Vejledning til udfyldelse af indstillingsskema til PPL

Her er en gennemgang af, hvordan man udfylder og indsender en indstilling til PPL korrekt. Den kronologiske gennemgang gælder alle, mens selve indsendelsen er en smule anderledes for private/selvejende institutioner. Se også "Hvorfor er det vigtigt?" til højre - og FAQ nederst.

Kronologisk gennemgang af, hvad udfylder skal gøre

Brug altid det nyeste indstillingsskema

Find skemaet i Skolehåndbogen vha. denne søgning: https://skolestyrelse.silkeborg.dk/Special/Søgeresultat?q=indstillingsskema+ppl

Hvad skal indstillingsskemaet indeholde?

Se i boksen til højre, hvorfor de enkelte felter er vigtige.

Når Skoleafdelingens postteam v/Team Myndighed i Sekretariatet modtager et indstillingsskema, så er postteamet pålagt at tjekke, om der er:

  • 10 cifret CPR-nummer på barnet
  • Adresse (skal udfyldes for begge forældre) - samt om der er fællesforældremyndighed (sæt X)
  • Barnets institution/skole
  • Underskrift fra indstiller
  • At forældrenes bemærkninger fremgår af indstillingsskemaet – eventuelt blot om forældrene er enige eller uenige.
  • Underskrift fra mor og far
    • Hvis der kun er underskrift fra den ene forældre, og der ikke er udfyldt adresse, slår vi op i CPR-registret, om forældrene bor sammen. Hvis de gør det, så sender vi indstillingen videre.
    • Hvis de ikke bor sammen, tjekker vi om der er fælles forældremyndighed. Hvis der er det, skal begge forældre have skrevet under, så det kan dokumenteres, at begge har indvilliget i indstillingen.
    • Særtilfælde:
      • Hvis det ikke er muligt at få en forælders underskrift, vil et mundtligt tilsagn også være gældende. Her er det er jeres pligt som skole/institution, at sørge for dokumentationen. Det er meget vigtigt, at I journaliserer omstændighederne omkring det mundtlige tilsagn på barnets sag i GO.
      • Hvis det ikke er muligt, at få underskrift hverken skriftligt eller mundtligt fra forældremyndighedsindehaver, kan en sagsbehandler fra kommunen eller hjemkommunen give samtykke til, at indstillingen er ok. Dette gælder kun anbragte børn. Dvs. børn der er anbragt af en kommune. Her er det igen jeres opgave at indhente samt journalisere på sagen.
    • Plejeforældre kan ikke skrive under.
  • Der skal minimum være 1 af følgende bilagsvedhæftninger:
    • K-mødereferat/fokusmødereferater
      Der skal have siddet en PPL-medarbejder med på disse møder – så der må ikke sendes indstillingsskemaer i sager, hvor PPL ikke har været involveret/deltaget på mødet.
      Dog kan man i helt særlige tilfælde fravige ovenstående. Dette aftales med PPL på forhånd og noteres i mailen til PPL@silkeborg.dk, når indstillingsskemaet sendes.
    • Sprogvurdering 
      Går barnet i indskolingen, kan det være relevant at vedlægge elevens resultat på Sprogvurdering i 0. klasse.

I tilfælde af mangler i skemaet

Hvis skemaet ikke indeholder ovenfornævnte ting, vil I få en returmail fra os. Her beder vi jer få manglen udbedret, og derefter sende det hele retur igen i en samlet mail.

Hvem sendes indstillingen til?

  • Indstillingsskema og vedhæftede filer sendes pr. mail, uden undtagelse, til PPL@silkeborg.dk
  • Mailen må ikke sendes CC. til tale-/hørekonsulenter eller psykologer:
    • Ifølge GDPR må persondata kun behandles, når det er påkrævet og ikke sendes til flere end højst nødvendigt.
    • Af praktiske årsager vil vi gerne undgå, at alt for mange skal åbne og bruge tid på at forholde sig til mangelfulde mails. Derfor er det Sekretariatets postteam, der kvalitetssikrer indstillingerne og derefter sender mails videre til relevant tale-/hørekonsulent og psykolog.

Send kun informationer om ét barn pr. mail – enkeltsagsprincippet

Silkeborg Kommune arbejder ud fra enkeltsagsprincippet, så der må kun fremsendes oplysninger om ét barn pr. mail, og I skal derfor lave én mail pr. indstilling.

  • Kommer der to indstillinger i en mail eller er indstillingen mangelfuld, returneres den til institutionen med begrundelse.
  • Husk at sende sikkert. Når der sendes fra en @silkeborg.dk mail til vores PPL@silkeborg.dk, så er det "tunnelmail" via en sikker forbindelse.

Indsendelsesprocedure for private/selvejende institutioner

I kan via borger.dk logge ind med jeres erhvervslogin og sende til Silkeborg Kommune. Alle henvendelser derfra bliver fordelt af centralpostteamet, som videresender til PPL/Skoleafdelingen. Markér derfor gerne mailen med: Att. PPL.

FAQ, spørgsmål vi har fået

  • Kan man sende indstillingen med et link til barnets borgersag i skolens ESDH-system?
    Nej, det kan man desværre ikke. Det giver problemer når sagen skal journaliseres i PPL's system Sensum, da sagsbehandleren (psykolog eller tale-/hørekonsulent) ikke er oprettet som "Supplerende sagsbehandler" i ESDH-systemet og derfor ikke kan tilgå dokumenterne.
    Desuden kan privatskoler/-institutioner ikke tilgå EDSH-systemet.

Hvis der er andre spørgsmål, er I selvfølgelig altid velkomne til at kontakte os på telefon 8970 1900.

Skoleafdelingens postteam v/Team Myndighed, Sekretariatet, 14. januar 2022