--- title: "Personaleadministration" description: "Personaleadministration på skolen" date: "2025-03-25" created: "2025-01-24" --- [Hjem](https://skolestyrelse.silkeborg.dk/) [Skolehåndbog](https://skolestyrelse.silkeborg.dk/skolehaandbog) [Personaleadministration og ledelse](https://skolestyrelse.silkeborg.dk/skolehaandbog/personaleadministration-og-ledelse) [Personaleadministration](https://skolestyrelse.silkeborg.dk/skolehaandbog/personaleadministration-og-ledelse/personaleadministration) # Personaleadministration Skolens administrative opgaver i forbindelse med nyansættelse, løn og diverse fravær. Husk: Brug søgefeltet øverst til højre, hvis du ikke finder det, du leder efter! ## Indhold - korte beskrivelser og/eller links vedr. personaleadministration på skolen, nyansættelse ### 1. Kontraktudarbejdelse og DASK-vejledning Benyt DASK til anmodning om kontraktudarbejdelse [Læs vejledningen "Oprettelse af timelønnede lærere og pædagogisk personale på skolerne i DASK og SD Personaleweb" i siko (nederst på siden)](https://siko.silkeborg.dk/Personaleforhold/personalehaandbog-og-vejledninger/skoleafdelingens-personalevejledninger "Læs vejledningen ") ### 2. Indhent børne- og straffeattest Indhentning af børne- og straffeattest foregår via politi.dk, ved anvendelse af MedarbejderID: [Bestilling af børneattest via politi.dk](https://politi.dk/straffeattest/bestil-boerneattest "Bestilling af børneattest via politi.dk") [Bestilling af straffeattest via politi.dk](https://politi.dk/straffeattest/bestil-straffeattest-til-offentlig-brug "Bestilling af straffeattest via politi.dk") ### 3. Oprettelse af medarbejder i IST Elevadministration (TEA) og IST Tjenestetid (Trio) ## Oprettelse af medarbejder i IST Elevadministration (TEA) HUSK efterfølgende at tilføje medarb. til de relevante klasser og AULA-teams (Personale-> Åbn AulaTeams-knap) ## Oprettelse af medarbejder i IST Tjenestetid (Trio) ### Grunddata – Personale Medarbejderens cpr. nr. indtastes og systemet henter automatisk adresse-data ind fra folkeregisteret. Vær opmærksom på tjenestenummer, stillingsbetegnelse og beskæftigelsesgrad. Når medarbejderen er oprettet i IST Tjenestetid (Trio), oprettes medarbejderen automatisk (inden for ca. en time) i IST vikarmodulet. [Se IST-vejledningen "Trin for trin - Tildeling af roller/rettigheder i Vikar"](https://istdk.infocaption.com/3416.guide "Se IST-vejledningen ") [Se IST-vejledningen "Personale fra Tjenestetid til IST Elevadministration"](https://istdk.infocaption.com/3678.guide "Se IST-vejledningen ") ### Oprettelse/sletning af IST Tjenestetid (Trio)-bruger Sker i brugeradministrationen og kan udføres af medarbejder med administrator-adgang i systemet. Oprettelse/sletning af bruger i IST-vikarmodulet sker i vikarmodulet og kan udføres af medarbejder med lederstatus. Vælg indstillinger i øverste højre hjørne og vælg brugerrettigheder. ### Ansættelsesproces ved ansættelse af skoleledere Skoleledere ansættes på baggrund af en særlig ansættelsesproces. Formålet er dels at sikre ansættelse af den bedst egnede kandidat og dels bedst muligt at efterleve intentionen om reel inddragelse og medindflydelse til skolebestyrelsen i forbindelse med lederansættelser i folkeskolen, som beskrevet i folkeskoleloven. [Læs Ansættelsesproces ved ansættelse af ledere på skolen](https://skolestyrelse.silkeborg.dk/MOLIRIPAGE/a2a6d20d-1ea3-4fe5-8cf3-6f4ef3532880 "Læs Ansættelsesproces ved ansættelse af ledere på skolen") ### Bogopsætter/ungarbejder Bogopsætter/ungarbejder oprettes direkte i SD-løn, hvor deres timer også tastes hver måned inden deadline den 2. i måneden. Er de under 18 år, skal de selv kontakte banken for oprettelse af NemKonto i forbindelse med lønudbetaling. HUSK indhentning af børneattest, når vedkommende er fyldt 15 år. Vær dog opmærksom på, at arbejdes der på tidspunkter, hvor der ikke er elever til stede, behøver man ikke indhente børneattest. [Bestilling af børneattest via politi.dk](https://politi.dk/straffeattest/bestil-boerneattest "Bestilling af børneattest via politi.dk") ### Fleksjob Fleksjob – aftale herom skal indgås med Jobcenteret, og der udfyldes en samtykkeerklæring. [Læs om ansættelse på særlige vilkår på siko](https://siko.silkeborg.dk/Personaleforhold/personalehaandbog-og-vejledninger/ansaettelse-paa-saerlige-vilkaar "Læs om ansættelse på særlige vilkår på siko"). ### Lærer- og pædagogstuderende i praktik [Se de lokale mål for god uddannelse af lærerstuderende på skoleudvikling.silkeborg.dk](https://skolestyrelse.silkeborg.dk/MOLIRIPAGE/cc6c9228-56a1-44d7-acd2-1057e063e1ef "Se de lokale mål for god uddannelse af lærerstuderende på skoleudvikling.silkeborg.dk") ## Lærerstuderende i praktik [Læs Aftale om vilkår for varetagelse af opgaver i forbindelse med lærerstuderendes praktik i uddannelsen til professionsbachelor som lærer i folkeskolen (pdf, på kl.dk)](https://www.kl.dk/media/nblj2rnk/ok24-5022-aftale-om-vilkaar-for-varetagelse-af-praktikopgaver-i-uddannelsen-til-laerer-i-folkeskolen.pdf?format=noformat "Læs Aftale om vilkår for varetagelse af opgaver i forbindelse med lærerstuderendes praktik i uddannelsen til professionsbachelor som lærer i folkeskolen (pdf, på kl.dk)") Skoleafdelingen ser ikke praktikaftalen som en ændring af sædvanlig praksis i Silkeborg Kommune jf. lokalaftalen s. 9. Andre opgaver. Derfor anbefales skolerne at: - Opgaver i forbindelse med praktik placeres i puljen ”andre opgaver” jf. § 2 stk. 1, altså medregnes i den ansattes arbejdstid (se side 2 i praktikaftalen). - De uddannelsesansvarlige kan udpeges fra skoleårets start og skal have årstillæg jf. overenskomsten og tillæg per praktikgruppe (det er udbetalt i 12-dele). [Se den udregningsmodel som Sølystskolen bruger i forbindelse med afregning af praktik, til inspiration (link til Acadre)](https://acd-1p-integ01.silkeborg.local:8083/Frontend/CM/MainDocument/Details?documentId=5537849 "Se den udregningsmodel som Sølystskolen bruger i forbindelse med afregning af praktik, til inspiration (link til Acadre)") ### Honorering af praktikopgaver [Se nedenfor i feltet Løn: Praktikvederlag. Der er udarbejdet en vejledning samt et indberetningsskema pr. december 2024.](https://skolestyrelse.silkeborg.dk/MOLIRIPAGE/7d925987-8ed2-4fe1-965c-211f3a21ed61#lnpraktikvederlag896 "Se nedenfor i feltet Løn: Praktikvederlag. Der er udarbejdet en vejledning samt et indberetningsskema pr. december 2024.") ### Vedr. censoropgaver i forbindelse med førsteårsprøven og professionsprøven I forlængelse af Finanslov 2024 kan VIA ikke længere tilbageholde 5% af taxameteret til afregning af førsteårsprøve og professionsprøven samt solidarisk dækning af omgængere. Partnerskabet har derfor indgået en aftale om, at kommunerne i partnerskabet udpeger praktiklærere eller uddannelsesansvarlige til et censorkorps i partnerskabet. Silkeborg Kommune vælger at stille med to praktiklærere eller uddannelsesansvarlige til det fælles korps. Opgaven er at være censor til førsteårsprøve og professionsprøven. Denne opgave aflønnes med kr. 500 pr. eksamination og eksaminationen foregår på Læreruddannelsen i Silkeborg. Lidt mere om censoropgaven: - 1-3 dage pr. deltagende praktiklærer/uddannelsesansvarlig omkring 3-4 personer - Ikke et krav, at det er den samme lærer, som de studerende har været i praktik hos - Behovet er på 1. årgang (1. årsprøven) og 4. årgang (Professionsprøven) ### Praktiske opgaver i TEA og mht. digitale læremidler [Læs vejledning vedr. praktikanter fra VIA i Google Fællesdrev. Vejledningen beskriver skolens opgave vedr. TEA samt praktikantens egen forberedelse vedr. digitale læremidler, Meebook mv.](https://docs.google.com/document/d/1Kd6JBK9CkKzwiAYaLqmNtQddFFePfAFPlJpODLeomMI/edit?usp=sharing "Læs vejledning vedr. praktikanter fra VIA i Google Fællesdrev. Vejledningen beskriver skolens opgave vedr. TEA samt praktikantens egen forberedelse vedr. digitale læremidler, Meebook mv.") ## Pædagogstuderende i praktik [På siko findes en side med alle opmærksomhedspunkter vedr. pædagogstuderende.](http://siko.silkeborg.dk/Ledelse/Fra-rekruttering-til-fratr%C3%A6delse/personaleledelse/opmaerksomhedspunkter-i-forhold-til-paedagogstuderende- "På siko findes en side med alle opmærksomhedspunkter vedr. pædagogstuderende.") Udfyld en uddannelsesaftale, der linkes til skabelonen fra siko. ## Indhold - korte beskrivelser og/eller links vedr. personaleadministration på skolen, drift mht. løn og fravær ### Løn: Månedslønnede Lønkørsel til månedslønnede: Tidsfrist for ændringer, der skal med i kommende månedsløn, er den 8. hver måned. ### Løn: Timelønnede (vikarer) Tidsfrist for indberetning af løn til timelønnede er den 2. hver måned Vikarløn genereres via IST Vikarmodulet, hvor vikardækningen foretages. Vikarlektionerne efterbehandles i vikarmodulet. IST Tjenestetid (Trio) henter automatisk de efterbehandlede vikarlektioner ind, og vikarlønnen udbetales via afregningsmodulet i IST Tjenestetid (Trio). [Se IST's trin for trin-vejledning "Afregning af løse vikarer"](https://istdk.infocaption.com/3377.guide "Se IST's trin for trin-vejledning ") ### Løn: Honorar til tillidsrepræsentant [Når tillidsrepræsentanten er valgt, udfyldes blanketten ”Tillidsrepræsentanter – honorering”, som findes på siko](http://siko.silkeborg.dk/Personaleforhold/personaleblanketter/generelle-medarbejderblanketter "Når tillidsrepræsentanten er valgt, udfyldes blanketten ”Tillidsrepræsentanter – honorering”, som findes på siko") ### Løn: Kørselsgodtgørelse [Læs mere om kørselsgodtgørelse på siko](https://siko.silkeborg.dk/Personaleforhold/personalehaandbog-og-vejledninger/koersel "Læs mere om kørselsgodtgørelse på siko") Her er regler for beregning og udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse gennemgået. ### Løn: Kørselsgodtgørelse til høj takst - kræver bemyndigelse Skoleledelsen skal sikre, at de ledere/medarbejdere, der refererer til jer, og som har tilladelse til at køre til høj takst jf. retningslinjerne, også har en bemyndigelse hertil, som er arkiveret på personalesagen. Der må kun godkendes kørsel til høj takst for medarbejdere med bemyndigelse! ## Vurdering og bemyndigelse I udgangspunktet er nedenstående gældende: ”Befordringsgodtgørelse efter høj sats forudsætter en personlig og skriftlig kørselsbemyndigelse og er alene beregnet til ansatte, der forudsættes at stille egen bil til rådighed i forbindelse med  deres arbejde, eller hvor anvendelsen af en kommunal bil ikke er mulig og den ansatte derfor kun vanskeligt vil kunne bestride sit arbejde, hvis ikke den ansatte anvender egen bil til tjenestekørsel. Udbetaling af den høje sats er således betinget af, at Kommunen stiller krav om, at der med en stilling er forbundet regelmæssig kørsel af større omfang i egen bil, jf. § 5 i Aftale om godtgørelse for benyttelse af eget transportmiddel på tjenesterejser samt forsikringsdækning ved tjenesterejser i udlandet. Bemyndigelsen kan udstedes i forbindelse med for eksempel: - Tilsynsopgaver - Besøg på virksomheder - Besøg hos borgere – forstået således at borgeren er til stede/deltager i kørslen - Kørsel af særlig art, hvor anvendelse af offentlig transport ikke er muligt Når det overvejes at udstedes en kørselsbemyndigelse, skal der foretages en konkret vurdering af hyppigheden og omfanget af anvendelse af egen bil. Umiddelbart bør der være tale om tjenestekørsel i et større omfang og gennemsnitlig mindst 2-3 dage ugentligt.” samt: Vedr. heldagsmøder/kurser/seminarer/længerevarende uddannelse: Befordringsgodtgørelsen ydes efter den lave sats, også for medarbejdere der har en kørselsbemyndigelse (jf. kørselsregler). ### Løn: Lejrskole - diæter og godtgørelse for fravær Diæter og godtgørelse for fravær i forbindelse med lejrskoler: Medarbejderne udfylder blanketten (gemmes som dokumentation), og lønarterne tastes ind i SD-Løn. [Find blanketten "Dagpenge ved deltagelse i lejrskole - Skoleafdelingen" på siko.](http://siko.silkeborg.dk/Personaleforhold/personaleblanketter/skoleafdelingens-blanketter "Find blanketten ") Vær også opmærksom på, hvordan lærerne skal have udbetalt ekstratimer for deltagelse i lejrskole i IST Tjenestetid (Trio) ### Løn: Praktikvederlag Praktikvederlag udbetales til de lærere, der har haft lærerstuderende/praktikanter med i undervisningen eller har vejledt undervejs i et praktikforløb på skolen, jf. vejledningen. Administrationen/læreren indberetter timer via et skema. [Find vejledningen "Praktikopgaver Vejledning honorering ifm. lærerstuderendes praktik" samt hjælpeskemaet "Praktikopgaver Tillæg ifm. lærerstuderendes praktik" på siko](https://siko.silkeborg.dk/Personaleforhold/personalehaandbog-og-vejledninger/skoleafdelingens-personalevejledninger "Find vejledningen ") [Find skemaet "Tillæg for opgaver i forbindelse med lærerstuderendes praktik" samt "Honorering DLF praktikopgaver - Triovejledning" på siko](https://siko.silkeborg.dk/Personaleforhold/personaleblanketter/skoleafdelingens-blanketter "Find skemaet ") Timerne tastes med lønkoder direkte ind i SD-Løn, og dokumentet gemmes som dokumentation i 5 kalenderår. ### Fravær: Barsel [Barselsaftale pr. 2. august 2022, informationerne på Siko er opdateret](http://siko.silkeborg.dk/Personaleforhold/personalehaandbog-og-vejledninger/fravaer/barsel---adoption "Barselsaftale pr. 2. august 2022, informationerne på Siko er opdateret") [Når man skal lave en ny barselsaftale, kan man få stor hjælp til beregninger i et skema. Find de interne medarbejderblanketter på siko og vælg det barselsaftaleskema, der dækker situationen.](https://siko.silkeborg.dk/Personaleforhold/personaleblanketter/generelle-medarbejderblanketter "Når man skal lave en ny barselsaftale, kan man få stor hjælp til beregninger i et skema. Find de interne medarbejderblanketter på siko og vælg det barselsaftaleskema, der dækker situationen.") Vær opmærksom på, at der er ændrede og forkortede frister for barsel for børn født efter 2. august 2022. [Fristerne kan ses på siko](https://siko.silkeborg.dk/Personaleforhold/personalehaandbog-og-vejledninger/fravaer/barsel---adoption/mors-orlov-%28for-boern-foedt-fra-2-august-2022-og-fremefter%29 "Fristerne kan ses på siko") Medarbejderen skal tage stilling til eventuel overdragelse af orlov inden barselsaftalen kan udarbejdes. Hvis I har spørgsmål, så orienter jer gerne på Siko og borger.dk, inden I eventuelt tager kontakt til jeres personalekonsulent. ### Fravær: Ferieregler [Ferieregler fremgår af personalehåndbogen i siko](http://siko.silkeborg.dk/Personaleforhold/personalehaandbog-og-vejledninger/fravaer/ferie "Ferieregler fremgår af personalehåndbogen i siko") ## Specifikt for undervisningspersonale Se nedenfor i boksen Fravær: Kollektiv ferielukning ## Specifikt for det administrative personale ### Sommerferie i år, hvor skoleferien er på 7 uger i stedet for 6 uger Administrativt personale og IT-medarbejdere på skoler arbejder generelt 42 uger om året, men da lønnen udbetales for 52/53 uger, så skal der foretages en omregning jfr. HK-overenskomstens Bilag B. Omregningen medfører, at der arbejdes flere timer ugentlig i de 42 uger end der udbetales løn for, men til gengæld er der fri ca. 3 uger ekstra hvert år i forhold til ansatte, som arbejder alle uge – typisk 45 uger (52 uger – 5 ugers ferie og 2 uger SH-dage). Den enkelte medarbejders arbejdstid fremgår af lønsedlen. Uanset om børnene holder 6 eller 7 ugers ferie, så er der 40 ugers undervisning i et skoleår. Når der arbejdes på disse 40 uger samt første og sidste uge i børnenes skolesommerferie, så har medarbejderen arbejdet de 42 uger, som pågældende er ansat til og aflønnet for. En eventuel ekstra uge i børnenes sommerferie vil således være at betragte som en 0-uge (én af de ca. 3 uger nævnt i 1. afsnit). Personale omfattet af omregningen kan ikke sættes til at arbejde i denne uge, uden aftale herom og udbetaling af de ekstra timer. ### Fravær: Fravær jf. overenskomst og lov ## **Barns 1. og 2. sygedag** [Læs mere om barns 1. og 2. sygedag på siko](http://siko.silkeborg.dk/Personaleforhold/personalehaandbog-og-vejledninger/fravaer/barns-1,-d-,-og-2,-d-,-sygedag "Læs mere om barns 1. og 2. sygedag på siko") ## **Barsel og adoption** Se ovenfor i boksen Fravær: Barsel. ## Omsorgsdage Omsorgsdage tildeles medarbejdere til børn i alderen 0-7 år, skal benyttes i kalenderår og kan ikke overføres, medmindre medarbejderen har afholdt barsel og været hindret i brug af dagene. [Læs mere om omsorgsdage på siko](http://siko.silkeborg.dk/Personaleforhold/personalehaandbog-og-vejledninger/fravaer/omsorgsdage "Læs mere om omsorgsdage på siko") ## Seniordage Seniordage tildeles forskelligt afhængigt af overenskomst, kan konverteres til pension eller bruges til frihed. Tildeles/benyttes i kalenderår. ### Fravær: Kollektiv ferielukning [TRIO skoledags- og ferieplan for skoleåret 2024/25 i Google Fællesdrev, med angivelse af den kollektive ferie](https://drive.google.com/file/d/10OtYhK8W0YWXclTKgZynIYIxRCaRb797/view "TRIO skoledags- og ferieplan for skoleåret 2024/25 i Google Fællesdrev, med angivelse af den kollektive ferie"). [TRIO skoledags- og ferieplan for skoleåret 2025/26 i Google Fællesdrev, med angivelse af den kollektive ferie.](https://drive.google.com/file/d/1Zs8oAIsXtwpNr_cpuGgLWavrV43Rv48u/view?usp=drive_link "TRIO skoledags- og ferieplan for skoleåret 2025/26 i Google Fællesdrev, med angivelse af den kollektive ferie. ") *Der blev informeret om placeringen af den kollektive ferie på møde i AfdelingsMED Skole den 7. februar 2024, pkt. 8.* ## Modellen for placering af den kollektive ferielukning er ændret fra og med skoleåret 2023/24 Modellen gælder for lærere, børnehaveklasseledere og andre faggrupper, der er hører under den kollektive ferielukning. Baggrund for ændringen er, at der i den nuværende 4-1 model skal placeres fire ugers feriedage i sommerferien, som ikke må krydse normperiode, der starter 1. august. I nogle år betyder det, at der reelt er 1-2 arbejdsdage i den første uge af elevernes sommerferie. En ændring af modellen til en 3-1-1 model vil give mulighed for mere fleksible rammer lokalt. Den nye 3-1-1 model vil fremover betyde, at ugerne 28-29-30 er faste ferieuger og den 4. uge vil være 0-dage, der gerne må placeres hen over 1. august. Det bliver på den måde muligt at placere arbejdsdage på alle dage i den første og sidste uge af elevernes sommerferie samtidigt med, at der fortsat vil være fire ugers sammenhængende ferie/0-dage til medarbejderne. Efterårsferien vil i modellen blive til feriedage i stedet for 0-dage. ## Opmærksomhedspunkter til implementering af modellen for de omfattede medarbejdere - Modellen starter pr. 1. august 2023, således efterårsferien i 2023 vil være feriedage i stedet for 0-dage. - Medarbejderne vil ikke opleve problemer med at mangle opsparede timer i forhold til efterårsferien, da manglende timer indhentes allerede i november/december. - Manglende timer betragtes som forskudsferie, men der skal ikke anmodes på forhånd, da SD allerede i forvejen trækker timerne som forskudsferie uden løntræk. - Manglende timer bliver først et problem, når der mangler flere ferietimer, end en medarbejder kan nå at optjene inden 1. september. I så fald sker der et løntræk hos medarbejderen. - Hvis en medarbejder opsiger sin stilling inden optjening af feriedage, vil disse blive trukket i den sidste lønudbetaling eller 6. ferieuge. ### Fravær: Sygefravær ## Sygefraværshåndbogen Se Silkeborg Kommunes Sygefraværshåndbog på siko Du kan i sygefraværshåndbogen læse mere om: - De organisatoriske overvejelser i forbindelse med arbejdet med sygefravær - Sygemelding - Redskaber ## Fraværsårsager Tilpasning af fraværsårsager til anvendelse i IST Tjenestetid (Trio) og IST Vikarmodulet sker i IST Tjenestetid (Trio) under Grunddata – Basiskartotek – Fraværskoder. Aktuel liste over fraværskoder, der kan indberettes til SD-Løn, kan rekvireres ved Henrik Jessen (O&P) eller Henrik Lundbeck Nielsen (Trio) ## IST Vikarmodul - Fravær registreres i IST Vikarmodulet og overføres automatisk til IST Tjenestetid (Trio) - Fraværet indberettes til SD via driftsfunktioner – fraværsmeldinger i IST Tjenestetid (Trio) [Find diverse vejledninger til IST Tjenestetid og Vikar på IST's hjemmeside](https://istdk.infocaption.com/portal/Grundskole "Find diverse vejledninger til IST Tjenestetid og Vikar på IST's hjemmeside") ### Fravær: Tjenestefri af forskellige årsager [Tjenestefri ved lægebesøg, dødsfald mv., læs mere på siko](http://siko.silkeborg.dk/Personaleforhold/personalehaandbog-og-vejledninger/fravaer/tjenestefrivedlaegebesoegdoedsfaldmv "Tjenestefri ved lægebesøg, dødsfald mv., læs mere på siko") [Tjenestefri af familiemæssige årsager, læs mere på siko](http://siko.silkeborg.dk/Personaleforhold/personalehaandbog-og-vejledninger/fravaer/tjenestefri-af-familiemaessige-aarsager "Tjenestefri af familiemæssige årsager, læs mere på siko") [Borgerligt ombud, læs mere på siko](http://siko.silkeborg.dk/Personaleforhold/personalehaandbog-og-vejledninger/fravaer/borgerligt-ombud "Borgerligt ombud, læs mere på siko")