Procedure for visitation og revisitation til praktisk hjælp

Forberedelse til ansøgning om visitation

Inden der kan ansøges om praktisk hjælp, har der været etableret et tæt samarbejde mellem skole/dagtilbud (hvor dagtilbud er afgivende), forældre og PPL’s medarbejdere vedr. barnets behov for hjælp i hverdagen. Barnets synspunkter skal tillægges passende vægt under hensyntagen til alder og modenhed.

Hvis andre sektioner er engageret i sagen (Sundhedsplejen, Familie- og Børnehandicap) inddrages disse i overvejelserne i forbindelse med Fokusmøder, K-møder eller netværksmøder.

Opmærksomhedspunkter i forbindelse med ansøgning om visitation

• Praktisk hjælp kan søges løbende og har derfor ingen deadlines.

• Det er alene PPL’s tovholder for visitationer, som kan træffe afgørelse om visitation. Ingen ledere eller medarbejdere må derfor stille forældrene et tilbud i sigte undervejs i processen.
  

Arbejdsgange i visitationsprocessen

Skole/dagtilbud har på forhånd partshørt forældrene inden ansøgning til praktisk hjælp

Forældrenes samtykke til videre handling kan gives via ansøgningsskema.

Skole/dagtilbud igangsætter ansøgning

Skolens/dagtilbuddets ledelse koordinerer ansøgningen.

Ansøgningsskema findes på Skolehåndbogens side om specialpædagogisk bistand og visitation.

Brug IKKE ældre versioner fra skrivebordet eller tidligere ansøgninger!

Skole/dagtilbud opretter en Acadresag ud fra autoprofilen ”SKO Elev Visitation til praktisk hjælp”, der passer til praktisk hjælp. Borgersagens titel er: Elevens cpr-nummer og navn + Specialundervisning og anden specialpædagogisk bistand

Skole/dagtilbud udfylder og gemmer følgende dokumenter i ESDH-sagen:

• Ansøgningsskema

• Dokumentation af behovet

• Lægefaglig vurdering, hvis denne forefindes

• Evt. forældresamtykker fra begge forældremyndighedsindehavere fra Aula, hvis de er indsamlet digitalt.
  

Skole/dagtilbud fremsender ansøgning

Skole/dagtilbud sørger for, at forældrene giver samtykke til den samlede ansøgning – eventuelt digitalt via Aula. Forældresamtykke kan gives ved, at forældrene skriver besked i Aula. Beskederne skal i så fald vedlægges i ESDH-sagen, som bilag til ansøgningen. Skolen sikrer, at forældremyndighedsindehavers samtykke fremgår af indstilling og er journaliseret. Dermed sikres partshøring af forældrene i f.t. ansøgning og udtalelser fra andre.

Skole/dagtilbud sender en mail til PPL-Visitation-praktiskhjaelp@silkeborg.dk med teksten: Her følger ansøgning til visitation/revisitation vedr. sag nr. XX/XXXX

Der skal IKKE vedhæftes dokumenter. Evt. indscannede dokumenter skal omdøbes til korrekt titel i ESDH-sagen.

Sekretariatet fremsender sagen til tovholder for praktisk hjælp

Sekretariatet opretter sagen og fremsender denne til køen praktisk hjælp i Sensum jf. vejledningen om at oprette og efterbehandle visitationsansøgninger i Sensum

Den, der fremsender ansøgningen, vil modtage et autosvar fra postkassen som kvittering for ansøgningen.

Afgørelse om visitation

Medarbejder i PPL gemmer ansøgning og medsendte dokumenter i henholdsvis Sensum, kommunens ESDH-system, samt noterer oplysninger i det interne dokument for praktisk hjælp. Når dette er gjort, orienterer medarbejder i PPL tovholder for visitation til praktisk hjælp om, at der er kommet en ansøgning. Sagsbehandlingstiden fra ansøgning til afgørelse er 5 uger.

Beslutningskompetencen om visitation til praktisk hjælp ligger alene hos tovholder for visitation til praktisk hjælp i PPL. Afgørelsen træffes på baggrund af indsendte ansøgning og retningslinjer på området jf. lovgivning på området. Ansøgningerne modtages løbende og behandles to gange om måneden.

Hvis ikke ansøgningen har nok fyldestgørende informationer i forhold til at træffe den rette afgørelse, kontakter tovholder for visitation til praktisk hjælp skolen med henblik på at få klarlagt barnets behov for dermed at kunne træffe en afgørelse. Der træffes som udgangspunkt afgørelse for indeværende skoleår. Dvs., at uanset hvornår ansøgningen modtages, så bevilliges praktisk hjælp for det indeværende skoleår. Der skal så i januar søges om revisitation, hvor afgørelsen gælder for det kommende skoleår.

Når tovholder for visitation til praktisk hjælp har truffet afgørelse, indskrives dette i det interne dokument. Her skrives, om ansøgningen er godkendt eller afvist. Hvis ansøgningen er godkendt, skrives desuden i dokumentet, hvor mange timer pr. uge barnet har fået bevilliget praktisk hjælp. Tovholder for visitation til praktisk hjælp giver medarbejdere i Sekretariatet besked om, at der nu er behandlet ansøgninger til praktisk hjælp.

Meddelelse om visitation eller afslag

• Sekretariatet i Skoleafdelingen sikrer, at afgørelsen er gemt i Sensum. Herefter sendes via Sensum visitationsbrevene til forældrene og skolen, som gemmer brevet i barnets sag i ESDH, samt til PPL-medarbejder.
• Afgørelsesbrevet er samtidig en partshøring af forældrene. Forældrene får besked om, hvordan de kan kommentere/anke ved mailhenvendelse til Skoleafdelingen, og hvor lang svartid, de skal regne med. (Som udgangspunkt 4 uger, medmindre der viser sig behov for yderligere oplysninger)
• Ved afslag gives der uddybende tilbagemelding til skolen/dagtilbuddet med begrundelse for afslaget og tilbud om dialog med PPL omkring videre indsats og support herfra.

Praktisk hjælp til elever, som går i skole i Silkeborg Kommune, men bor i anden kommune

For udenbys elever, som går i skole i Silkeborg Kommune, skal I ansøge om praktisk hjælp som beskrevet ovenfor. Den eneste forskel er, at Sekretariatet i Skoleafdelingen også sender afgørelsen til den hjemboende kommune, som skal dække udgifterne. Skolen skal ikke tage kontakt til den hjemboende kommune.

Akutvisitation med tidsbegrænset behov for praktisk hjælp

Ansøgning om akutvisitation til praktisk hjælp kan ansøges løbende på lige fod med den beskrevne procedure for at ansøge om praktisk hjælp. Ved ansøgning om akut brug for praktisk hjælp (eks. ved et brækket ben eller andet), så søges der om en tidsbegrænset periode. Herved er en bevilling til dette ikke gældende for hele skoleåret, ligesom der heller ikke skal søges om revisitation.

Revisitation

Alle visiterede børn til praktisk hjælp skal mindst én gang årligt have revurderet sit tilbud. Revisitation sker som udgangspunkt i slut januar hvert år. Afgørelsen om revisitation gælder for det kommende skoleår. Hvis der søges i august 2025 eller januar 2026, så gælder afgørelsen for skoleåret 2026/27 (hvis der fortsat er et behov).

Skoleleder har ansvar for, at revisitationsskemaet udfyldes i samarbejde med medarbejdere, forældre og PPL-medarbejder.

Skolen afgiver sin indstilling til revisitationen på revisitationsskemaet (ændring, fortsættelse eller ophør). Forældre og PPL-medarbejder skriver evt. kommentar i skemaet. Hvis én af parterne (skole, forældrene eller PPL-medarbejder) foreslår møde med henblik på at overveje ændringer eller ophør, eller der er uenighed om planerne for kommende skoleår, noteres dette i revisitationsskemaet, og der krydses af ved: ønsker møde.

Hvis andre sektioner er engageret i sagen (Sundhedsplejen, Familie- og Børnehandicap), inddrages disse i overvejelserne. Ved ønske om møde orienteres disse om revisitationsmødedatoerne, og på skemaet påføres deres kontaktoplysninger med henblik på, at de kan indkaldes til mødet. Skemaet gemmes i ESDH-sagen.

Skolen sender en mail til PPL-Visitation-praktiskhjaelp@silkeborg.dk med teksten: Her følger ansøgning til visitation/revisitation vedr. sag nr. XX/XXXX

Der skal IKKE vedhæftes dokumenter. Evt. indscannede dokumenter skal omdøbes til korrekt titel i ESDH-sagen.

Sekretariatet følger arbejdsgangen som ved visitation: Der oprettes revisitationssag (eller den eksisterende revisitationssag bruges), og sagen lægges i kø til praktisk hjælp.