3.08.01 Retningslinjer om notering og registrering af fravær fra folkeskolens undervisning

Det overordnede formål med disse retningslinjer er at nedbringe ulovligt og bekymrende fravær for at understøtte alle børns læring og trivsel.

Folketinget har vedtaget regler om notering og registrering af fravær. Reglerne om notering og registrering af fravær er ændret med virkning pr. 1. januar 2020.

Disse retningslinjer skal fortælle skolerne og forældrene, hvad de kan forvente af hinanden og af forvaltningen ved for meget fravær/bekymrende fravær.

Retningslinjerne er gældende for alle kommunens folkeskoler.

Folketinget har vedtaget nye regler og særligt konsekvenser for elevers ulovlige fravær. Det er derfor vigtigt, at forældrene læser dette afsnit, så de kan sætte sig ind i ansvaret i forhold til meddelelser til skolen om elevens fravær.

Forældrene har ansvaret for

• At informere om sygdom på første fraværsdag og hver af eventuelle efterfølgende dage via beskedsystemet i Aula til klasse-/kontaktlærer. Lovgiver har bestemt, at såfremt der ikke gives besked samme dag, som fraværet finder sted, er der som udgangspunkt tale om ulovligt fravær.
• Anmodning om ekstraordinær frihed af 1 dags varighed skal ske til klasse-/kontaktlæreren.
• Anmodning om ekstraordinær frihed af mere end 1 dags varighed skal ske til skoleledelsen.
• Anmodning om ekstraordinær frihed fra undervisningen skal skrives på forhånd i beskedsystemet i Aula eller på anden vis. Skoleledelsen eller klasse-/kontaktlærer skal herefter træffe afgørelse om, hvorvidt der kan bevilges ekstraordinær frihed. Afholdes frihed på trods af afslag har lovgiver bestemt, at der som udgangspunkt skal registreres ulovligt fravær.

Børne- og Undervisningsministeriet har udgivet både faktaark (på flere sprog) og film samt FAQ om fraværsreglerne, se uvm.dk.

Notering af fravær omhandler selve konstateringen af, om en elev er til stede. Mange steder vil notering og registrering ske samtidig.

For alle klasser i folkeskolen gælder, at:

• Fravær noteres i løbet af første modul. Underviser i første modul er ansvarlig for, at fraværet noteres i Aulas widget Fraværsindberetning (Tabulex).
• Klasse-/kontaktlærer er ansvarlig for at gennemgå fravær i Tabulex og korrigere for sygemeldinger og ekstraordinær frihed, hver dag eller som minimum to gange om ugen. 

For elever på 7.-9. årgang gælder desuden, at:

• Fravær noteres i løbet af sidste modul. Underviser i sidste modul er ansvarlig for, at fraværet noteres i Aulas widget Fraværsindberetning (Tabulex) ELLER fravær registreres for hvert modul. Underviser i modulet er ansvarlig for registrering af fravær.

Registrering omhandler indførelse i elevadministrativt system, IST Elevadministration (TEA). Mange steder vil notering og registrering ske samtidig.

• Fraværet registreres automatisk i Tabulex TEA, når fraværet er noteret i Aulas widget Fraværsindberetning (Tabulex).

Folketinget har bestemt, at for elever, der noteres fraværende ved skoledagens begyndelse, registreres ulovligt fravær som dagsfravær.

• Er eleven forsinket mere end 50 procent af dagens lektioner, registreres som en hel dags fravær.
• For elever i 7.-9. årgang, der er til stede ved noteringen ved skoledagens begyndelse, men fraværende ved skoledagens afslutning, registreres ulovligt fravær som halvdagsfravær. Hvis der registreres pr. lektion, gælder dette ikke, idet der i så fald registreres nøjagtigt.

Det er klasse-/kontaktlærerens ansvar at kontakte skolens ledelse, når/hvis klasse-/kontaktlæreren mener, at en elev har bekymrende fravær.

Ved længerevarende ulovligt fravær er det altid skolens ledelse i samarbejde med klasse-/kontaktlærer og evt. andre fagpersoner, der har ansvar for at vurdere, hvilke indsatser der skal iværksættes. Bekendtgørelsen, der træder i kraft 1. januar 2020, foreskriver, at der skal sendes brev/mail til elevens forældre ved 10 procents fravær (se mere under punktet vedr. "Skoleledelsens forpligtelser ved henholdsvis 10 og 15 procents fravær"). Vejledningen til bekendtgørelsen gør dog opmærksom på, at ”Skolens første kontakt til forældrene bør ligge betydeligt før, eleven nærmer sig 10 procents ulovligt fravær”.

Udgangspunkt for første kontakt til forældrene ved ulovligt fravær er 3 dage. Ved 3 dages ulovligt fravær skal klasse-/kontaktlærer tage kontakt til elevens forældre med henblik på at igangsætte tiltag, der kan bringe fraværet til ophør.

Klasse-/kontaktlæreren/skoleledelsen kan således efter egen vurdering altid iværksætte nedenstående tiltag tidligere end angivet nedenfor, men aldrig vente længere end angivet nedenfor. 

• Ved 10 procents ulovligt fravær skal skolens ledelse kontakte hjemmet. Skolens ledelse informerer om konsekvenserne ved fortsat fravær, herunder særligt pligten til underretning, såfremt ulovligt fravær indenfor kvartalet (se nederst i boksen) udgør 15 procent eller mere. Der skal også orienteres om, at konsekvensen af 15 procent fravær som udgangspunkt vil være, at udbetaling af børne- og familieydelsen standses for det pågældende kvartal. Skoleledelsen sender tillige orienteringen til forældrenes E-boks (Aula gemmer ikke dokumenter, og der er ikke systembevis for, at orienteringen er sendt).
  Tekst til skrivelse om 10 procent ulovligt fravær til forældre i GO, EMN-2019-05693
• Ved 15 procents ulovligt fravær eller mere indenfor et kvartal er det obligatorisk for skolen at udarbejde og fremsende en underretning til Børne- og Familieafdelingen.
  Underretningen skal vedlægges udtræk fra IST Elevadministration (TEA) med angivelse af ulovligt fravær samt eventuelle afgørelser om afslag på ekstraordinær frihed.
  Tekst til underretning til Børne- og Familieafdelingen i GO, EMN-2019-05693
• Når Børne- og Familieafdelingen har modtaget en underretning fra skolen, kvitterer Børne- og Familieafdelingen for modtagelsen af denne inden for seks dage. Underretter vil få besked om, hvorvidt der er iværksat undersøgelser eller ej. Børne- og Familieafdelingen er herefter forpligtet til at partshøre over det registrerede ulovlige fravær og evt. træffe afgørelse om standsning af børne- og familieydelsen for det pågældende kvartal. Børne- og Familieafdelingen er herudover ansvarlig for at vurdere, om der skal foretages yderligere indsatser.

Opgørelse af fravær

Ved opgørelsen af det ulovlige fravær skal der altid rundes op til nærmeste halve skoledag. Dermed vil eleven altid have nået (og/eller passeret) de 15 procent. Lander en procentuel udregning således på f.eks. 7,6 skoledage, så skal der rundes op til 8 skoledages fravær, før der skal underrettes til kommunen.

Antal skoledage pr. kvartal

Skoleåret 2022/23

• 3. kvartal 2022: 40
• 4. kvartal 2022: 53
• 1. kvartal 2023: 58
• 2. kvartal 2023: 49

Skoleåret 2023/24

• 3. kvartal 2023: 35
• 4. kvartal 2023: 53
• 1. kvartal 2024: 53
• 2. kvartal 2024: 59

Skolelederen kan i ganske særlige tilfælde tillade fravær i form af ekstraordinær frihed.

Udgangspunktet er, at elever har pligt til at møde i skolen hver dag, og derfor skal der generelt anlægges en restriktiv vurdering ved beslutning om, hvorvidt der skal gives tilladelse til ekstraordinær frihed. Tilladelse til ekstraordinær frihed skal derfor have undtagelsens karakter.

Ekstraordinær frihed gives typisk i forbindelse med særlige begivenheder af betydning for familien og eleven, eller når elevens forældre ønsker at tage eleven med på ferie uden for almindelige ferieperioder.

Udgangspunktet er, at ansøgning om ekstraordinær frihed skal ske forud for afholdelsen.

Udgangspunktet kan fraviges i særlige tilfælde, dog – igen som udgangspunkt – ikke senere end 3 dage efter ekstraordinær frihed er påbegyndt.

Der skal foreligge en god grund til, at der ikke har været ansøgt om ekstraordinær frihed tidligere.

Ansøgning om ekstraordinær frihed af op til en dags varighed skal ske til klasse-/kontaktlæreren. Skolen kan fastsætte et maksimum for, hvor mange lovlige fraværsdage af én dags varighed, klasse-/kontaktlæreren kan godkende. Herefter skal fravær af én dags varighed godkendes af skolens ledelse.

Ansøgning om ekstraordinær frihed af mere end 1 dags varighed skal ske til skoleledelsen.

Ved vurderingen af, om ekstraordinær frihed skal tillades efter stk. 1, skal særligt lægges vægt på, om fraværet ud fra en konkret vurdering har negativ betydning for

1. elevens tilegnelse af kundskaber og færdigheder,
2. elevens motivation og læringsparathed,
3. elevens alsidige udvikling eller
4. andre elevers tilegnelse af kundskaber og færdigheder.

Ved vurderingen af, om ekstraordinær frihed skal tillades efter stk. 1, skal der anlægges en restriktiv vurdering og navnlig udvises tilbageholdenhed, hvis eleven inden for det seneste år har haft fravær af større omfang.

Skolelederens beslutning om, hvorvidt der kan gives tilladelse til ekstraordinær frihed er en forvaltningsretlig afgørelse.

Det betyder, at skolelederen har pligt til evt. at partshøre over oplysninger, fx afgivet af klasse-/kontaktlæreren, om elevens faglige niveau mv., såfremt oplysningerne er væsentlige, til ugunst og forældrene ikke er bekendte med oplysningerne.

Desuden skal skolelederens afgørelse leve op til reglerne om en forvaltningsretlig afgørelse. 

• Alle afgørelser vedr. frihed/afslag på frihed skal arkiveres i ESDH-systemet, gerne jf. enkeltsagsprincippet i elevens sag, og eventuelt i Aula, f.eks. i en mappe pr. klasse (se trin-for-trin-guide), i ”Sikre filer” (kræver to-faktor login, husk at oprette nyt dokument). Fraværet kan altid ses i IST Elevadministration (TEA), men afgørelsen skal altid kunne genfindes, f.eks. i forbindelse med aktindsigt.
• Breve udsendes, når skoleleder skønner det nødvendigt.
  Forslag til tekst vedr. breve til forældre om partshøring, afgørelse om afslag på ekstraordinær frihed og bevilling af ekstraordinær frihed findes i GO, EMN-2019-05693
  

Dokumenter i sagen fremsendes til forældrene via Aula/E-boks. 

Det er forældrenes ansvar, at eleven kan følge med i undervisningen trods afholdt ekstraordinær frihed

Tvivl om elevens sygdom

Er der tvivl om, hvorvidt eleven på grund af sygdom, funktionsnedsættelse eller lignende er forhindret i at deltage i almindelig skolegang, kan skolens leder bede om en lægeattest, hvis udeblivelsen har haft mere end 2 ugers varighed, jf. folkeskolelovens § 39, stk. 2, 2. pkt. Har elevens forældre undladt at efterkomme skolelederens anmodning om en lægeattest, skal fraværet ligeledes registreres som ulovligt fravær.

Det vil som udgangspunkt være skolen, der skal betale for lægeattesten.

Omfattende ulovligt fravær

Ved omfattende ulovligt fravær skal skolelederen tage stilling til elevens faglige behov og behovet for supplerende undervisning som følge af fraværsperioden.

Enkeltmands-/sygeundervisning

Registreringen af fravær har også betydning for skolens forpligtelse til at tage stilling til, om der skal iværksættes sygeundervisning for eleverne, hvilket indtræffer senest efter 15 fraværsdage, uanset om de 15 fraværsdage grundet sygdom er enkeltstående dage eller i træk.

Længerevarende fravær på grund af elevens diagnose, funktionsnedsættelse eller lignende bør også give anledning til overvejelser hos skoleledelsen om, hvorvidt der er grundlag for at iværksætte nye eller supplerende støtteforanstaltninger i undervisningen, som kan understøtte eleven i at genoptage skolegangen.

Underretning

Endelig kan et højt fravær på grund af sygdom, funktionsnedsættelse eller lignende efter omstændighederne være bekymrende og kunne være en indikation for, at eleven mistrives, i hvilken situation skolen efter en konkret vurdering kan have pligt til at underrette kommunens socialforvaltning herom, jf. den skærpede underretningspligt efter servicelovens § 153.

(Formodet) ophold i udlandet

Derudover skal skoler (og institutioner) fortsat give meddelelse til Udbetaling Danmark, hvis skolen får oplysning om, at en elev opholder sig eller kan formodes at opholde sig i udlandet. Det skal ske senest, når en elev har været fraværende i en uge, herunder hvis en elev ikke er mødt i skole den første uge efter sommerferiens afslutning – medmindre fraværet skyldes sygdom, funktionsnedsættelse eller lignende eller fravær på grund af ekstraordinær frihed. Det fremgår af § 25 i bekendtgørelse om børne- og ungeydelsen nr. 1563 af 13. december 2013.