Her er beskrevet regler og praksis i forbindelse med elevers fravær eller tilbud om reduceret skema, eneundervisning eller sygeundervisning
Nedenstående fire bilage skal understøtte forældre og skolernes ledelse til at kende til og handle efter de lovgivningsmæssige forpligtigelser og ud fra en ensartet praksis i Silkeborg Kommunes skolevæsen.
Ved hvert underbilag redegøres for de lovgivningsmæssige forpligtigelser i en boks til højre.
Skoleafdelingen og Børne- og Familieafdelingen har sat fokus på bekymrende skolefravær som led i arbejdet med børn og unges læring, trivsel og udvikling. Børne- og Familiechefen og Skolechefen har orienteret Dagtilbuds-, Skole- og Familieudvalget om dette arbejde med henblik på, at udvalget drøfter, om administration skal komme med forslag til, hvordan arbejdet med forebyggelse af bekymrende skolefravær kan systematiseres, og om forslag hertil skal indgå i forbindelse med budgetarbejdet for 2024.
Udvalget mener ikke, at der på det nuværende grundlag er behov for at prioritere ressourcer til en styrket indsats vedr. skolefravær.
Besluttet, Dagtilbuds-, Skole- og Familieudvalget den 22. maj 2023
Dette bilag er inddelt i fire underbilag
Retningslinjerne rammesætter for skolerne og forældrene, hvad de kan forvente af hinanden og af forvaltningen ved for meget fravær/bekymrende fravær.
Nederst er links til en række materialer til forældre.
Det overordnede formål med disse retningslinjer er at nedbringe ulovligt og bekymrende fravær for at understøtte alle børns læring og trivsel.
Folketinget har vedtaget regler om notering og registrering af fravær. Reglerne om notering og registrering af fravær er ændret med virkning pr. 1. januar 2020.
Disse retningslinjer skal fortælle skolerne og forældrene, hvad de kan forvente af hinanden og af forvaltningen ved for meget fravær/bekymrende fravær.
Retningslinjerne er gældende for alle kommunens folkeskoler.
Folketinget har vedtaget nye regler og særligt konsekvenser for elevers ulovlige fravær. Det er derfor vigtigt, at forældrene læser dette afsnit, så de kan sætte sig ind i ansvaret i forhold til meddelelser til skolen om elevens fravær.
Forældrene har ansvaret for
At informere om sygdom på første fraværsdag og hver af eventuelle efterfølgende dage via beskedsystemet i Aula til klasse-/kontaktlærer. Lovgiver har bestemt, at såfremt der ikke gives besked samme dag, som fraværet finder sted, er der som udgangspunkt tale om ulovligt fravær.
Anmodning om ekstraordinær frihed af 1 dags varighed skal ske til klasse-/kontaktlæreren.
Anmodning om ekstraordinær frihed af mere end 1 dags varighed skal ske til skoleledelsen.
Anmodning om ekstraordinær frihed fra undervisningen skal skrives på forhånd i beskedsystemet i Aula eller på anden vis. Skoleledelsen eller klasse-/kontaktlærer skal herefter træffe afgørelse om, hvorvidt der kan bevilges ekstraordinær frihed. Afholdes frihed på trods af afslag har lovgiver bestemt, at der som udgangspunkt skal registreres ulovligt fravær.
Notering af fravær omhandler selve konstateringen af, om en elev er til stede. Mange steder vil notering og registrering ske samtidig.
For alle klasser i folkeskolen gælder, at:
Fravær noteres i løbet af første modul. Underviser i første modul er ansvarlig for, at fraværet noteres i Aulas widget Fraværsindberetning (Tabulex).
Klasse-/kontaktlærer er ansvarlig for at gennemgå fravær i Tabulex og korrigere for sygemeldinger og ekstraordinær frihed, hver dag eller som minimum to gange om ugen.
For elever på 7.-9. årgang gælder desuden, at:
Fravær noteres i løbet af sidste modul. Underviser i sidste modul er ansvarlig for, at fraværet noteres i Aulas widget Fraværsindberetning (Tabulex) ELLER fravær registreres for hvert modul. Underviser i modulet er ansvarlig for registrering af fravær.
Klasse-/kontaktlærer er ansvarlig for en gang dagligt eller i hvert fald min. 2 gange om ugen at gennemgå fravær i Tabulex og korrigerer for sygemeldinger, ekstraordinær frihed osv.
Registrering omhandler indførelse i elevadministrativt system, IST Elevadministration (TEA). Mange steder vil notering og registrering ske samtidig.
Fraværet registreres automatisk i Tabulex TEA, når fraværet er noteret i Aulas widget Fraværsindberetning (Tabulex).
Folketinget har bestemt, at for elever, der noteres fraværende ved skoledagens begyndelse, registreres ulovligt fravær som dagsfravær.
Er eleven forsinket mere end 50 procent af dagens lektioner, registreres som en hel dags fravær.
For elever i 7.-9. årgang, der er til stede ved noteringen ved skoledagens begyndelse, men fraværende ved skoledagens afslutning, registreres ulovligt fravær som halvdagsfravær. Hvis der registreres pr. lektion, gælder dette ikke, idet der i så fald registreres nøjagtigt.
Ved skolens uvished om årsagen til elevens fravær kontaktes forældrene af klasse-/kontaktlærer samme dag via Aula eller telefonisk. Såfremt forældrene ikke via Aula kvitterer for modtagelse af besked, kontaktes forældrene telefonisk næste skoledag.
Det er klasse-/kontaktlærerens ansvar at kontakte skolens ledelse, når/hvis klasse-/kontaktlæreren mener, at en elev har bekymrende fravær.
Ved længerevarende ulovligt fravær er det altid skolens ledelse i samarbejde med klasse-/kontaktlærer og evt. andre fagpersoner, der har ansvar for at vurdere, hvilke indsatser der skal iværksættes. Bekendtgørelsen, der træder i kraft 1. januar 2020, foreskriver, at der skal sendes brev/mail til elevens forældre ved 10 procents fravær (se mere under punktet vedr. "Skoleledelsens forpligtelser ved henholdsvis 10 og 15 procents fravær"). Vejledningen til bekendtgørelsen gør dog opmærksom på, at ”Skolens første kontakt til forældrene bør ligge betydeligt før, eleven nærmer sig 10 procents ulovligt fravær”.
Udgangspunkt for første kontakt til forældrene ved ulovligt fravær er 3 dage. Ved 3 dages ulovligt fravær skal klasse-/kontaktlærer tage kontakt til elevens forældre med henblik på at igangsætte tiltag, der kan bringe fraværet til ophør.
Klasse-/kontaktlæreren/skoleledelsen kan således efter egen vurdering altid iværksætte nedenstående tiltag tidligere end angivet nedenfor, men aldrig vente længere end angivet nedenfor.
Ved 10 procents ulovligt fravær skal skolens ledelse kontakte hjemmet. Skolens ledelse informerer om konsekvenserne ved fortsat fravær, herunder særligt pligten til underretning, såfremt ulovligt fravær indenfor kvartalet (se nederst i boksen) udgør 15 procent eller mere. Der skal også orienteres om, at konsekvensen af 15 procent fravær som udgangspunkt vil være, at udbetaling af børne- og familieydelsen standses for det pågældende kvartal. Skoleledelsen sender tillige orienteringen til forældrenes E-boks (Aula gemmer ikke dokumenter, og der er ikke systembevis for, at orienteringen er sendt). Tekst til skrivelse om 10 procent ulovligt fravær til forældre i GO, EMN-2019-05693
Ved 15 procents ulovligt fravær eller mere indenfor et kvartal er det obligatorisk for skolen at udarbejde og fremsende en underretning til Børne- og Familieafdelingen. Underretningen skal vedlægges udtræk fra IST Elevadministration (TEA) med angivelse af ulovligt fravær samt eventuelle afgørelser om afslag på ekstraordinær frihed. Tekst til underretning til Børne- og Familieafdelingen i GO, EMN-2019-05693
Når Børne- og Familieafdelingen har modtaget en underretning fra skolen, kvitterer Børne- og Familieafdelingen for modtagelsen af denne inden for seks dage. Underretter vil få besked om, hvorvidt der er iværksat undersøgelser eller ej. Børne- og Familieafdelingen er herefter forpligtet til at partshøre over det registrerede ulovlige fravær og evt. træffe afgørelse om standsning af børne- og familieydelsen for det pågældende kvartal. Børne- og Familieafdelingen er herudover ansvarlig for at vurdere, om der skal foretages yderligere indsatser.
Opgørelse af fravær
Ved opgørelsen af det ulovlige fravær skal der altid rundes op til nærmeste halve skoledag. Dermed vil eleven altid have nået (og/eller passeret) de 15 procent. Lander en procentuel udregning således på f.eks. 7,6 skoledage, så skal der rundes op til 8 skoledages fravær, før der skal underrettes til kommunen.
Antal skoledage pr. kvartal
Skoleåret 2023/24
2. kvartal 2024: 59
Skoleåret 2024/25
3. kvartal 2024: 36
4. kvartal 2024: 54
1. kvartal 2025: 56
2. kvartal 2025: 54
Skolelederen kan i ganske særlige tilfælde tillade fravær i form af ekstraordinær frihed.
Udgangspunktet er, at elever har pligt til at møde i skolen hver dag, og derfor skal der generelt anlægges en restriktiv vurdering ved beslutning om, hvorvidt der skal gives tilladelse til ekstraordinær frihed. Tilladelse til ekstraordinær frihed skal derfor have undtagelsens karakter.
Ekstraordinær frihed gives typisk i forbindelse med særlige begivenheder af betydning for familien og eleven, eller når elevens forældre ønsker at tage eleven med på ferie uden for almindelige ferieperioder.
Udgangspunktet er, at ansøgning om ekstraordinær frihed skal ske forud for afholdelsen.
Udgangspunktet kan fraviges i særlige tilfælde, dog – igen som udgangspunkt – ikke senere end 3 dage efter ekstraordinær frihed er påbegyndt.
Der skal foreligge en god grund til, at der ikke har været ansøgt om ekstraordinær frihed tidligere.
Ansøgning om ekstraordinær frihed af op til en dags varighed skal ske til klasse-/kontaktlæreren. Skolen kan fastsætte et maksimum for, hvor mange lovlige fraværsdage af én dags varighed, klasse-/kontaktlæreren kan godkende. Herefter skal fravær af én dags varighed godkendes af skolens ledelse.
Ansøgning om ekstraordinær frihed af mere end 1 dags varighed skal ske til skoleledelsen.
Ved vurderingen af, om ekstraordinær frihed skal tillades efter stk. 1, skal særligt lægges vægt på, om fraværet ud fra en konkret vurdering har negativ betydning for
elevens tilegnelse af kundskaber og færdigheder,
elevens motivation og læringsparathed,
elevens alsidige udvikling eller
andre elevers tilegnelse af kundskaber og færdigheder.
Ved vurderingen af, om ekstraordinær frihed skal tillades efter stk. 1, skal der anlægges en restriktiv vurdering og navnlig udvises tilbageholdenhed, hvis eleven inden for det seneste år har haft fravær af større omfang.
Skolelederens beslutning om, hvorvidt der kan gives tilladelse til ekstraordinær frihed er en forvaltningsretlig afgørelse.
Det betyder, at skolelederen har pligt til evt. at partshøre over oplysninger, fx afgivet af klasse-/kontaktlæreren, om elevens faglige niveau mv., såfremt oplysningerne er væsentlige, til ugunst og forældrene ikke er bekendte med oplysningerne.
Desuden skal skolelederens afgørelse leve op til reglerne om en forvaltningsretlig afgørelse.
Alle afgørelser vedr. frihed/afslag på frihed skal arkiveres i ESDH-systemet, gerne jf. enkeltsagsprincippet i elevens sag, og eventuelt i Aula, f.eks. i en mappe pr. klasse (se trin-for-trin-guide), i ”Sikre filer” (kræver to-faktor login, husk at oprette nyt dokument). Fraværet kan altid ses i IST Elevadministration (TEA), men afgørelsen skal altid kunne genfindes, f.eks. i forbindelse med aktindsigt.
Dokumenter i sagen fremsendes til forældrene via Aula/E-boks.
Det er forældrenes ansvar, at eleven kan følge med i undervisningen trods afholdt ekstraordinær frihed
Tvivl om elevens sygdom
Er der tvivl om, hvorvidt eleven på grund af sygdom, funktionsnedsættelse eller lignende er forhindret i at deltage i almindelig skolegang, kan skolens leder bede om en lægeattest, hvis udeblivelsen har haft mere end 2 ugers varighed, jf. folkeskolelovens § 39, stk. 2, 2. pkt. Har elevens forældre undladt at efterkomme skolelederens anmodning om en lægeattest, skal fraværet ligeledes registreres som ulovligt fravær.
Det vil som udgangspunkt være skolen, der skal betale for lægeattesten.
Omfattende ulovligt fravær
Ved omfattende ulovligt fravær skal skolelederen tage stilling til elevens faglige behov og behovet for supplerende undervisning som følge af fraværsperioden.
Enkeltmands-/sygeundervisning
Registreringen af fravær har også betydning for skolens forpligtelse til at tage stilling til, om der skal iværksættes sygeundervisning for eleverne, hvilket indtræffer senest efter 15 fraværsdage, uanset om de 15 fraværsdage grundet sygdom er enkeltstående dage eller i træk.
Længerevarende fravær på grund af elevens diagnose, funktionsnedsættelse eller lignende bør også give anledning til overvejelser hos skoleledelsen om, hvorvidt der er grundlag for at iværksætte nye eller supplerende støtteforanstaltninger i undervisningen, som kan understøtte eleven i at genoptage skolegangen.
Underretning
Endelig kan et højt fravær på grund af sygdom, funktionsnedsættelse eller lignende efter omstændighederne være bekymrende og kunne være en indikation for, at eleven mistrives, i hvilken situation skolen efter en konkret vurdering kan have pligt til at underrette kommunens socialforvaltning herom, jf. den skærpede underretningspligt efter servicelovens § 153.
(Formodet) ophold i udlandet
Derudover skal skoler (og institutioner) fortsat give meddelelse til Udbetaling Danmark, hvis skolen får oplysning om, at en elev opholder sig eller kan formodes at opholde sig i udlandet. Det skal ske senest, når en elev har været fraværende i en uge, herunder hvis en elev ikke er mødt i skole den første uge efter sommerferiens afslutning – medmindre fraværet skyldes sygdom, funktionsnedsættelse eller lignende eller fravær på grund af ekstraordinær frihed. Det fremgår af § 25 i bekendtgørelse om børne- og ungeydelsen nr. 1563 af 13. december 2013.
Hvis teksten på retsinformation.dk er "Historisk", så søg øverst til højre under "Senere ændringer til forskriften" og find den gældende udgave. Send desuden besked til webmaster.
Retningslinjer både for elever i den almene grundskole og for elever, der modtager specialundervisning
For elever i den almene grundskole
Skoleleder kan i ganske særlige tilfælde tillade fravær og således reducere elevens skema for en periode.
Registrering af fraværet: det er vigtigt at understrege, at der ikke skelnes mellem fravær, dispensation for skoledagens længde eller reduceret skema. Fravær er fravær. Dvs. at fuldt fravær/drypvis fravær/reduceret skema/dispensation for skoledagens længde alt sammen skal registreres som fravær, uanset at skoleleder evt. har godkendt fraværet.
I Silkeborg Kommune tror vi på, at skolen bør indrette undervisning og øvrige rammer således, at alle børn trives og udvikler sig i deres skoletilbud. Vi bakker derfor op om den restriktive tilgang, som bekendtgørelsen lægger op til.
Følgende forventes derfor at være opfyldt for alle elever, som med skoleleders godkendelse ikke deltager i fuldt skema:
Det er nøje overvejet, om der bør foreligge en lægeerklæring, som godtgør dispensation for skoledagens længde. Til grund for dette skøn kan skolen tage afsæt i de erfaringer skolen har med elevens skolegang, tidligere fravær og vurderinger af indsatser hidtil. Hvis det ikke vurderes relevant med en lægeerklæring, bør skoleleder i stedet formulere hvorfor det alligevel findes relevant at godkende fraværet.
Dispensation gives med afsæt i klare mål for udvikling i barnets trivsel og læring. Der laves således en handleplan for elevens læringsmæssige progression under fraværet (uanset om der er tale om helt eller delvist fravær), ligesom der laves handleplan for elevens tilbagevenden til fuldt skema på skolen.
Dispensationen kan kun gives maximalt for en 3-måneders periode ad gangen, hvorefter der foretages en ny vurdering. Der bør følges hyppigt op på ovenstående handleplan. Skolens leder kan bede om lægefaglig vurdering, når og hvis dette vurderes relevant.
For elever der modtager specialundervisning
For elever der modtager specialundervisning i almen skole følges den vejledning, der er givet i f.t. elever i den almen grundskole.
Tovholder for visitationer i Pædagogisk Praksis og Læring (PPL) er tildelt kompetencen til at give dispensation for skoledagens længde for de elever, der modtager specialundervisning på inklusionscenter.
Dispensationen kan gives efter indstilling fra skolens leder.
Skoleleder indhenter skriftlig begrundelse fra elevens forældre samt lægefaglig vurdering i henhold til Bekendtgørelse nr. 693 §12.
Det skriftlige materiale og skolelederens indstilling fremsendes herefter til PPL.
Indstillingen til reduceret skema skal indeholde følgende:
En lægefaglig vurdering
Forældrenes begrundede ansøgning
Skolens vurdering
Dispensation gives med afsæt i klare mål for udvikling i barnets trivsel og læring. Dvs. at skolen udfærdiger en handleplan for elevens læringsmæssige progression under fraværet (uanset om der er tale om helt eller delvist fravær), ligesom der laves handleplan for elevens tilbagevenden til fuldt skema på skolen.
Dispensation for skoledagens længde fritager ikke skolen for forpligtelsen til at sørge for, at eleven kan være på skolen i den samlede undervisningstid. Skolen er altså forpligtet på at skabe rammer, så eleven kan være på skolen i den samlede undervisningstid. Det betyder, at skolen skal give eleven mulighed for at være på skolen (eventuelt i SFO) i den samlede skoletid.
Dispensationen kan gives for det indeværende skoleår. Det forventes, at der er hyppige opfølgninger på elevens situation og arbejdet med progression undervejs.
Hvis skolen i samarbejde med forældrene vurderer, at der er brug for fortsat dispensation for skoledagens længde (efter dispensationsperiodens udløb), følges ovenstående ansøgningsprocedure. Det vil I så fald være op til en individuel vurdering (ved skolens ledelse i samarbejde med PPL/tovholder for visitationer), om det er relevant med en ny lægefaglig vurdering.
Ofte stillede spørgsmål og svar om reduceret skema for enkeltelever
Det er som udgangspunkt skolen i samråd med forældrene og evt. med vejledning fra PPL. Skolen skal under alle omstændigheder tilbyde skolegang/alternativ pasning i den samlede skoletid.
Lægen kan foretage en lægefaglig vurdering, hvor han/hun kan angive om eleven har brug for at reduceres i skoletid i et omfang. Lægen kan ikke vurdere det konkrete omfang eller øvrige didaktiske forhold omkring skolegangen.
Nej; det er ikke i sig selv tilstrækkeligt, med mindre epikrisen konkret beskriver, at der er velbegrundet behov for reduceret skoletid.
Det findes ikke. Skoleleder skal søge med egen skriftlige begrundelse og ønske om omfang og tid.
Til PPLs funktionspostkasse PPL@silkeborg.dk med angivelse i emnefeltet om, at det er reduceret skema, der ansøges. Sekretariatets postteam tjekker, om alle relevante bilag er i ansøgningen (lægeerklæring og handleplan) og videresender herefter til Teamleder for Specialiseret Indsats og Support.
Skoleafdelingen refunderer udgiften til lægeerklæring (af midlerne til specialundervisning), hvis ansøgningen imødekommes.
Det er skolelederen, som kan beslutte at iværksætte eneundervisning
Det er skolelederen på den skole, hvor eleven går, som vurderer og kan beslutte at iværksætte eneundervisning. Dette sker i samråd med eleven og forældrene. Der er tale om en afgørelse, som kræver en konkret begrundelse med klageanvisning til forældrene. Hvis forældrene er uenige, noteres dette, og Skoleafdelingen v/Pædagogisk Praksis og Læring (PPL) inddrages med henblik på videre behandling af sagen.
Ved iværksættelse af eneundervisning følges vejledningens anvisninger, se boksen til højre.
Skolens leder har ansvar for, at der udarbejdes en plan for iværksættelse og gennemføring af eneundervisningen. Det kan i den forbindelse være relevant at inddrage skolens supportfunktioner (f.eks. PPL).
Eneundervisning gives med afsæt i klare mål for udvikling i barnets trivsel og læring. Dvs. at skolen har udfærdiget en handleplan for elevens læringsmæssige progression under eneundervisningen, ligesom der laves handleplan for elevens tilbagevenden til fuldt skema på skolen.
Eneundervisning foregår på skolen, og må kun ske i begrænset omfang efter en vurdering, der følger af bekendtgørelsen om specialundervisning.
Elevens tilknytning til almenskolen kan i perioden med eneundervisning understøttes ved anvendelse af robot, hvor eleven kan følge undervisningen hjemmefra via tablet (og se/høre hvad der sker i klasselokalet). Der kan også arbejdes med fjernundervisning via virtuelle medier.
§ 3 a. Børn, der har brug for støtte, og som ikke alene kan understøttes ved brug af undervisningsdifferentiering og holddannelse, skal tilbydes supplerende undervisning eller anden faglig støtte i henhold til § 5, stk. 5. Hvis der er behov herfor, skal der gives personlig assistance, der kan hjælpe barnet til at overvinde praktiske vanskeligheder i forbindelse med skolegangen.
Regler for etablering af mere kontinuerlig eneundervisning er alene beskrevet her:
Etablering af enkeltmandsundervisning, jf. bekendtgørelsens § 12, stk. 2
66. I ganske særlige tilfælde, hvor den hidtidige undervisning ikke kan fortsætte, og det midlertidigt ikke er muligt at placere en elev i en anden undervisningssammenhæng, kan der iværksættes enkeltmandsundervisning.
Kommunalbestyrelsen skal i disse tilfælde uden ophør undersøge mulighederne for at henvise eleven til et egnet tilbud på en skole, således at enkeltmandsundervisningen får en så kort varighed som muligt.
67. Hvis det skønnes nødvendigt at iværksætte enkeltmandsundervisning, skal undervisningen etableres straks eller efter få dage, således at eleven ikke er uden undervisning i en periode. Det ugentlige undervisningstimetal for enkeltmandsundervisning bør omfatte mindst 8-10 ugentlige undervisningstimer i børnehaveklassen og på 1.-3. klassetrin. mindst 12-14 ugentlige undervisningstimer på 4.-6. klassetrin og 14-16 ugentlige undervisningstimer på 7.-9. klassetrin. De angivne timer tager udgangspunkt i, at der i tidsrummet gives undervisning til én enkelt elev.
Hvis teksten på retsinformation.dk er "Historisk", så søg øverst til højre under "Senere ændringer til forskriften" og find den gældende udgave. Send desuden besked til webmaster.
