Skip til hoved indholdet
    Hjem Skolehåndbog Personaleadministration og ledelse

Personaleadministration og ledelse

Mere om arbejdsmiljø, arbejdstid, DASK, MED, MUS, personaleadministration (fravær, løn, kurser), rekruttering og sundhed mv. Husk: Brug søgefeltet øverst til højre, hvis du ikke finder det, du leder efter!

Indhold - korte beskrivelser og/eller links vedr. personaleadministration og ledelse

Afskedsreception for skoleledere og sektionsledere ved Skoleafdelingen

Afskedsreception

For skoleledere og sektionsledere, der har været uafbrudt beskæftiget ved Silkeborg Kommune i mindst 10 år, og som udtræder af arbejdsmarkedet for at overgå til pension eller efterløn, skal der arrangeres en reception, sædvanligvis for kolleger (skolens/ sektionens medarbejdere, øvrige skoleledere/sektionsledere) og nærmeste familie – afhængig af pågældendes berøringsflader.

Det endelige deltagerantal aftales med skolechefen.

Arbejdsstedet har ansvaret for arrangementet og afholder udgiften. Der påregnes en kuvertpris på 175 kr. Skoleafdelingen yder et tilskud på 15.000 kr.

Afskedsgave, jf. de kommunale retningslinjer

Medarbejdere, der fratræder Silkeborg Kommune, er berettiget til en afskedsgave hvis:

  • man fratræder af alders- eller helbredsmæssige årsager og udtræder af arbejdsmarkedet for at gå på pension eller efterløn samt
  • har været uafbrudt ansat i mindst 10 år

Arbejdsstedet kontakter HR i Organisation og Personale på personale@silkeborg.dk.

Ovenstående regler er i store træk fra siko

Skoleafdelingen, marts 2015, ajourført marts 2024

Skoleledere ansættes på baggrund af en særlig ansættelsesproces, som for en stor del er tilsvarende ansættelsesprocessen for pædagogiske ledere.

Formålet er dels at sikre ansættelse af den bedst egnede kandidat og dels bedst muligt at efterleve intentionen om reel inddragelse og medindflydelse til skolebestyrelsen i forbindelse med lederansættelser i folkeskolen, som beskrevet i folkeskoleloven.

Læs Ansættelsesproces ved ansættelse af ledere på skolen i skolehåndbogen her

I forbindelse med ansættelser er der en ansvarsfordeling af de enkelte opgaver i processen:

EMN-2016-03467

Silkeborg Kommunes Arbejdsmiljøhåndbog er omdrejningspunktet for arbejdsmiljøorganisationens og dermed også MEDorganisationens arbejde, læs den på siko

I Arbejdsmiljøhåndbogen findes vejledninger og information omkring APV og trivselsundersøgelser, uddannelse, SafetyNet, arbejdsskader, skærmbriller og MEDorganisationen.

Arbejdsmiljø- og sundhedspolitik på personalepolitikker.silkeborg.dk

Arbejdspladsvurdering (APV) gennemføres hvert andet år på centralt initiativ.

SK - AMR netværksgruppe i Aula

Formål

  • En gruppe, hvor relevant information for arbejdsmiljørepræsentanter på skoleområdet kan formidles, fx nyt fra Arbejdsmiljøudvalget under AfdelingsMED Skole, nyt fra Arbejdstilsynet mm.
  • En gruppe, hvor der er mulighed for målrettet videndeling inden for arbejdsmiljøområdet på skoleområdet.

Platform

  • Aula. Der er etableret en tværgående gruppe, SK - AMR netværksgruppe (Silkeborg Kommune). 
  • Skolens arbejdsmiljørepræsentant og arbejdsmiljøleder tilmeldes via et Aula-team i TEA af skolens sekretær el.lign.

Forventninger

Daglig drift

  • Når en AMR vælges på skolen, skal den lokale Aula-administrator sikre, at den pågældende tilknyttes gruppen via TEA. På samme måde skal man kobles af igen, hvis man ikke længere har funktionen som AMR.
  • Der er ikke udpeget en formel tovholder eller moderator for dette forum, da det forventes, at aktørerne selv kan finde ud af sikre en ordentlig tone om indhold og temaer, der er relevant for gruppens medlemmer.

Gruppen er oprettet på initiativ af Arbejdsmiljøgruppen under AfdelingsMED Skole, januar 2022

Arbejdstidsaftaler med Silkeborg Lærerforening (DLF), FOA Silkeborg-Skanderborg, BUPL Østjylland og Uddannelsesforbundet findes i bilag 1 Overordnet styring, underbilaget Arbejdstidsaftaler

Til arbejdstidsaftalen med Silkeborg Lærerforening hører forskellige bilag: Fravigelse og gældende paragraffer i A29; Frikøbte lærere; Årshjul for arbejdet med Silkeborgaftalen; Opgaveoversigt og mødeplan; Procedure ved omlægning af lærerens arbejdstid og overarbejde; Prøveafvikling.

Fra hjemmesiden er der også linket til dette supplerende notat: Notat vedr. undervisningsvejledere af 23. juni 2017 inkl. bilagene "Grundlag for den gode vejlederkultur" og "Vejlederens rolle og opgaver"

IST Trio er det system, der anvendes til medarbejdernes arbejdstid. IST Vikarmodulet genererer vikarløn.

Skoleplan - årshjul for arbejdet med Silkeborgaftalen

Arbejdet med skoleplanen på skoleniveau sker ud fra bilaget Årshjul for arbejdet med Silkeborgaftalen (bilag 3, side 18-21 i arbejdstidsaftalen).

Skolens personaleadministrative opgaver i forbindelse med løn, vikarløn, praktikvederlag, kørselsgodtgørelse og diæter mv., se under Personaleadministration på skolen

Læs om skoleområdets kompetenceudvikling - både korte kurser og temadage, kompetenceplanen for skoleåret samt den strategiske målsætning for skoleområdets kompetenceudvikling

På siden for skoleårets kompetenceudvikling findes nederst et link til praktiske oplysninger og økonomi for det pågældende skoleår. Denne side indeholder et overblik over skolens opgaver i forbindelse med tilmeldinger samt oplysninger om økonomi og refusion af fakturaer, inkl. mailadresse. 

Her fremgår det, at der for nogle efter-/videreuddannelser for personalet ansøges om refusion fra Skoleafdelingen.

Medarbejder til leder - lederafklaring eller førlederprogram - Silkeborg Kommune giver hvert år de enkelte driftsafdelinger mulighed for at indstille et antal medarbejdere til særlige lederafklaringsforløb. Der udsendes materiale direkte til skolelederne fra Sekretariatet v/konsulent Pia Kløjgård Jensen.

Læs om Uddannelse og kurser (Den Kommunale Kompetencefond, VEU-godtgørelse mv.) på siko

Læs om kurser og temadage af mere generel karakter, som udbydes af Silkeborg Kommunes Uddannelsescenter SKU

På siko findes et antal ledelsesstrategier og håndbøger:

  • Arbejdsmiljøhåndbogen
  • Den overordnede ledelsesstruktur
  • Koncernledelsens strategi
  • Ledelsesgrundlag (fælles)
  • Mission, vision og værdier
  • Hvidbog for organisationsændringer
  • Samskabelse i Silkeborg Kommune
  • Styringsmodel

Læs også bilag 1 Overordnet styring, underbilaget Ledelse i Skoleafdelingen

Silkeborg Kommunes personalepolitikker og retningslinjer findes på en særskilt hjemmeside

På siko findes en lang række materialer om MED-organisationen:

  • MED-håndbog 2015, national rammeaftale
  • Silkeborg Kommunes MED-aftale, revideret 1. januar 2020
  • Hvad er MED?
  • MED-organisation, diagram
  • Når du er blevet en del af MED
  • Rammer og krav for MED
  • Årshjul for MED
  • Arbejdsmiljøopgaver i MED
  • MED-uddannelsen
  • Politikker og retningslinjer
  • MED-sekretærer
  • Skabeloner
  • HovedMED

Referater og bilag fra AfdelingsMED Skole findes ligeledes på siko

Tillidsrepræsentanter

På siko findes følgende om tillidsrepræsentanter:

  • Aftale om honorering af tillidsvalgte
  • Ledelsesret vs TR inddragelse
  • Tillidsrepræsentantens deltagelse i ansættelsesudvalg

I Silkeborgaftalen med Silkeborg Lærerforening er på side 5 ff. et afsnit om "Tillidsvalgte", se bilag 1 Overordnet styring, underbilaget Arbejdstidsaftaler

Læs procedure for omplacering af medarbejdere

I tråd med Silkeborg Kommunes personalepolitik bygger proceduren på værdien om at inddrage og involvere medarbejderne for at finde fælles løsninger.

Proceduren er godkendt af afdelingsledelsen i Skoleafdelingen og drøftet med Silkeborg Lærerforening og i AfdelingsMED Skole i november 2023.

 

Læs mere om personalestatistikker og find de seneste på siko:

  • Sygefraværsstatistikker
  • Kommunerapport
  • Lederrapport
  • Hyppigt kort sygefravær
  • Aldersstatistik
  • Lønstatistik
  • Personaleomsætning
  • Udvikling i fuldtidsstillinger

Rekruttering

Læs mere om, hvordan man kommer godt i gang med rekruttering på siko

  • Tjekliste MEDARBEJDER
  • Tjekliste LEDER
  • Deltidsansattes adgang til et højere timetal
  • Stillingsopslag
  • Fortrinsret for handicappede ansøgere
  • Samtaleforløb
  • Referencer
  • Børneattester og straffeattester
  • Prøvetidssamtale

O&P anbefaler, at man bruger den aktuelle tjekliste aktivt i hele rekrutteringsprocessen. Her guides man strukturelt via hjælpsomme oplysninger og aktive links til relevante dokumenter.

Ansættelsesproces ved ansættelse af skoleledere i Silkeborg Kommune

Introduktion og onboarding

Notat om introduktion af skoleledere og pædagogiske ledere til Silkeborg Kommunes Skolevæsen, rev. juni 2023, findes i GO (pdf)

En praktisk og generel introduktionsplan til arbejdspladsen og kommunen er særdeles vigtig, når en ny medarbejder/leder starter i jobbet, læs mere på siko

Nyttig viden til nyansatte medarbejdere i Silkeborg Kommune på siko, bl.a. om:

  • Arbejdsmiljø
  • GDPR - introduktion til personoplysninger og brug af dem
  • It-sikkerhed og GDPR
  • Medarbejdergoder
  • Sundhedsordning
  • Organisation og MED
  • Personalehåndbog
  • Personalepolitikker
  • Praktisk information
  • SIKO intranet
  • Tavshedspligt
  • Elektronisk arkiv - ESDH

SKU afholder kurser for nyansatte ledere, læs mere på SKU's hjemmeside

Skoleafdelingen og Børne- og Familieafdelingen afholder jævnligt et kursus for nyansatte på 0-18 års området, hvor de væsentligste politikker og strategier gennemgås. Kurset annonceres via Skoleafdelingens nyhedsbrev.

EMN-2016-05024

Mødestruktur

Læs om mødestruktur og mødeplan i boksen ovenfor, Mødestruktur for skoleledelserne

Nyhedsbrev fra Skoleafdelingen

Nyhedsbrevet udsendes en gang ugentligt som pdf-fil via siko og findes desuden i GO. Det er primært henvendt til skoleledelserne, enkelte links går til GO-sager (begrænset til administrative brugere) og Google Fællesdrev (begrænset af Silkeskole-login).

Læs om nyhedsbrev fra Skoleafdelingen og find links mv. 

Hvem er hvem på skolerne

Oversigten Hvem er hvem på skolerne findes i Silkeskoles Google Fællesdrev, men kan læses af alle.

Læs mere om oversigten og find linket under Administration og drift, boksen Hvem er hvem på skolerne?

Når en skolelederstilling på en skole bliver vakant, skal der hurtigst muligt træffes beslutning om, hvorledes det ledelsesmæssige setup skal være, frem til der ansættes en ny skoleleder.

Målet er at sikre, at skolens daglige drift opretholdes med særligt fokus på:

  • Elevernes læring og trivsel
  • Den resterende ledelses arbejdsmiljø og arbejdsbelastning
  • Medarbejdernes arbejdsmiljø

Læs proceduren for situationer, hvor skolelederstillingen på en skole i en periode er vakant, i skolehåndbogen

Navnet "Skolevæsenets grundfortælling" er valgt for at tydeliggøre, at indholdet er det, der skal lægge til grund for fortællingen om skolevæsenet i Silkeborg Kommune.

Grundfortællingen beskriver vores mission, vision, værdier og strategiske indsatsområder og besvarer fire centrale spørgsmål.

Læs hele grundfortællingen, se skolevæsenets strategihus og find en pixi-udgave som pdf-fil på skoleudvikling.silkeborg.dk

Silkeborg Kommunes Sundhedsordning er et gratis tilbud til månedslønnede medarbejdere, læs mere på siko

For at kunne benytte sig af Sundhedsordningen, skal medarbejder:

  • Være ansat som månedslønnet medarbejder i Silkeborg Kommune
  • Have behov for behandling grundet arbejdsrelaterede gener i bevægeapparatet
  • I kraft af sit virke være udsat for fysiske arbejdspladsbelastninger, nedslidning mm.
  • Være i risiko for at blive sygemeldt fra sit arbejde, hvis arbejdsrelaterede gener ikke behandles

Pga. lovgivningen kan Silkeborg Kommune udelukkende tilbyde behandling eller forebyggende behandling, hvis der er en sammenhæng mellem forebyggelsen eller behandlingen og det arbejde, som medarbejderen udfører. Hvis skade, belastning eller lignende er sket i privat regi, f.eks. i forbindelse med sport, ferie eller lignende, er der tale om et skattepligtigt personalegode, hvorfor medarbejder ikke kan benytte sig af ordningen.

Der skal med andre ord være en arbejdsmæssig begrundelse for, at arbejdsgiver/Silkeborg Kommune betaler sundhedsudgiften for medarbejderen (jf. Skat C.A.5.15.2) F.eks. er løbe og styrketræning ikke forebyggelse af arbejdsskader, selvom en sådan generel træning kan minimere det samlede antal af arbejdsskader.

Behandlingsforløb starter med en sundhedsfaglig visitation hos en fysioterapeut. Fysioterapeuten hjælper med at vurdere dine specifikke behov, og finde den bedste behandlingsplan for dig. 
Udover fysioterapi kan kiropraktik, holdtræning og/eller massage blive inddraget i din behandlingsplan - afhængigt af hvad fysioterapeuten vurderer er relevant. 

Spørgsmål til bookning af tider og adgang til systemet kan stilles til Falck Healthcares support på tlf.: 70 10 20 12

Du kan læse mere om sundhedsordningen samt booke tid på hjemmesiden Sundhedsordningen

Spørgsmål til HR Arbejdsmiljø vedr. sundhedsordningen kan stiles til arbejdsmiljo@silkeborg.dk

Medarbejderudviklingssamtale (MUS) og Kompetenceudviklingsplan

Læs beskrivelsen af MUS og kompetenceudviklingsplaner på siko og se vedhæftede dokumenter:

  • MUS samtaleskema
  • Vejledning - MUS
  • Kompetenceudviklingsplan
  • Vejledning - kompetenceudviklingsplan
  • Seniorsamtalen

Alle MUS samtaler skal, ifølge trepartsaftalen, afsluttes med at der udfyldes en kompetenceudviklingsplan. Der skal følges op på planen i tiden frem til næste MUS.

Lederudviklingssamtale (LUS)

Læs beskrivelsen af LUS på siko og se vedhæftede dokumenter:

  • LUS aftaleskema
  • Kompetenceudviklingsplan for ledere
  • LUS SKABELON – Resultatskabelse i den daglige drift
  • LUS SKABELON – Bindeleddet mellem det strategiske niveau og driften
  • CHUS SKABELON – Forbindelsen mellem politiske og strategiske beslutninger og overordnede indsatser
  • Chef - lederudviklingssamtaler og Ledelseskommissionens anbefalinger
  • Seniorsamtalen - til ledere

Arbejdsmiljørepræsentant, AMR

Arbejdsmiljørepræsentanten vælges på tværs af overenskomstgrupper, dvs. at man vælger en AMiR for en arbejdsplads (et geografisk afgrænset område). I forhold til opstillingsret og stemmeret følger man reglerne på TR-området.

Indkaldelser til stormøder mv. udsendes via skolelederen, som har ansvaret for at formidle videre.

Når en ny arbejdsmiljørepræsentant skal registreres, så skal det ske via en blanket (”AMR – honorering arbejdsmiljørepræsentant”), som sendes til arbejdsmiljøpostkassen arbejdsmiljo@silkeborg.dk. I samme ombæring skal den nye AMR oprettes i SafetyNet af HR og Arbejdsmiljø.

Blanketten findes på siko.

Læs mere i Arbejdsmiljøhåndbogen på siko.

Der findes to grupper for arbejdsmiljørepræsentanter på siko. Søg dem frem og tilmeld dig:

Arbejdsmiljøgrupper: https://siko.silkeborg.dk/Personaleforhold/arbejdsmiljoe/arbejdsmiljoegrupper

AMIR'er på skoleområdet: https://siko.silkeborg.dk/organisation/skoleafdelingen/med/omraade-med-skole/amirer-paa-skoleomraadet

Desuden findes der en gruppe på Aula, SK - AMR netværksgruppe (Silkeborg Kommune). Læs mere om gruppen i boksen AMR-netværk i Aula, på tværs af skoler, rammer

Medarbejderrepræsentanter i LokalMED

Sammensætningen af LokalMED fremgår af LokalMED’s forretningsorden, her står om valgbarhed og hvem der må stemme på hvem i forhold til MED-sammensætningen. De enkelte personalegrupper afholder valg hver for sig, og der er ingen regler for, hvornår man kan stille op – dvs. at det kan afgøres på personalegruppens møde. Kun fastansatte medarbejdere har opstillings- og stemmeret.

Se standard-skabelonen til forretningsorden i LokalMED på siko.

Se på siko: Valg af TR; Hjælpeskema til tydeliggørelse af tidsanvendelsen og øvrige vilkår; Vilkår for tillidsvalgte

Skolebestyrelsesrepræsentant

Der vælges medarbejderrepræsentanter og stedfortrædere til skolebestyrelsen hvert år i foråret, gældende for det kommende skoleår.

Valg af medarbejderrepræsentanter til skolebestyrelsen fremgår af bilag 1 Overordnet styring, underbilaget Valg til skolebestyrelsen.

Hvis der er er frafald blandt medarbejderrepræsentanterne, indtræder en stedfortræder for resten af valgperioden.

Tillidsrepræsentant, TR

På enhver arbejdsplads kan der vælges én tillidsrepræsentant pr. overenskomstgruppe, hvis gruppen omfatter mindst 5 medarbejdere. I notatet fra siko står der noget om valget, opstilling, anmeldelse og løntillæg.

Se på siko om tillidsrepræsentanter

Skoleafdelingen - Sekretariatet, Team Kvalitet og Myndighed

skoleudvikling@silkeborg.dk (webmaster)

skole@silkeborg.dk (konkrete henvendelser)