Forældresamarbejde og skolebestyrelse
Mere om forældresamarbejde, forældreansvar, skolebestyrelsesarbejdet (valg, tilsyn) og tolkebistand mv. Husk: Brug søgefeltet øverst til højre, hvis du ikke finder det, du leder efter!
Indhold - korte beskrivelser og/eller links
Kan forældre nægte at anvende Aula? Og hvordan skal skolen forholde sig, såfremt en forældremyndighedsindehaver nægter at anvende Aula og retligt kan nægte?
Jurateamet har opdelt spørgsmålet således:
- Er der lovkrav om, at forældre skal benytte Aula som kommunikationsværktøj?
- Hvis der ikke er fastsat regler med krav om benyttelse af digitale løsninger, er skolen da forpligtet til at sikre, at forældrene orienteres på anden måde?
Er der lovkrav om, at forældre skal benytte Aula som kommunikationsværktøj?
Der gælder ikke lovregler for, at der skal benyttes digitale løsninger for kommunikation mellem skole og hjem.
I forhold til lovgivningens krav om forældres brug af digitale løsninger ses ved en gennemgang af folkeskoleloven alene krav om digital indmeldelse i folkeskolen. Herudover stilles ikke krav om forældres brug af digitale løsninger ved lov. Med andre ord ses ikke lovkrav om, at forældre skal benytte den digitale løsning i Aula.
Forslag til praksis
Benyt den helt sædvanlige fremgangsmåde med tilmelding af alle forældre til elever på skolen.
Forældrene må herefter selv gøre opmærksom på det, hvis de ikke kan eller ønsker at benytte den digitale løsning.
Hvis der ikke er fastsat regler med krav om benyttelse af digitale løsninger, er skolen da forpligtet til at sikre, at forældrene orienteres på anden måde?
Skolens forpligtelser, når forældrene ikke benytter Aula
Såfremt forældrene, trods skolens støtte, ikke ønsker at benytte Aula, kan der være tale om to situationer:
- Et aktivt fravalg af at benytte Aula
- Forældrene er undtaget fra digital post
Et aktivt fravalg af at benytte Aula
Hvis forældrene blot ikke ønsker at tilgå Aula, vil skolen som udgangspunkt ikke være forpligtet til at informere forældrene om aktiviteter mv., som forældrene ellers ville kunne være informerede om via Aula.
Skolen bør dog fortsat informere om oplysninger, som er væsentlige for undervisningen af barnet. Det kan fx dreje sig om oplysninger om skole/hjemsamtaler med vigtigt indhold om barnet, indkaldelser til K-møder mv.
Forældrene er undtaget fra digital post
Forældre kan være undtaget fra digital post. Det bemærkes, at det er forholdsvist nemt at blive undtaget, og det er Borgerservice, der afgør, om en borger kan undtages fra digital post.
Hvis en forælder er undtaget fra digital post, kan skolen forespørge, om skolen skal være behjælpelig med at komme på Aula trods fritagelsen.
Hvis forældrene ikke ønsker at benytte Aula, skal skolen i højere grad end under pkt. 1 sikre, at forældrene får de nødvendige informationer om elevens skolegang. Der kan fx benyttes en gammeldags kontaktbog til kommunikation mellem hjemmet og skolen, ligesom personalet skal være behjælpelige ved booking af skole-hjem samtaler mv.
Der er som sådan ikke krav til, hvorledes kommunikationen skal foregå, hvorfor skolen har frihed til at planlægge den mest hensigtsmæssige metode. Det kan fx dreje sig om, at forældrene en gang om ugen henvender sig på skolens kontor og får udleveret materiale i papir form o.lign.
Jurateamet v/LB, 5.6.2023
EMN-2021-01621
Digital post til begge forældre
Det betyder, at offentlige myndigheder som udgangspunkt skal sende den digitale post, der vedrører et fælles barns forhold, og som er rettet mod begge indehavere af forældremyndigheden over et barn, til begge forældre.
Det gælder uanset om forældrene bor sammen eller ej.
Se også Jurateamets notat om forældreansvar i boksen Forældreansvar nedenfor
Læs om Forældreansvarsloven i bilag 1.17 Forældrerettigheder og forældretilfredshed
Jurateamet har udarbejdet et notat om forældreansvar. Notatet er udarbejdet i forbindelse med indførelsen af forældreansvarsloven i januar 2007. Senere lovændringer er indarbejdet i under de forskellige emner. I notatet er baggrund og svar på hyppigt stillede spørgsmål, FAQ, vedr. emnerne Fælles forældremyndighed; Digital post til forældrene fra offentlige myndigheder; ”Tvunget” samarbejde/fælles beslutninger; Konflikter i samarbejdet; Bonusforældre; Orienteringsretten. EMN-2021-01621
Læs Jurateamets notat om forældreansvar (revideret november 2022, pdf-fil)
Forældretilfredshedsundersøgelse (FTU) og brugertilfredshedsundersøgelse (BTU) gennemføres med jævne mellemrum, oftest igangsat af politikere. Initiativet kan både være nationalt og lokalt.
Brugertilfredshedsundersøgelsen skal være et redskab for politikere, ledere og medarbejdere i kommunen til at inddrage brugernes vurderinger i tilrettelæggelse af den offentlige service. Det er skolelederens opgave sammen med formanden for bestyrelsen at sætte BTU på dagsorden på et skolebestyrelsesmøde.
Skolens FTU/BTU skal annonceres og eventuelt kommenteres på skolens hjemmeside under Vores skole > Forældretilfredshed.
Social- og Indenrigsministeriet gennemfører i perioden 2019-2022 landsdækkende brugertilfredshedsundersøgelser på institutionsniveau på en række velfærdsområder. Det sker som opfølgning på et initiativ i Aftalen om ledelse og kompetencer i den offentlige sektor fra februar 2019.
Læs mere og find resultater i bilag 1.17 Forældrerettigheder og forældretilfredshed
Læs bilag 1.16 om skolernes kommunikation og hjemmesider
Skolens hjemmeside skal til enhver tid være opdateret. Nuværende forældre vil ofte anvende Aula til kommunikation, men hjemmesiden skal indeholde de nødvendige informationer, som kan have interesse for kommende forældre, lokalområdet, foreninger, politikere m.fl.
Vær opmærksom på, at skolebestyrelsens mødereferater skal kunne tilgås fra hjemmesiden, det er et lovkrav.
Skolebestyrelsens mødereferater skal være tilgængelige i samme periode som f.eks. referater for byråd og udvalg, dvs. alle valgperiodens referater = referater for fire skoleår. Der er mulighed for at søge aktindsigt i tidligere referater.
Skolebestyrelsens årsredegørelser skal ligeledes lovpligtigt kunne tilgås, her gælder samme tidshorisont som for mødereferater.
Dagligdags kommunikation
Det følger af folkeskolelovens § 54, at bortset fra ind- og udskrivning af skolen, kan skolen kommunikere med den, der har eleven i pleje.
Den kommunikation, der henvises til, vil typisk være daglige beskeder på AULA.
Plejefamilien eller institutionen skal kunne fremvise dokumentation for, at de har eleven i pleje (samtykke mv.).
Andre spørgsmål, fx henvisning til PPL, træning ved Videnshus Dybkær mv.
Hvis skolen kan opnå samtykke fra forældremyndighedsindehavere, skal skolen som udgangspunkt forsøge dette først. Det gælder dog fx ikke, hvis eleven har hemmelig adresse mv. i forhold til den pågældende forældremyndighedsindehaver.
Kan skolen ikke opnå samtykke fra forældremyndighedsindehaver, skal skolen kontakte anbringende kommunes sagsbehandler. Sagsbehandler har herefter mulighed for at give samtykke til henvisning, behandling osv.
Dette gælder uanset, om der er tale om frivillig anbringelse eller tvangsanbringelse.
Iflg. Jura, april 2022
Skolebestyrelsesarbejde
Styrelsesvedtægt for Silkeborg Kommunes skolevæsen sætter de overordnede rammer for arbejdet i skolebestyrelsen:
- I kapitel 2 beskrives sammensætning, valg og mødevirksomhed
- I kapitel 3 beskrives skolebestyrelsens beføjelser - herunder hvad der skal fastsættes principper for, hvad der skal afgives udtalelse til og lidt om samarbejdsforpligtelser
Skolebestyrelsesarbejdet er beskrevet overordnet på Silkeborg Kommunes hjemmeside
Skolen skal have en oversigt over skolebestyrelsesmedlemmer inkl. kontaktoplysninger på skolens hjemmeside, hvor også mødereferater og årsredegørelse skal offentliggøres.
Skolebestyrelseskursus
Skoleafdelingen afholder i lige år (valgår) et fyraftenskursus for samtlige medlemmer af skolebestyrelserne i september.
Det anbefales, at skolebestyrelserne ved indtræden af nye medlemmer gennemfører et virtuelt skolebestyrelseskursus.
Placeringen af skolebestyrelsesmøder
Årsplanen for Silkeborg Kommunes skolebestyrelser indeholder 4 uger fordelt hen over 2022/23 (34-47-8-19), hvor det foreslås at holde skolebestyrelsesmøde. Der er påført emner, som den enkelte skolebestyrelse skal drøfte/reagere på. Desuden kan Skoleafdelingen og andre dele af Silkeborg Kommune tilpasse svarfristerne på centralt udsendte udtalelser/høringer til disse fire møder.
Årsagen til de fire faste mødeuger i årsplanen er et ønske om lettere at kunne planlægge et eller flere fælles møder i de forpligtende samarbejder.
Find årsplanen for det aktuelle skoleår på hjemmesiden for Dialogforum.
Mødeskabelon
Når mødereferater offentliggøres, stilles der krav til webtilgængelighed. Det er muligt at klippe/klistre referatet ind i hjemmesidens tekstmodul, men hvis man bruger en skabelon, skal den være gennemgået af "Assist-programmet". Skabelonen må ikke indeholde tabeller.
Skolebestyrelsen fører tilsyn med alle dele af skolens virksomhed, dog undtagen personale- og elevsager - og tilsynet føres i møder, dvs. ikke ved at møde op i undervisningen. Skolebestyrelsen kan fra skolens leder indhente enhver oplysning om skolens virksomhed, som er nødvendig for at varetage tilsynet. Alt foregår med udgangspunkt i gensidig tillid og respekt.
Læs mere om skolebestyrelsens tilsyn på Skole & Forældres hjemmeside
Skolebestyrelsesvalg
Her findes også en generel tidsplan til brug for både ordinære valg, forskudte valg, 2-årige valg og eventuelle suppleringsvalg. Alle forældrerepræsentanter er normalt på valg samme år, i året umiddelbart efter kommunalbestyrelsesvalg, dvs. hvert 4. år. Der er dog andre muligheder, som fremgår af ovennævnte, og det skal skolebestyrelsen ansøge skolechefen om.
Afholdelse af egentligt valg (efter valgmøde)
IST Elevadministration (tidligere TEA) giver mulighed for udskrift af valglister, stemmesedler mm. under Udskriv > Design udskrifter > Skolebestyrelsesvalg, alt til brug for almindelige valg med fysisk fremmøde. Silkeborg Kommune har pt. ikke købt valgmodulet hos IST til afholdelse af digitale valg.
Læs vejledningen vedr. skolebestyrelsesvalg i IST Elevadministration (pdf-fil)
Resultatet af skolebestyrelsesvalget
Dvs. sammensætningen af den nye skolebestyrelse, skal gemmes i en sag i skolens ESDH-system på skolen. Skoleafdelingens Sekretariat skal IKKE have besked. Skolens forpligtelser i forbindelse med arkivering og skolebestyrelsesvalg fremgår tydeligt af Procedure vedr. toårige valg.
Læs proceduren vedr. toårig valgperiode for forældrerepræsentanter i skolebestyrelser, bilag 1.01.01
Efter valg/fredsvalg og konstituering, enten før sommerferien eller på møde i august, sender skolen sagsnummeret på valg-sagen samt navn og mailadresse på formanden for skolebestyrelsen til Sekretariatet, Skoleafdelingen v/Helle Præsius Busk.
Pr. 1. august i det skoleår, hvor den nye skolebestyrelse tiltræder, skal sammensætningen af skolebestyrelsen fremgå af skolens hjemmeside.
Silkeborg Kommune har aftale med Mayas Tolkeservice pr. 1. oktober 2022. Aftalen gælder fremmøde-, video- og telefontolkning. Tegnsprogstolkning er ikke en del af denne aftale. Det er obligatorisk at bruge Mayas Tolkeservice, hvis de kan levere den tolkning, der er brug for.
Sådan booker du en tolk hos Mayas Tolkeservice
Du skal oprettes som bruger ved Mayas Tolkeservice for at booke tolke.
Læs Kvikvejledning vedr. bestilling af tolk i siko, nederst på siden
Du kan i denne videoguide se, hvordan du opretter dig som bruger, og hvordan du booker en tolk
Husk at notere følgende i bestillingen:
- EAN-nummer 579 800 564 8147
- Borgerens cpr. nr.
- Borgerens navn
Hvad gør jeg, hvis jeg oplever problemer med tolken?
Det er vigtigt, at du giver feedback, hvis tolken ikke udfører sit arbejde tilfredsstillende. Hvis mange oplever samme udfordringer, kan vi henvende os til leverandøren som samlet kommune i stedet for enkeltpersoner.
Hvis du som bestiller oplever mangler eller væsentlige mangler, fx:
- Sprogfærdigheder ikke er tilstrækkelige
- Kommer for sent eller slet ikke
- Manglende diskretion i forhold tolkens omgivelser
Så kan du enten:
- Vælge at gennemføre samtalen – og give feedback i bookingsystemet
- Aflys/afbryd samtalen, hæv ordren i bookingsystemet
Afregning vedr. tolkning, husk cpr-nummer
Den regning, som tolken sender, bliver betalt i Ydelsescentret. Ydelsescentret betaler for alle tolkninger udført i kommunen. For at Ydelsescentret kan betale regningen og sikre, at der kun betales for de tolkninger, der rent faktisk er udført, er det vigtigt, at du – når du bestiller tolkningen – altid skriver cpr-nummeret på den person, der er tolket for.
Er der ikke skrevet et cpr-nummer på bestillingen, kan Ydelsescentret ikke betale regningen. Det betyder, at medarbejderen i Ydelsescentret er nødt til at forstyrre én på skolen for at få cpr-nummeret på den person, der er tolket for. Det skaber unødvendige forstyrrelser og ekstraarbejde – både hos bestiller/administrationen på skolen og hos medarbejderen i Ydelsescentret.
Husk derfor altid at skrive cpr-nummer, når du bestiller en tolk.