Personaleadministration og ledelse

Mere om arbejdsmiljø, arbejdstid, DASK, MED, MUS, personaleadministration (fravær, løn, kurser), rekruttering og sundhed mv. Husk: Brug søgefeltet øverst til højre, hvis du ikke finder det, du leder efter!

Indhold - korte beskrivelser og/eller links

Fold alle ud

Skoleledere ansættes på baggrund af en særlig ansættelsesproces, som for en stor del er tilsvarende ansættelsesprocessen for pædagogiske ledere.

Formålet er dels at sikre ansættelse af den bedst egnede kandidat og dels bedst muligt at efterleve intentionen om reel inddragelse og medindflydelse til skolebestyrelsen i forbindelse med lederansættelser i folkeskolen, som beskrevet i folkeskoleloven.

Læs processen i skolehåndbogen her.

I forbindelse med ansættelser er der en ansvarsfordeling af de enkelte opgaver i processen:

EMN-2016-03467

Silkeborg Kommunes Arbejdsmiljøhåndbog er omdrejningspunktet for arbejdsmiljøorganisationens og dermed også MEDorganisationens arbejde, læs den på siko

I Arbejdsmiljøhåndbogen findes vejledninger og information omkring APV og trivselsundersøgelser, uddannelse, SafetyNet, arbejdsskader, skærmbriller og MEDorganisationen.

Arbejdsmiljø- og sundhedspolitik på personalepolitikker.silkeborg.dk

Arbejdspladsvurdering (APV) gennemføres hvert andet år på centralt initiativ.

SK - AMR netværksgruppe i Aula

Formål

  • En gruppe, hvor relevant information for arbejdsmiljørepræsentanter på skoleområdet kan formidles, fx nyt fra Arbejdsmiljøudvalget under AfdelingsMED Skole, nyt fra Arbejdstilsynet mm.
  • En gruppe, hvor der er mulighed for målrettet videndeling inden for arbejdsmiljøområdet på skoleområdet.

Platform

  • Aula. Der er etableret en tværgående gruppe, SK - AMR netværksgruppe (Silkeborg Kommune). 
  • Skolens arbejdsmiljørepræsentant og arbejdsmiljøleder tilmeldes via et Aula-team i TEA af skolens sekretær el.lign.

Forventninger

Daglig drift

  • Når en AMR vælges på skolen, skal den lokale Aula-administrator sikre, at den pågældende tilknyttes gruppen via TEA. På samme måde skal man kobles af igen, hvis man ikke længere har funktionen som AMR.
  • Der er ikke udpeget en formel tovholder eller moderator for dette forum, da det forventes, at aktørerne selv kan finde ud af sikre en ordentlig tone om indhold og temaer, der er relevant for gruppens medlemmer.

Gruppen er oprettet på initiativ af Arbejdsmiljøgruppen under AfdelingsMED Skole, januar 2022

 

Arbejdstidsaftaler med Silkeborg Lærerforening (DLF), FOA Silkeborg-Skanderborg, BUPL Østjylland og Uddannelsesforbundet findes i bilag 1.14 Arbejdstidsaftaler

Til arbejdstidsaftalen med Silkeborg Lærerforening hører forskellige bilag: Fravigelse og gældende paragraffer i A29; Frikøbte lærere; Årshjul for arbejdet med Silkeborgaftalen; Opgaveoversigt og mødeplan; Procedure ved omlægning af lærerens arbejdstid og overarbejde; Prøveafvikling.

Fra hjemmesiden er der også linket til dette supplerende notat: Notat vedr. undervisningsvejledere af 23. juni 2017 inkl. bilagene "Grundlag for den gode vejlederkultur" og "Vejlederens rolle og opgaver"

IST Trio er det system, der anvendes til medarbejdernes arbejdstid. IST Vikarmodulet genererer vikarløn.

Skoleplan - årshjul for arbejdet med Silkeborgaftalen

Arbejdet med skoleplanen på skoleniveau sker ud fra bilaget Årshjul for arbejdet med Silkeborgaftalen (bilag 3, side 18-21 i arbejdstidsaftalen).

Skolens personaleadministrative opgaver i forbindelse med løn, vikarløn, praktikvederlag, kørselsgodtgørelse og diæter mv., se under Personaleadministration på skolen

Læs om skoleområdets kompetenceudvikling - både korte kurser og temadage, kompetenceplanen for skoleåret samt den strategiske målsætning for skoleområdets kompetenceudvikling

På siden for skoleårets kompetenceudvikling findes nederst et link til praktiske oplysninger og økonomi for det pågældende skoleår. Denne side indeholder et overblik over skolens opgaver i forbindelse med tilmeldinger samt oplysninger om økonomi og refusion af fakturaer, inkl. mailadresse. 

Her fremgår det, at der for nogle efter-/videreuddannelser for personalet ansøges om refusion fra Skoleafdelingen.

Medarbejder til leder - lederafklaring eller førlederprogram - Silkeborg Kommune giver hvert år de enkelte driftsafdelinger mulighed for at indstille et antal medarbejdere til særlige lederafklaringsforløb. Der udsendes materiale direkte til skolelederne fra Sekretariatet v/Pia Kløjgård Jensen.

Læs om Uddannelse og kurser (Den Kommunale Kompetencefond, VEU-godtgørelse mv.) på siko

Læs om kurser og temadage af mere generel karakter, som udbydes af Silkeborg Kommunes Uddannelsescenter SKU

På siko findes en lang række materialer om MED-organisationen:

  • MED-håndbog 2015, national rammeaftale
  • Silkeborg Kommunes MED-aftale, revideret 1. januar 2020
  • Hvad er MED?
  • MED-organisation, diagram
  • Når du er blevet en del af MED
  • Rammer og krav for MED
  • Årshjul for MED
  • Arbejdsmiljøopgaver i MED
  • MED-uddannelsen
  • Politikker og retningslinjer
  • MED-sekretærer
  • Skabeloner
  • HovedMED

Referater og bilag fra AfdelingsMED Skole findes ligeledes på siko

Tillidsrepræsentanter

På siko findes følgende om tillidsrepræsentanter:

  • Aftale om honorering af tillidsvalgte
  • Ledelsesret vs TR inddragelse
  • Tillidsrepræsentantens deltagelse i ansættelsesudvalg

I Silkeborgaftalen med Silkeborg Lærerforening er på side 5 ff. et afsnit om "Tillidsvalgte", se bilag 1.14 Arbejdstidsaftaler

Rekruttering

Læs mere om, hvordan man kommer godt i gang med rekruttering på siko

  • Tjekliste MEDARBEJDER
  • Tjekliste LEDER
  • Deltidsansattes adgang til et højere timetal
  • Stillingsopslag
  • Fortrinsret for handicappede ansøgere
  • Samtaleforløb
  • Referencer
  • Børneattester og straffeattester
  • Prøvetidssamtale

O&P anbefaler, at man bruger den aktuelle tjekliste aktivt i hele rekrutteringsprocessen. Her guides man strukturelt via hjælpsomme oplysninger og aktive links til relevante dokumenter.

Ansættelsesproces ved ansættelse af skoleledere i Silkeborg Kommune

Introduktion og onboarding

Notat om introduktion af skoleledere og pædagogiske ledere til Silkeborg Kommunes Skolevæsen, rev. juni 2023 (pdf)

En praktisk og generel introduktionsplan til arbejdspladsen og kommunen er særdeles vigtig, når en ny medarbejder/leder starter i jobbet, læs mere på siko

Nyttig viden til nyansatte medarbejdere i Silkeborg Kommune på siko, bl.a. om:

  • Arbejdsmiljø
  • GDPR - introduktion til personoplysninger og brug af dem
  • It-sikkerhed og GDPR
  • Medarbejdergoder
  • Sundhedsordning
  • Organisation og MED
  • Personalehåndbog
  • Personalepolitikker
  • Praktisk information
  • SIKO intranet
  • Tavshedspligt
  • Elektronisk arkiv - ESDH

SKU afholder kurser for nyansatte ledere, læs mere på SKU's hjemmeside

Skoleafdelingen og Børne- og Familieafdelingen afholder én gang årligt et kursus for nyansatte på 0-18 års området, hvor de væsentligste politikker og strategier gennemgås. Kurset annonceres via Skoleafdelingens nyhedsbrev.

EMN-2016-05024

Mødestruktur

Læs om mødestruktur og mødeplan i boksen ovenfor, Mødestruktur for skoleledelserne

Nyhedsbrev fra Skoleafdelingen

Nyhedsbrevet udsendes en gang ugentligt som pdf-fil via siko og findes desuden i GO. Det er primært henvendt til skoleledelserne, enkelte links går til GO-sager (begrænset til administrative brugere) og Google Fællesdrev (begrænset af UniLogin).

Læs om nyhedsbrev fra Skoleafdelingen og find links mv. under Administration og drift, boksen Nyhedsbreve fra Skoleafdelingen

Hvem er hvem på skolerne

Oversigten Hvem er hvem på skolerne findes i Silkeskoles Google Fællesdrev, men kan læses af alle.

Læs mere om oversigten og find linket under Administration og drift, boksen Hvem er hvem på skolerne?

Når en skolelederstilling på en skole bliver vakant, skal der hurtigst muligt træffes beslutning om, hvorledes det ledelsesmæssige setup skal være, frem til der ansættes en ny skoleleder.

Målet er at sikre, at skolens daglige drift opretholdes med særligt fokus på:

  • Elevernes læring og trivsel
  • Den resterende ledelses arbejdsmiljø og arbejdsbelastning
  • Medarbejdernes arbejdsmiljø

Læs proceduren for situationer, hvor skolelederstillingen på en skole i en periode er vakant, i skolehåndbogen

Silkeborg Kommunes Sundhedsordning er et gratis tilbud til månedslønnede medarbejdere, læs mere på siko

I sundhedsordningen findes disse tilbud:

  • Fysisk behandling i form af fysioterapi, kiropraktik, massage og zoneterapi
  • Helbredstjek
  • Helbredskontrol til medarbejdere der arbejder om natten
  • Holdtræning: Nakke-ryg-skulderhold, holdtræning på store bolde, yoga/afspænding
  • Kurser i mindfulness
  • Beroligende øreakupunktur
  • Særlige tilbud til gravide

Login og diverse informationer om adgangskode mv. findes på Sundhedsordningens hjemmeside

Medarbejderudviklingssamtale (MUS) og Kompetenceudviklingsplan

Læs beskrivelsen af MUS og kompetenceudviklingsplaner på siko og se vedhæftede dokumenter:

  • MUS Inspirationskatalog
  • MUS samtaleskema
  • MUS-sag, vejledning til oprettelse
  • Kompetenceudviklingsplan
  • MUS Kodeks for den digitale medarbejder
  • MUS senior samtaleskema

Alle MUS samtaler skal, ifølge trepartsaftalen, afsluttes med at der udfyldes en kompetenceudviklingsplan. Der skal følges op på planen i tiden frem til næste MUS.

Lederudviklingssamtale (LUS)

Læs beskrivelsen af LUS på siko og se vedhæftede dokumenter:

  • LUS aftaleskema
  • Kompetenceudviklingsplan for ledere
  • LUS SKABELON – Resultatskabelse i den daglige drift
  • LUS SKABELON – Bindeleddet mellem det strategiske niveau og driften
  • CHUS SKABELON – Forbindelsen mellem politiske og strategiske beslutninger og overordnede indsatser
  • Chef - lederudviklingssamtaler og Ledelseskommissionens anbefalinger

Arbejdsmiljørepræsentant, AMR

Arbejdsmiljørepræsentanten vælges på tværs af overenskomstgrupper, dvs. at man vælger en AMiR for en arbejdsplads (et geografisk afgrænset område). I forhold til opstillingsret og stemmeret følger man reglerne på TR-området.

Indkaldelser til stormøder mv. udsendes via skolelederen, som har ansvaret for at formidle videre.

Når en ny arbejdsmiljørepræsentant skal registreres, så skal det ske via en blanket (”AMR – honorering arbejdsmiljørepræsentant”), som sendes til arbejdsmiljøpostkassen arbejdsmiljo@silkeborg.dk. I samme ombæring skal den nye AMR oprettes i SafetyNet af HR og Arbejdsmiljø.

Blanketten findes på siko.

Læs mere i Arbejdsmiljøhåndbogen på siko.

Der findes to grupper for arbejdsmiljørepræsentanter på siko. Søg dem frem og tilmeld dig:

Arbejdsmiljøgrupper: https://siko.silkeborg.dk/Personaleforhold/arbejdsmiljoe/arbejdsmiljoegrupper

AMIR'er på skoleområdet: https://siko.silkeborg.dk/organisation/skoleafdelingen/med/omraade-med-skole/amirer-paa-skoleomraadet

Medarbejderrepræsentanter i LokalMED

Sammensætningen af LokalMED fremgår af LokalMED’s forretningsorden, her står om valgbarhed og hvem der må stemme på hvem i forhold til MED-sammensætningen. De enkelte personalegrupper afholder valg hver for sig, og der er ingen regler for, hvornår man kan stille op – dvs. at det kan afgøres på personalegruppens møde. Kun fastansatte medarbejdere har opstillings- og stemmeret.

Se standard-skabelonen til forretningsorden i LokalMED på siko.

Se på siko: Valg af TR; Hjælpeskema til tydeliggørelse af tidsanvendelsen og øvrige vilkår; Vilkår for tillidsvalgte

Skolebestyrelsesrepræsentant

Der vælges medarbejderrepræsentanter og stedfortrædere til skolebestyrelsen hvert år i foråret, gældende for det kommende skoleår.

Valg af medarbejderrepræsentanter til skolebestyrelsen fremgår af bilag 1.01 Valg til skolebestyrelsen.

Hvis der er er frafald blandt medarbejderrepræsentanterne, indtræder en stedfortræder for resten af valgperioden.

Tillidsrepræsentant, TR

På enhver arbejdsplads kan der vælges 1 tillidsrepræsentant pr. overenskomstgruppe, hvis gruppen omfatter mindst 5 medarbejdere. I notatet fra siko står der noget om valget, opstilling, anmeldelse og løntillæg.

Se på siko om tillidsrepræsentanter