, at overførslen sker om natten, ift. lærernes frister for indberetning af standpunktskaraktererne.

Folkeskolens prøver generelt

Der oprettes for hvert skoleår en sag i ESDH-systemet GO, hvor centralt udsendte vejledninger af mere speciel karakter i løbet af skoleåret gemmes.

Se PPL FP Folkeskolens prøver - skoleåret 2021/22 (EMN-2021-04486)

Orienteringer (#FPnyt), praktisk nyt og nyt om folkeskolens prøves findes normalt på www.uvm.dk/folkeskolen/folkeskolens-proever/aktuelt/nyheder-og-orienteringer

Oprettelse af prøver i IST Elevadministration (TEA)

Prøveguide på istdk.com

Tilmelding til folkeskolens prøver

Tilmelding sker online i november, hvor til alle fag tilmeldes via www.uvm.dk/fp i samarbejde med pædagogisk leder.

I februar tilmeldes de skriftlige prøver på www.testogprøver.dk

Til de digitale prøver kan der hentes/ses skriftlige karakterer i www.testogprøver.dk under menuen ’Digitale prøver – resultater’

Udskrivning af beviser

Vejledning til udskrift på istdk.com.

Markér den eller de elever, eventuelt en hel klasse, der skal have udskrevet et bevis.

IST Elevadministration (TEA) finder selv ud af, hvilke elever der har bestået, og hvilke elever der ikke har.

Det er to forskellige typer beviser, der skal udskrives.

Beviserne skal efterfølgende arkiveres, se vejledning på istdk.com

Ved henvendelse om bortkomne beviser

Læs mere om afgangsbeviser under Administration og drift, boksen Afgangsbeviser 

Proceduren fra dagtilbud/børnehave

  • Forældrene udfylder et samtykke på papir i børnehaven
  • Herefter registrerer børnehaven samtykket i Hjernen & Hjertet
  • Nu kan skolerne se oplysninger på de børn, hvor der er samtykke, i Hjernen & Hjertet
  • Data i Hjernen & Hjertet synkroniseres mellem børnehave og skole den 15. maj og den 1. august
  • 15. maj – for at skolerne kan få info til klassedannelse
  • 1. august for at skolerne kan få oplysninger om det arbejde, der er foregået siden den 15. maj.

Se det flowchart, der beskriver overgangen fra børnehave til skole (pdf-fil).

Proceduren på skolen

For at skolen kan se børneprofiler mv. i Hjernen & Hjertet  er to faktorer nødvendige:

  • At I har oprettet de nye 0.klasser i UniLogin (stjerneklasser)
  • At forældrene har givet samtykke til, at I må se børneprofilerne.

Hvis forældrene ikke har givet samtykke, bliver materialet ikke overført.

  • Børnehaveklasseleder m.fl. kan få overblik over samtykker således:
    • Åbn klassens side og klik på feltet "Overgangsmaterialer"
    • Her ses en liste over børnene med en kolonne med samtykkestatus, om der er en overgangsbeskrivelse, og med børneprofiler til download

Se eventuelt Hjernen & Hjertet-vejledningen "Generel introduktion- og systemvejledning" (kan trækkes under ”Hjælp-fanen”, pdf-fil).
I vejledningen side 19 nederst 4.1.9, fremgår det, hvordan børnenes vurderinger og Børneprofil bliver synlig for skolen.

Se eventuelt Hjernen & Hjertet-vejledningen "Fokuspunkter, noter og overgangsbeskrivelser", pdf-fil

Vejledningens punkt 3.1.3 "Hent børneprofiler fra dagtilbud", side 22, er ekstra vigtig.

Teknisk support

Hvis I har tekniske problemer, er det supporten i Rambøll H&H, der kan hjælpe jer videre.

Teknisk support hos Rambøll, åben alle hverdage kl. 8.30-16.00: 

Kontakt i Sekretariatet

Teamleder Lone Svejstrup, telefon 2022 7144

EMN-2021-03805

Hver skole booker selv den fotograf, man ønsker skal forestå fotograferingen, som regel 1 gang pr. skoleår.

Efterspørger fotografen skolens kode til upload af billederne i IST Elevadministration (TEA), kan den findes via System -> Indstillinger -> Fotograf (fane)

Der skal indgås databehandleraftale med fotografen! Silkeborg Kommune har databehandleraftale med følgende firmaer:

  • Gauss Foto
  • Jan Feder
  • ModulFoto
  • Odense Skolefoto
  • PhotoCare Silkeborg
  • Say Orange
  • Systemfoto
  • Vision Foto

Ovennævnte firmaer kan således benyttes uden at spekulere over GDPR.

Hvis skolen overvejer at entrere med et firma, der ikke er på listen, skal det meddeles til Steen Demuth, så databehandleraftale kan indgås inden fotografering.

SMS-modulet må ikke anvendes, idet man ikke kan være sikker på, om en sms går til korrekt mobilnummer. Silkeborg Kommune har medio 2021 fået "Skarp kritik" fra Datatilsynet, fordi en sms om fravær var havnet hos en forkert person.

Vejledning til frakobling

Under menuen "Hel- og halvdagsfravær" find "SMS oversigt"

Skærmdump fra IST Tabulex fraværsmodulet, under Hel- og halvdagsfravær

Under opsætning, Sms, findes feltet Sms tillad. Her fjernes fluebenet.

Skærmdump fra IST Tabulex fraværsmodulet under Opsætning

Du skal fremskrive TEA en gang om året. Typisk er det i maj/juni måned.

Se vejledning til fremskrivning på istdk.com

Fremskrivning af IST Tjenestetid (Trio) sker i marts. Information med aktuel vejledning sendes ud fra Henrik Lundbeck Nielsen.