Procedure for visitation og revisitation til inklusionscenter

Proceduren beskriver visitation og revisitation af børn med...

• Generelle og specifikke lærings- og udviklingsvanskeligheder
• Svære specifikke lærings- og udviklingsvanskeligheder
• Udfordringer i udskolingen

Forberedelse til ansøgning om visitation (tiltag på egen skole/dagtilbud)

Inden der kan ansøges om specialpædagogisk bistand, har der været etableret et tæt samarbejde mellem skole/dagtilbud (hvor dagtilbud er afgivende), forældre og PPL’s medarbejdere i form af løbende kommunikation og koordinering mellem parterne vedr. tiltag, som er afprøvet i barnets hverdag i skole/dagtilbud og/eller hjem. Tiltagene er løbende beskrevet og evalueret i en dynamisk handleplan for barnet, som også indeholder forældrenes og barnets perspektiv. Barnets synspunkter skal tillægges passende vægt under hensyntagen til alder og modenhed.

Se flere beskrivelser i Procedure for visitation og revisitation til specialundervisning på egen skole

Hvis andre sektioner er engageret i sagen (Sundhedsplejen, Familie- og Børnehandicap), inddrages disse i overvejelserne i forbindelse med Fokusmøder, K-møder eller netværksmøder.

I enkelte tilfælde kan der være behov for ansøgninger, der ikke kan afvente ovenstående forarbejde. Disse tilfælde bør koordineres og drøftes med PPL.

Opmærksomhedspunkter i forbindelse med ansøgning om visitation

• Barnets handleplan er det primære kildegrundlag til, at visitationsudvalget kan træffe en faglig og saglig afgørelse om visitation af et barn.

Skolens/dagtilbuddets handleplan skal derfor:

1. Være i kronologisk rækkefølge med seneste tiltag øverst

2. Beskrive og evaluere de tiltag, som er gjort i eget regi

3. Have forældres og barnets perspektiv med

4. Forholde sig til hvordan indholdet af PPV’en er blevet anvendt i praksis

Øvrige opmærksomhedspunkter

• En PPV fra PPL bør som udgangspunkt ikke være mere end 1 år gammel på ansøgningstidspunktet. En ældre PPV kan opdateres med en udtalelse fra PPL-medarbejderen i ansøgningsskemaet, hvor eventuel ny viden tilføjes.

• Det er alene visitationsudvalget, som kan træffe afgørelse om visitation. Ingen ledere eller medarbejdere må derfor stille forældrene et tilbud i sigte undervejs i processen. Forældre, der ønsker at se et muligt inklusionscenter, skal gøres eksplicit opmærksom på, at det er visitationsudvalget, der træffer afgørelse om tilbuddet til barnet.

• Det er skolen, der på forhånd i dialog med forældre skal informere forældrene om, at samtykke til visitation til specialpædagogisk bistand på inklusionscenter betyder, at man erklærer enig i, at distriktsskolen ikke længere er det rette sted for ens barn, men at man derimod sigter mod et skoleforløb på et inklusionscenter.

• Dagtilbud opfordres til at søge til visitationen i januar, men kan også søge til den senere visitation i foråret. Hvis der er ansøgere, der først kan gøres klar til visitationen i marts, bedes det indmeldt til Tovholder på visitationer, så vi kan forberede os på mulige visitationer. Børnene vil blive tildelt en plads i den visitationsrunde, hvor de ansøger.

Arbejdsgange i visitationsprocessen

1. Skolen har på forhånd partshørt forældrene både inden indstilling til PPV og i forhold til påtænkt beslutning om ansøgning til inklusionscenter

Forældrenes samtykke til videre handling kan gives via skemaerne.

2. Skolen/dagtilbud igangsætter ansøgning

Skolens/dagtilbuddets ledelse koordinerer ansøgningen.

Ansøgningsskema findes på Skolehåndbogens side Specialpædagogisk bistand og visitation. Brug IKKE ældre versioner fra skrivebordet eller tidligere ansøgninger!

Skolen/dagtilbud opretter en visitationssag på barnet i Acadre med den autoprofil, der passer til visitation/revisitation.

Skolen/dagtilbuddet udfylder og gemmer følgende dokumenter i Acadre-sagen som et samlet PDF-dokument: Det er vigtigt at det fremgår tydeligt af dokumenterne, hvem der har skrevet dokumenterne, og hvornår de er dateret.

1. Ansøgningsskema
2. Opdateret handleplan (se under ”Forberedelse til ansøgning om visitation", hvad handleplanen som minimum skal indeholde). Skabeloner ligger på Skolehåndbogen.
3. PPV
4. Forældresamtykker fra begge forældremyndighedsindehavere evt. fra Aula, hvis de er indsamlet digitalt.
5. Skole/dagtilbud sender en mail til PPL-visitationogrevisitation@silkeborg.dk med nummer på Acadre-sagen.

Særlige situationer

Hvis forældrene modsætter sig en indstilling til PPL med henblik på at få en PPV eller modsætter sig, at dagtilbud eller skole ansøger om visitation, kan skoleleder alligevel afgøre, at der skal indstilles/ansøges. Det fordrer en partshøring af forældrene, hvor deres perspektiver vedlægges.

3. PPL-medarbejderen kan supplere ansøgning

PPL-medarbejder kan supplere ansøgningen med en kort udtalelse direkte i ansøgningsskemaet. Udtalelsen supplerer den vedlagte PPV med PPL medarbejderens vurdering af relevansen. PPL sikrer partshøring af forældrene og skriver deres bemærkninger i udtalelsen.

4. Skolen/dagtilbuddet fremsender ansøgning

Skolen/dagtilbuddet sørger for, at forældrene giver samtykke til den samlede ansøgning – eventuelt digitalt via Aula. Forældresamtykke kan gives ved, at forældrene skriver besked i Aula. Beskederne skal i så fald vedlægges i Acadre-sagen, som bilag til ansøgningen. Skolen sikrer, at forældremyndighedsindehavers samtykke fremgår af indstilling og er journaliseret.

Der er to måder at fremsende sagen på:

1. Opret en sag i Acadre med den autoprofil, der passer til visitation/ revisitation
   • Læg ansøgning og bilag i sagen
   • Send mail til PPL-Visitationogrevisitation@silkeborg.dk med teksten: ”Her følger ansøgning til visitation vedr. sagsnr. XX/XXXX”
     Her skal IKKE vedhæftes dokumenter og evt. indscannede dokumenter skal omdøbes til korrekt titel i visitationssagen i Acadre.
2. Ansøgning sendes med mail til PPL-Visitationogrevisitation@silkeborg.dk

Den, der fremsender ansøgningen, vil modtage et autosvar fra postkassen som kvittering for ansøgningen.

5. Sekretariatet fremsender sagen til visitationsudvalget

Sekretariatet opretter sagen i Sensum og Acadre. Herefter fremsendes sagen til visitationsudvalget i Acadre.

Afgørelse om visitation

Visitationen af børn til inklusionscentre foregår tre gange årligt (januar, marts, september).

Se deadlines for ansøgning, meddelelse af afgørelse og optagelse i Skolehåndbogen/ lederhåndbogen (dagtilbud).

Sagsbehandlingstiden fra ansøgning til optagelse på inklusionscenter er 8-9 uger.

Beslutningskompetencen om visitation ligger alene i visitationsudvalget.

Se mere om visitationsudvalget i Skolehåndbogen/ lederhåndbogen (dagtilbud).

Meddelelse om visitation eller afslag

• I Skolehåndbogen fremgår tre årlige datoer for afgørelsesbrevenes udsendelse.
• Sekretariatet i Skoleafdelingen sender via Sensum visitationsbrevene til forældrene og modtagende skole, som gemmer brevet i barnets visitationssag i Acadre samt til modtagende PPL-medarbejder.
  Brevet sendes desuden til afgivende skole/dagtilbud samt til modtagende PPL-medarbejder, til orientering.
• Afgørelsesbrevet er samtidig en partshøring af forældrene. Forældrene får besked om, hvordan de kan kommentere/anke ved mailhenvendelse til Skoleafdelingen, og hvor lang svartid, de skal regne med (som udgangspunkt 30 dage, medmindre der viser sig behov for yderligere oplysninger).
• Ved visitation og revisitation overføres visitationssagen i Acadre fra afgivende skole til modtagende skole.
• Hvis forældrene ønsker dialog med Skoleafdelingen/en fra visitationsudvalget i forbindelse med en afgørelse, kan forældrene sende besked via mail til skole@silkeborg.dk (der udleveres ikke direkte telefonnumre til nogen i Skoleafdelingen).
• Ved afslag gives der uddybende tilbagemelding til skolen/dagtilbuddet med begrundelse for afslaget og tilbud om dialog med PPL omkring videre indsats og support herfra.
• Modtagende inklusionscenter etablerer overleveringsmøde, inden barnet begynder i skoletilbuddet. Overleveringsmødet har til formål at klæde det modtagende personale fagligt og pædagogisk på til at modtage barnet, hvorfor afgivende skole/dagtilbud og PPL- medarbejder samt forældre og evt. barn/elev deltager i mødet. Modtagende PPL-medarbejder deltager så vidt muligt i overleveringsmødet. Hvis ikke det er muligt, modtager modtagende PPL-medarbejder efterfølgende referat fra mødet.

Arbejdsgange i revisitationsprocessen

Alle visiterede børn i inklusionscenter skal mindst én gang årligt have genvurderet sin specialpædagogiske bistand i forhold til, om det skal fortsætte, ændres eller ophøre. Genvurderingen sker som udgangspunkt tre gange årligt med henblik på at kunne indgå i de almindelige visitationsrunders fordeling af elever, hvis der skal ske en ændring i barnets skoletilbud. Se tidspunkter på skolehåndbogen.

Til genvurderingen bruges revisitationsskemaet , som findes i Skolehåndbogen.

Skoleleder har ansvar for genvurderingen, som skal ske i samarbejde med medarbejdere, forældrene og PPL-medarbejderen, hvor elevens handleplan drøftes.

Skoleleder træffer afgørelse om, hvorvidt barnet fortsætter i tilbuddet, eller om barnets tilbud indstilles til ændring eller ophør (jævnfør bekendtgørelsen).

• Fortsættelse: Hvis alle parter er enige om, at barnet bør fortsætte i tilbuddet, noteres dette i revisitationsskemaet, som journaliseres i barnets borgersag. Forældre partshøres, og PPL-medarbejder afgiver sin vurdering via skemaet.
• Ophør: Hvis alle parter er enige om skoleleders indstilling, noteres dette ned på revisitationsskemaet, som journaliseres i barnets borgersag. Forældre partshøres, og PPL-medarbejder afgiver sin vurdering via skemaet.
• Ændring til andet skoletilbud: Hvis alle parter er enige om skoleleders indstilling noteres dette i revisitationsskemaet, som gemmes i barnets visitationssag. Forældre partshøres, og PPL-medarbejder afgiver sin vurdering via skemaet og opdaterer PPV. Revisitationsskema sendes sammen med handleplan og den opdaterede PPV.
• Skolen opretter en revisitationssag på barnet i Acadre med den autoprofil, der passer til revisitation.

Skolen/dagtilbuddet udfylder og gemmer følgende dokumenter i Acadre-sagen som et samlet PDF-dokument: Det er vigtigt, at det fremgår tydeligt af dokumenterne, hvem der har skrevet dokumenterne, og hvornår de er dateret.

1. Revisitationsskema

2. Opdateret handleplan (se under ”Opmærksomhedspunkter…”, hvad handleplanen som minimum skal indeholde). Skabeloner ligger på Skolehåndbogen.

3. Opdateret PPV

4. Forældresamtykker fra begge forældremyndighedsindehavere evt. fra Aula, hvis de er indsamlet digitalt.

5. Skolen sender en mail til PPL-visitationogrevisitation@silkeborg.dk med nummer på Acadre-sagen.

Hvis andre sektioner er engageret i sagen (Sundhedsplejen, Familie- og Børnehandicap), inddrages disse i overvejelserne. Ved ønske om møde orienteres disse om revisitationsmødedatoerne, og på skemaet påføres deres kontaktoplysninger med henblik på, at de kan indkaldes til mødet.

Skolen/dagtilbuddet sørger for, at forældrene giver samtykke til den samlede ansøgning eventuelt digitalt via Aula. Forældresamtykke kan gives ved, at forældrene skriver besked i Aula. Beskederne skal i så fald vedlægges i Acadre-sagen, som bilag til ansøgningen.

Skolen sikrer, at forældremyndighedsindehavers samtykke fremgår af indstilling og er journaliseret.

Der er to måder at fremsende sagen på:

1. Opret en sag i Acadre med den autoprofil, der passer til revisitation.
   • Læg ansøgning og bilag i sagen
   • Send mail til PPL-visitationogrevisitation@silkeborg.dk med tekst, her følger ansøgning til revisitation vedr. sagsnr. XX/XXXX
     Her skal IKKE vedhæftes dokumenter og eventuelle indscannede dokumenter skal omdøbes til korrekt titel i revisitationssagen i Acadre.
2. Ansøgning sendes med mail til PPL-visitationogrevisitation@silkeborg.dk

Afgørelse om revisitation

Se deadlines for ansøgning, meddelelse af afgørelse og optagelse i Skolehåndbogen.

Revisitation følger de tre årlige visitationer.

Beslutningskompetencen om revisitation ligger alene i visitationsudvalget. Se mere om visitationsudvalget i Skolehåndbogen.

Sekretariatet følger arbejdsgangen som ved visitation jf. vejledningen om at oprette og efterbehandle visitationsansøgninger i Sensum (intern).

Lovgivning

Bekendtgørelse om folkeskolens specialundervisning og anden specialpædagogisk bistand (BEK nr. 693 af 20/06/2014), link til retsinformation.dk